Про стандарти та сертифікації в сфері управління електронними документами

Чи надає вплив на це відсутність сертифікованих програмних продуктів, що відповідають встановленим міжнародним вимогам і національним нормам якості? Щоб відповісти на це питання, слід розглянути дві основні проблеми: перша - застосування в національній практиці стандартів, що визначають вимоги до програмних продуктам- друга - наявність мотивації та інструментарію експертної оцінки і сертифікації товарів, послуг, а також персоналу.

Сучасний стан ринку Суед

Системи управління електронними документами (Суед) застосовуються в нашій країні вже понад чверть століття, вони працюють у багатьох управлінських структурах, але єдиних національних стандартів їх побудови і функціонування досі не існує. Чи потрібні вони? Адже ринок Суед існує, розробники виробляють програмні продукти і успішно продають, а замовники не менш успішно їх застосовують. Стихійно сформувався стійкий національний образ Суед, її комплектність і функціональність.

Щоб продемонструвати існуючий стан справ в правовому забезпеченні електронного документообігу, скористаюся такою алегорією. Уявіть собі вулицю із жвавим рухом, де кожен автомобіль рухається не за загальними, законодавчо затвердженим правилам дорожнього руху, а за правилами стихійно сформованим, які кожен водій розуміє і застосовує по-своєму. Уявити це складно, але приблизно в такому положенні знаходиться електронний документ сьогодні.

Розробники і замовники Суед, безумовно, мають уявлення про основні вимоги, що пред`являються до систем управління електронними документами. На жаль, ці знання не спираються на національні стандарти. Сьогодні на вітчизняному ринку присутні більше 100 програмних продуктів, кожен з яких в загальних рисах відповідає аналогічним розробкам конкурентів.

Навіщо потрібні міжнародні та національні стандарти?

Споживачеві вкрай складно зіставити свої потреби в забезпеченні повноцінного документообігу з можливостями тієї чи іншої системи управління електронними документами. Поки він змушений купувати те, що йому нав`язує ринок. Будь-який виробник буде наполягати на тому, що його розробка оптимальна за якістю і ціною і має необхідний набір функцій. Перевірити це не представляється можливим, оскільки перелік вирішуваних завдань не обмовляється ні в одному регламенті або инструктивном документі. Крім того, вирішальною силою при виборі Суед є або фахівці служби IT, або керівники діловодних підрозділів, причому ні ті, ні інші не в змозі в достатній мірі точності комплексно оцінити проблему з позицій фахівців, рівноцінно володіють як інформаційними технологіями, так і проблемами ДОУ.

СЕД (системи електронного документообігу) і Суед (системи управління електронними документами) абсолютно ідентичні поняття. Абревіатура Суед зустрічається не так часто. Автор користується цією абревіатурою, так як саме поняття Суед було включено в MoReq2 в російській перекладі.

Вкрай рідко Суед вибирається з урахуванням глибокого вивчення ринку, детального тестування запропонованих програмних продуктів, ретельного зіставлення їх можливостей з вирішенням внутрішніх корпоративних завдань, оскільки, на думку експертів, для вивчення тільки однієї системи потрібні місяці, отже, самостійно вивчити ринок досить складно.

Найчастіше розробники систем електронного документообігу йдуть на поводу у замовника і створюють продукт, на якому наполягають фахівці діловодних служб конкретного підприємства. Таким чином, створюється не струнка система управління документами, відповідна національним або міжнародним вимогам, а автоматизується звичний для співробітників служби ДОУ цього підприємства доморощений порядок або, по суті, безлад в діловодстві.

Розробники зацікавлені продати свою продукцію будь-якими засобами, тому їх одностороння, безконтрольна реклама може вводити в оману користувачів. Причина даної проблеми полягає у відсутності єдиних національних стандартів, за допомогою яких споживач зміг би зрозуміти, яким функціоналом повинні володіти Суед для конкретного рівня підприємств, а виробники автоматизованих систем - запропонувати оптимальний програмний продукт, придатний для потреб конкретного апарату управління.

На замітку!

Єдині вимоги побудови систем могли б виправити суттєві дефекти різних Суед, які сьогодні не заважають, оскільки до них звикли як до стоптаним черевикам.

Сьогодні існує тільки один документ, який міг би бути помічником при виборі і розвитку системи управління електронними документами. Це довідково-методичний посібник, випущене «Гільдією Керуючих Документації», - «Системи електронного документообігу: аналіз і вибір», перероблене і перевидане в 2010 році. Інших документів на допомогу споживачам Суед не існує. Наявні аналітичні матеріали описують, як правило, продажу, вартість систем, кількість впроваджень і т. Д.

З вищесказаного можна зробити висновок, що відсутність стандартів призводить до негативних наслідків: вельми проблематично взаємодія різних Суед, побудованих без урахування єдиних стандартів, непередбачувано їх якість, розмиті вимоги до технологій діловодства. Одним словом, існує гостра потреба в єдиних вимогах до систем електронного документообігу.

