Порядок зберігання документів і передача в архів

Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств, затверджене постановою Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16.07.2003 № 03-33 / пс (далі - Положення), практично зобов`язує акціонерні товариства застосовувати напрацьовані методики не тільки для систематизації документів і формування справ, а й їх зберігання.

Дотримання правил зберігання справ у діловодстві товариств до передачі їх в архів або знищення дозволяє уникнути багатьох проблем. Оперативне зберігання документів безпосередньо пов`язано з формуванням інформаційно-пошукових систем у документах організацій. Тільки впорядковане формування справ та їх зберігання дають можливість значно знизити витрати часу на пошук необхідних документів, вирішити питання збереження документації, а значить - зробити більш ефективною роботу самої організації.

Загальні вимоги до зберігання документів

Загальна відповідальність за організацію зберігання документів товариства відповідно до Положення покладається на одноосібний виконавчий орган товариства (директора, генерального директора) (п. 3.1) - організація зберігання документів, що утворилися в діяльності структурних підрозділів товариства, - на керівників структурних підрозділів (п. 3.1). При цьому підлягають зберіганню документи до передачі їх в архів суспільства зберігаються в робочих кімнатах за місцем знаходження виконавчого органу товариства (п. 3.6). Якщо у відділі немає працівника, відповідального за діловодство (секретаря відділу), формування і зберігання справ покладається на одного із співробітників відділу.

У невеликій компанії за зберігання справ відповідає секретар генерального директора або, якщо є секретаріат, один зі співробітників секретаріату.

Незалежно від того, де зберігаються документи (в структурних підрозділах або у секретаря керівника), загальні вимоги до зберігання документів зберігаються: повинна бути забезпечена фізична безпека справ, їх захист від пилу і впливу сонячного світла, тому справи повинні бути розміщені в шафах, що замикаються сейфах або елеваторних картотеках. Щоб забезпечити швидкий пошук потрібних справ і документів, справи слід розташовувати на полицях вертикально в тій послідовності, в якій вони включені в номенклатуру справ.

На корінці кожного справи вказується його індекс по номенклатурі, наприклад: 01-01, 01-02 або 02-01, 02-02 і т. Д.

Для того щоб визначити, де шукати необхідний документ, в номенклатурі знаходять номер відповідної справи і потім - папку з тим же номером.

На замітку!

Номенклатура справ повинна бути прикріплена до внутрішній стороні дверцят шафи. В цьому випадку вона є довідковим інструментом для пошуку потрібної інформації.

Потрібно звернути увагу, що дані правила стосуються не тільки зберігання документів в службі документаційного забезпечення управління або в структурних підрозділах апарату управління. Так, Кодекс корпоративної поведінки (від 05.04.2002) Додаток до Розпорядження ФКЦБ РФ від 04.04.2002 № 421 / р в число функцій корпоративного секретаря включає забезпечення зберігання документів і доступу до них. Очевидно, що мова в даному випадку йде про документи по підготовці і проведенню загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів і т.п. Порядок зберігання і обліку такої документації в службах корпоративних секретарів не повинен відрізнятися від правил зберігання інших управлінських документів.
Особливий порядок передбачений Положенням лише для зберігання бюлетенів для голосування на загальних зборах акціонерів. Бюлетені, включаючи ті з них, які визнані недійсними, після складання протоколу лічильної комісії про підсумки голосування на загальних зборах повинні бути опечатані (п. 3.7). Вони можуть передаватися в архів суспільства або зберігатися в службі корпоративного секретаря або юридичній службі. Але в будь-якому випадку бюлетені для голосування повинні зберігатися в спеціальному ящику, який замикається або в шафі, що замикаються осередками (п. 3.7).

Вимоги до термінів зберігання

Діловодне зберігання документів товариства починається з моменту завершення роботи з ними, т. Е. Після прийняття остаточного рішення з порушених в них питань, виконання рішення і проставлення на документах відміток про виконання. Тільки після цього документи можуть бути поміщені в папку (в справу).

