Система зберігання документів

Система зберігання документів в організації повинна повністю відповідати її потребам. Крім того, вона зобов`язана відповідати вимогам чинного законодавства. Кожна компанія виробляє, веде і пересилає безліч бухгалтерської, кадрової, нормативної та адміністративної документації. Вона розрізняється за ступенем важливості і вимагає певних умов зберігання. У цій статті розберемо основні питання організації системи зберігання документів і переваги її автоматизації, гідності електронних сховищ, особливості архівного зберігання.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

з чого почати розробку системи зберігання документів в організації-
якими перевагами володіє система електронного зберігання документів-
які завдання вирішують сучасні автоматизовані системи зберігання документів-
якими особливостями володіє система архівного зберігання документів.

Система зберігання документів в організації

Розробка системи зберігання документів в організації - складне завдання, особливо якщо процес доводиться починати з нуля. Будь-яка компанія виробляє величезну кількість офіційних паперів, облік і зберігання яких вкрай важливо для забезпечення продуктивної роботи організації. Документи, які мають враховуватися, створюються не тільки в самій компанії, а й за її межами. Відповідно, обсяг інформації, яка потребує структуруванні та систематизації дуже великий. Для того щоб не загрузнути в паперах і забезпечити кожному співробітнику можливість в будь-який момент знайти необхідний для роботи нормативний акт або договір, в компанії необхідно організувати систему обліку, що відповідає її потребам.

Розробка системи зберігання документів в офісі починається з аналізу існуючого стану документообігу. Необхідно максимально точно визначити наступні особливості діловодства: Система зберігання документів

Які типи паперів використовуються в компанії?
Які структурні підрозділи потребують системі обліку?
Який оптимальний спосіб зберігання?
Чи є очевидні переваги і недоліки у існуючої системи?

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу? Чи можна накази по відпустках, відрядженнях, про стягнення, як раніше, зберігати п`ять років?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму

Як показує практика, найбільш поширеними проблемами, які можна вирішити, розробивши адекватну потребам компанії систему зберігання, є:

Відео: Організація зберігання документів вдома

невірне розміщення інформації;
відсутність структури в системі або її недотримання;
невідповідність елементів існуючим реаліям;
утруднений пошук;
порушення порядку видалення застарілої документації;
дублюючі документи;
зайва кількість категорій і занадто складна класифікація.

Оптимальним рішенням будемо почати процес створення системи зберігання документів в організації з розробки номенклатури справ. Вона являє собою систематизований перелік найменувань справ, які беруть участь в діловодстві компанії, із зазначенням термінів їх зберігання. Це локальний нормативний акт, що дозволяє впорядковувати документацію за наперед визначеними правилами. Номенклатура використовується в якості схеми класифікації, визначає цінність документів, дозволяє вибудувати інформаційно-пошукову систему і сформувати довідкову картотеку, застосовується як основа для обліку і складання описів.

Зберігання електронної пошти

Розробка номенклатури справ дозволяє реалізувати такі цілі системи зберігання документів в організації:

систематизація всіх створюваних і одержуваних в ході діяльності компанії документів;
їх угруповання в справи на основі об`єднуючих ознак;
створення класифікації, що відбиває їх склад і зміст;
систематизація справ всередині розділів виходячи зі ступеня важливості і терміну зберігання.

Система електронного зберігання документів

Сучасні технології дозволяють компаніям поступово перейти від паперового документообігу до його електронної аналогу. Найважливішою причиною для створення системи електронного зберігання документів можна вважати скорочення часу, що витрачається на пошук і обробку інформації. Крім того, оцифровка документації дозволяє скоротити її втрати: важливі папери приходять в непридатність або просто губляться при видачі у тимчасове користування. Електронний документообіг більш надійний і оперативний.

Відео: Організація та зберігання документів / Olga Sun

Система електронного зберігання документів дозволяє забезпечити швидкий і зручний пошук, захист від втрати і пошкодження, систематизацію, можливість оперативного аналізу та створення звітів, швидку передачу від одного структурного підрозділу іншим відділам. Крім того, електронний документообіг допомагає оптимізувати управлінські процеси, скорочуючи час пошуку паперів і запобігаючи їх несанкціонованих змін.

Зберігають трудові договори про дистанційну роботу в електронному вигляді?

Сучасні системи електронного зберігання документів - це не просто бази даних. В першу чергу, це самостійні інформаційні системи, вирішальні масу повсякденних завдань будь-якої організації:

розміщення електронного архіву в єдиній базі даних;
швидкий пошук за реквізитами і вмісту;
вибір з величезного числа програм для створення і редагування електронних документів;
автоматизація процесу створення;
класифікація за ступенем актуальності і цінності.