Відео: Діяльність ІСО по стандартизації у сфері управління документами і інформацією в 2015-2016 роках

Про стандарти та сертифікації програмного забезпечення

Як розробити вимоги до систем управління електронними документами? Як аналогічні документи формувалися, наприклад, в країнах Європейського Союзу? Загальноєвропейський стандарт MoReq (Model Re-quirementes for the Management of Electronic Records), який регламентує функціональність систем управління електронними документами в органах державної влади Об`єднаної Європи був затверджений в 2008 р і створювався шість років. Європейська Комісія виділила значні кошти, група експертів розробила першу, а потім другу версію MoReq, обговорення яких здійснювалося міжнародною професійною спільнотою, в тому числі і російськими експертами. В даний час ведеться робота над третьою версією стандарту. Чи можемо ми собі дозволити таку «розкіш» сьогодні? Теоретично можемо, але про перспективу слід судити за результатами розгляду Федеральним агентством з технічного регулювання і метрології пропозиції про розробку національних стандартів для електронного документа. Було рекомендовано роботи проводити на власні кошти заявника. На чиї «власні» кошти повинні створюватися національні стандарти, необхідні в першу чергу апаратів органів державної влади?

Разом з тим роботи зі створення національних стандартів у сфері електронного документообігу тривають.

За участю «Гільдії Керуючих Документації» створений і затверджений стандарт ГОСТ Р 53898-2010 «Системи електронного документообігу. Взаємодія систем управління документами. Вимоги до електронного повідомлення »- з ініціативи профільного підкомітету Ростехрегулірованія ПК 6 почалося обговорення ГОСТ-Р ISO / TR 15801: 2009« Системи електронного документообігу. Управління документацією. Інформація, що зберігається в електронному вигляді. Рекомендації щодо забезпечення достовірності і надійності ».

Відео: Оформлення ІСО 9001, 14001, 22001, 18001 OHSAS

Ведуться роботи по створенню типових вимог до управління електронними документами з опорою на MoReq. На першому етапі буде розроблений стандарт підприємства (Гільдії Керуючих Документації), до якого увійдуть словник термінів і вимоги до систем електронного документообігу.

Як і було рекомендовано, роботи здійснюються на власні кошти провідних компаній виробників Суед, вельми зацікавлених в наявності національних стандартів. Сподіваємося, що поява стандартів і встановлення високої планки якості благотворно вплинуть на стан ринку, і це допоможе користувачам звірити свої розробки з еталонними рішеннями.

Разом з тим поки національні стандарти не з`явилися, MoReq залишається посібником для підготовки технічного завдання конструкторам систем управління електронними документами, інструкцією для самостійної оцінки наявних в експлуатації систем, рекомендацією щодо модернізації діючих рішень.

Існує думка, що стандарти є гальмом прогресу. Мабуть, це твердження могло бути справедливим, коли більшість учасників ринку вже досягли встановленої «планки» і стандарти не дозволяють удосконалювати якість продукції. У нашому випадку передбачуваного рівня може досягти дуже обмежене коло виробників Суед. Якщо говорити про національне ринку систем управління електронними документами, то стандарти - інструмент підвищення загального рівня якості товарів і послуг. Коли високо встановлену «планку» подолає більшість, можна думати про вимоги наступного, більш високого рівня.

Припустимо, ГОСТи розроблені і затверджені, чи вирішить проблему якості програмних продуктів їх поява?

Для отримання якісних програмних продуктів наявність стандартів -умова необхідне, але зовсім не достатня. Федеральний закон від 27.12.2002 № 184-ФЗ «Про технічне регулювання» зробив застосування стандартів справою добровільною. Хочеш - застосовуєш, не хочеш - не застосовуєш.

Ця обставина помітно впливає на якість продукції, і сьогодні, по суті, відсутні дієві важелі, які могли б змусити виробників слідувати стандартам. На Заході, де добровільна сертифікація існує давно, огляду піддається абсолютна більшість товарів і послуг, представлених на ринку. Є нормою, коли виробник самостійно пред`являє товар для сертифікації.

Чому в Росії пробуксовує система добровільної сертифікації, зокрема програмного забезпечення?

Відео: Процедура і особливості сертифікації та декларування продукції на території Євразійського союзу

Виробники не поспішають сертифікувати свої розробки, оскільки споживач не вимагає сертифікату якості. Споживач не вимагає сертифікації Суед, оскільки держава не наполягає на якості програмних продуктів. Багато просто не знають про існування системи добровільної сертифікації.

Президент Д.А. Медведєв недавно поскаржився на відсутність у національного бізнесу прагнення до підвищення ефективності виробництва, якості продукції, що виробляється. Разом з тим прагнення до якості повинно бути зустрічним, як у бізнесу, так і у держави. Держава, як правило, виступає в якості каталізатора процесу. Перевага сертифікованим товарам і послугам було б абсолютно природною вимогою при проведенні тендерних закупівель, проведених органами влади.

Будемо сподіватися, що настане час, коли потреба в сертифікованих програмних продуктах стане життєво важливою нормою, і без експертної оцінки жоден з них не буде прийнятий ринком.