Період зберігання документів в діловодстві залежить від загального терміну зберігання, встановленого Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (Додаток до Наказу Міністерства культури Російської Федерації від 25.08.2010 № 558). Так, справи постійного або тимчасового терміну зберігання понад 10 років протягом двох або трьох років (це визначається Інструкцією з діловодства) зберігаються за місцем створення- після цього вони повинні передаватися в архів суспільства. Обчислення терміну зберігання документів за місцем їх створення починається з 1 січня того року, який слідує за роком їх закінчення діловодством.

Наприклад, обчислення строку зберігання документів, робота з якими закінчилася в 2011 р, починається з 1 січня 2012 р

Справи з документами тимчасових (до 10 років) термінів зберігання протягом всього терміну можуть зберігатися за місцем їх створення і після його закінчення знищуються в установленому порядку. Однак в суспільстві може бути прийнято рішення і про передачу документів з тимчасовими термінами на архівне зберігання, наприклад, якщо у відділі або службі немає умов для їх досить тривалого зберігання. У цьому випадку документи, так само як і документи постійного або тривалого (понад 10 років) термінів зберігання, зберігаються за місцем створення протягом двох або трьох років і потім передаються в архів суспільства.

Порядок обліку документів при зберіганні

Обов`язковою функцією працівників, що відповідають за збереження документів, є і їх облік. Загальний порядок обліку документів при їх оперативному зберіганні встановлений Основними правилами роботи архівів організацій (Схвалити. Рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002), але цьому питанню приділено увагу і в Положенні.

Цілям обліку служать, наприклад, складання номенклатури справ і формування справ. Крім цього, відповідно до Основних правил роботи архівів організацій для обліку ряду категорій документів складається внутрішній опис. До таких категорій відносяться особливо цінні документи, документи з особового складу, документи обмеженого доступу і т.п. Всі вони зберігаються постійно або понад 10 років. Крім того, опис складається для справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, якщо вони сформовані за видами і різновидам документів і їх заголовки не розкривають конкретний зміст документів. Іншими словами, опис необхідна, якщо по заголовку можна дізнатися, які види і різновиди документів знаходяться в справі, але не можна дізнатися їх конкретний зміст, наприклад:

«Накази по основній діяльності».

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, яка встановлена Основними правилами роботи архівів організацій. Типова форма включена також до складу додатків до Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (Затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76).

В описі містяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи. Завершується опис підсумковим записом із зазначенням цифрами і прописом кількості включених в неї документів і кількості аркушів самого опису. Остаточно внутрішній опис оформляється після завершення справи. Вона повинна бути підписана укладачем із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.

Відео: 6 рад по ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ в БУДИНКУ від Olga Drozdova

Якщо в складі документів справи відбуваються зміни (наприклад, в справу включаються нові документи, один документ замінюється на інший і т. Д.), В графі «Примітки» робиться запис з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається нова підсумкова запис до внутрішнього опису.

Внутрішній опис підшивається на початку справи або підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони його лицьової обкладинки.

(Приклад внутрішнього опису документів справи см. У вкладених документах).

Потрібно сказати, що необхідність складання внутрішнього опису окремих справ, які не входять до зазначених вище категорії, може бути встановлена внутрішнім документом товариства, наприклад, Інструкцією з діловодства.

Порядок обліку документів, що видаються

Як вже говорилося, документи, з якими закінчилася оперативна робота і які вже поміщені в справу, протягом року можуть використовуватися в довідкових цілях. У цьому випадку постає питання про облік документів, що видаються.
Положенням в загальному вигляді визначено порядок надання документів у тимчасове користування акціонерам і співробітникам товариств.

Видача документів товариства для їх пред`явлення акціонерам проводиться під розписку тільки спеціально уповноваженому на це суспільством співробітнику. Очевидно, таким співробітником може бути корпоративний секретар або працівник його служби. Ніякому іншій посадовій особі або самому акціонеру документи видані бути не можуть.