Одиницею цифрового архіву виступає електронне справу, структура якого схожа з його паперовим аналогом. Як правило, воно містить:

внутрішній опис всіх розміщених в справі документів (перелік дат, індексів і заголовків, кількості аркушів і т.д.);
файли в форматі, встановленому локальним нормативним актом, розташовані в певному порядку: за хронологією, за алфавітом авторів або кореспондентів і т.п .;
файли метаданих, службовці для ідентифікації в системі;
файли електронних підписів;
Найбільш ефективні системи електронного зберігання документів мають наступні переваги:
оперативне накопичення і управління корпоративною інформацією;
необмежений обсяг збережених даних;
автоматизація прикладних задач;
зниження вартості зберігання даних;
оперативний доступ до регламентує і організаційної документації;
мінімізація втрати даних.

Як правило, електронна система зберігання документів інтегрується в діючу систему документообігу. Маючи очевидні переваги, вона дозволяє вирішувати безліч прикладних задач компанії в скорочені терміни.

Автоматизована система зберігання документів

Автоматизація діловодних процесів поступово впроваджується дедалі більшою кількістю компаній. При цьому сучасні технічні засоби використовуються не тільки для зберігання і обліку, а й для оптимізації багатьох інших процесів діловодства. Автоматизовані системи зберігання документів дозволяють вирішити безліч проблем, що існують в класичному документообіг. Найбільші складності, як правило, викликає проходження офіційних паперів за певним маршрутом, яке забезпечується співробітниками організації. Порушуються правила узгодження, кореспонденція часто потрапляє не в той відділ, новим працівникам потрібен час для ознайомлення з затвердженими правилами документообігу, відсутність того чи іншого працівника може загальмувати весь процес.

Автоматизована система зберігання документів здатна позбавити компанію від вищеперелічених проблем і інших ризиків: втрати, несанкціонованого доступу, підробки, скрутного пошуку в архівах, виникнення додаткових витрат на безпечне знищення.

Складання описів на справи, що передаються в архів організації

Відео: Автоматизовані системи зберігання документів ICAM

Як правило, така система не тільки виконує функцію зберігання документів в електронному вигляді, але і успішно вирішує завдання організації робочих процесів (узгодження, затвердження), пошуку необхідних даних, розмежування доступу до документації. Автоматизована система зберігання документів дозволяє значно прискорити наступні процеси:

постановка завдання співробітнику;
контроль термінів виконання завдання;
збір даних від працівників;
паралельна і послідовна робота з документацією;
передача між підрозділами;
зберігання історії роботи.

Автоматизація систем зберігання дозволяє централізовано керувати маршрутами проходження кореспонденції і обробляти її швидко, з мінімальними затримками. Крім того, подібна організація зберігання і обліку дозволяє формувати звіти про час проходження документом кожного етапу. Це допомагає виявити слабкі місця в діловодних процесах.

Автоматизовані системи зберігання мають ряд незаперечних переваг. Економічний ефект від їх впровадження досягається за рахунок економії ресурсів (скорочення витрат на пересилку кореспонденції, економія витратних матеріалів) і прискорення темпів роботи компанії. Співробітники отримують можливість витрачати більше часу на свої безпосередні обов`язки, а не на роботу з документацією.

Відео: Система зберігання морських документів Seafolder Zip

Система архівного зберігання документів

Архівне зберігання необхідно в разі, коли тимчасові рамки дії документа закінчуються, але він не втрачає своєї цінності як об`єкт даних.

Архівування має на увазі певну систематизацію всієї створеної і отриманої документації, яка виключає втрату важливих даних. Вимоги до архіву організації регламентуються Федеральним законом від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації». Чинне законодавство зобов`язує кожного роботодавця організувати систему архівного зберігання, що забезпечує збереження документів протягом термінів їх зберігання.

Архів може виступати самостійним структурним підрозділом організації або відділом служби діловодства. Система архівного зберігання документів реалізує наступні завдання:

комплектування архіву;
облік і забезпечення безпеки;
розробка довідкового апарату
контроль використання архівної документації;
підготовка і передача в Архівний фонд РФ.

Основним нормативним актом, що визначає статус архіву, його завдання, функції, права та відповідальність, а головне - склад документів, які підлягають архівному зберіганню, є Положення про архів організації. Даний нормативний акт регламентує наступні процеси архівування:

ведення переліку джерел комплектування архіву;
прийом документів від підрозділів і сторонніх організації;
інформаційне обслуговування;
проведення експертизи цінності;
перевірка правильності формування та оформлення справ;
робота зі складання номенклатури справ;
методична та практична допомога.

Ефективна робота з документацією може виявитися для компанії критично важливою. Це стосується випадків, коли потрібно провести офіційний папір по всі етапах узгодження і затвердження або оперативно знайти її в разі потреби. Процеси документообігу дуже затратні за часом і вимагають великої кількості ресурсів. Для того щоб їх оптимізувати, будь-якої компанії необхідна ефективна система зберігання.