Разом з тим система добровільної сертифікації «ДОУСЕРТІФІКАТ», зареєстрована три роки тому, залишається практично незатребуваною. Мабуть, «Гільдія Керуючих Документації», як завжди, «біжить попереду паровоза», як це було зі стандартом про взаємодію систем управління електронними документами. Чотири роки він не був потрібен, але коли Президент РФ зажадав міжвідомчої взаємодії органів влади, згадали про стандарт. По всій видимості, державні установи почнуть вимагати якості встановлених систем управління електронними документами, коли черговий раз на це вкаже керівник країни.

Проблема взаємодії систем управління електронними документами назріла давно, але стала актуальною, коли Урядом РФ була організована робота по створенню міжвідомчого документообігу в органах виконавчої влади (МЕДО). Взаємодія Суед взагалі і МЕДО зокрема зажадають від учасників міжвідомчої документообігу сертифікації програмних продуктів на відповідність встановленим вимогам. Сьогодні розробники програмних продуктів вибирають інший шлях вирішення проблеми.

На замітку!

Сертифікат відповідності, який підтверджує відсутність дефектів в програмному продукті, дозволить новим учасникам безболісно підключатися до єдиного інформаційного простору.

Нещодавно у мене відбулася розмова з керівником служби ДОУ однієї великої компанії, який сподівався знайти програмний продукт, сертифікований по Європейській специфікації MoReq. Дивовижний факт, але в більшості опитаних компаній стверджували, що їх системи електронного документообігу повністю відповідають вимогам цього стандарту, але ніхто не міг уявити підтверджуючий документ.

Компанія EMC (Documentum) в офіційній рекламі повідомляє про повну відповідність пропонованого програмного забезпечення вимогам MoReq2. Однак до сих пір тільки одна в світі Суед отримала такий сертифікат, і проведена вона австрійською компанією FABASOFT.

Професійне співтовариство виробників Суед продовжує терпіти такий стан справ, коли якісні розробки провідних компаній котируються нарівні з продукцією скоростиглої, сумнівної якості. Недобросовісна реклама вводить користувачів в оману, в той час як кращі повинні виглядати кращими, а невідповідні встановленим нормам програмні продукти перебувати на більш низькій ринковій ступені. Однак це не означає дискримінацію малих фірм, втручання в здорову конкуренцію. Всім учасникам ринку знайдеться місце з урахуванням вартості їх товару і складності вирішуваних завдань.

Відео: Стандартизація в галузі управління документами: Особливості поточного моменту

Вже є приклади, коли замовники ще на стадії проектування замислюються про якість програмного продукту, ставлять умову про відповідність майбутньої Суед існуючим міжнародним вимогам.

Творці ДЦП «Електронної Москви», перш ніж сформулювати технічне завдання виробнику Суед, поставили завдання домогтися відповідності нової розробки європейським вимогам. Представленої системі управління електронними документами був виданий сертифікат відповідності першої версії MoReq з урахуванням російських національних особливостей діловодства. Це абсолютно правильний підхід замовника, коли новий продукт формується відповідно до заданим вимогам стандарту. Вкрай складно перелицьовувати вже готову систему під нові вимоги.

«Гільдія Керуючих Документації» робить кроки, щоб стати уповноваженим сертифікаційним центром по MoReq в Східно-Європейському регіоні, і ми сподіваємося на успішне вирішення цього завдання.

Оцінка професійного рівня персоналу

Ми говоримо про якість програмних продуктів і технологій, що забезпечують документаційне забезпечення управління, але забуваємо про проблему оцінки професійного рівня персоналу, що працює в цій сфері. На жаль, слід констатувати, що робота по сертифікації кадрів у сфері управління документацією практично не ведеться, оскільки відсутні методики оцінки якості фахівців.

При прийомі на роботу співробітника канцелярії, як в органах державної влади, так і в комерційних структурах, висновок про його професіоналізм робиться досить формально, як правило, за результатами усних співбесід. Чи можна отримати об`єктивну оцінку знань і кваліфікації співробітника таким «дідівським» методом? Крім того, сам співробітник повинен бути зацікавлений в наявності документа про рівень своєї кваліфікації.

Корисно знати!

Крім послужного списку, який не відображає в достатній мірі рівня кваліфікації, наявність сертифіката про рівень професійної підготовки дозволить роботодавцю не допустити помилки при підборі фахівця.

В інших сферах діяльності існує практика оцінки професійного рівня претендентів при прийомі на роботу. Співробітник може сподіватися на зарахування на посаду тільки в разі позитивного результату тестування. Крім того, існує система сертифікації фахівців кваліфікації за певним рівнем, наприклад нижчий, середній і вищий.

«Гільдія Керуючих Документації» в даний час працює над створенням такої системи сертифікації персоналу служби ДОУ. За допомогою інтернет-технологій зацікавленій особі буде надана можливість пройти тестування, перебуваючи в будь-якій точці країни.

Сподіваємося, що підняті в статті проблеми стандартизації у сфері управління електронними документами, а також сертифікації персоналу, керуючого документацією, і пропоновані шляхи їх вирішення дозволять зробити черговий крок до цивілізованого ринку, який повинен, нарешті, з`явитися в нашій країні.