Видача документів працівникам товариства для роботи здійснюється тільки з дозволу генерального директора тим працівником, який відповідає за зберігання документації.

У цьому випадку документи видаються у тимчасове користування на строк не більше одного місяця, після чого документ повинен бути повернений на місце зберігання і поміщений у справу (п. 3.8).

Положенням встановлено, що при вилученні документа відповідальне за зберігання справи посадова особа зобов`язана вкласти на його місце карту-заступник (П. 3.8).
У карті-заступника в табличній формі вказуються такі дані про виданий документ: вид (найменування) документа, дата його видачі, прізвище, ім`я, по батькові особи, якій документ виданий, дата його повернення. Крім того, в карті передбачаються графи для розписок в отриманні і прийомі документа (п. 3.8).

(Приклад карти-заступника документа, виданого зі справи см. У вкладених документах).

Замість карти-заступника може використовуватися лист-заступник, який виконує ту ж функцію. Форма листа-заступника нормативно не встановлена, проте практика роботи з документами дозволила розробити таку форму, і вона традиційно протягом багатьох років застосовується в різних організаціях. У листі-заступника вказують дані про виданий документ (найменування, номер, дата та ін.), Дату видачі, прізвище та ініціали особи, якій він виданий, а також підписи, що підтверджують видачу та отримання документа.

(Приклад листа-заступника документа см. У вкладених документах).

Корисно знати!

Що саме використовувати - лист-заступник або карту - вирішують самі організації, але це повинно бути закріплено в Інструкції з діловодства.

Потрібно мати на увазі, що після закінчення діловодного року допускається видавати в тимчасове користування тільки справа цілком, окремі документи вже не видаються.

Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств не містить правила передачі в тимчасове користування сформованого справи. Однак в даний час такий порядок визначено Основними правилами роботи архівів організацій. Він є загальним для всіх організацій, і акціонерні товариства повинні його дотримуватися.

На справу, видане цілком, також заповнюється карта-заступник, яка поміщається на його місце. У карті-заступника справи передбачені дещо інші дані: структурний підрозділ, в якому зберігається справа-індекс виданого справи- дата видачі- кому видано справа-дата його повернення. Обов`язково повинні бути присутніми графи для підпису в одержанні і прийомі після повернення документів.

(Приклад карти-заступника справи см. У вкладених документах).

Термін, на який видаються справи співробітникові даної організації, також не може перевищувати один місяць. Після закінчення зазначеного терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання.

Таким чином, в акціонерні товариства повинні дотримуватися загальні правила видачі управлінських документів або справ у тимчасове користування в довідкових чи інших цілях і, що важливо, обліку виданих документів.

Положенням про порядок і строки зберігання встановлено особливий порядок видачі тільки бюлетенів для голосування на загальних зборах акціонерів. Як вже говорилося, бюлетені опечатуються і зберігаються в замикаються шафах (ящиках), тому при їх видачі необхідно розкривати і шафи, і опечатані конверти. Ці дії може призвести тільки спеціально уповноважена на це громадою посадовець. При цьому обов`язково повинен бути складений акт вилучення бюлетенів (п. 3.7).

Розглянутий порядок стосується надання документації співробітникам товариств. Однак з дозволу одноосібного виконавчого органу (директора, генерального директора) того суспільства, де справи сформовані і знаходяться на зберіганні, вони можуть бути видані і в інші організації. Крім того, правоохоронні та наглядові органи (прокуратура, податкова інспекція та ін.) Можуть зажадати видачі окремих документів товариства з закінчених справ. В цьому випадку пред`являється постанова відповідного органу. Вилучення документа або справи оформляється актом про вилучення оригіналів документів і описом вилучених документів. Організація має право на місце вилученого документа помістити його завірену копію.

Про підготовку документів до передачі в архів суспільства, проведенні експертизи цінності документів, правила оформлення справ читайте в наступному номері журналу.

• Документ. Приклад внутрішнього опису документів дела.doc
• Документ. Приклад листа-заступника документа.doc