Нормативні документи компанії
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Зі статті ви дізнаєтесь:
Документи різного змісту і призначення супроводжують виробничу, фінансову і управлінську діяльність кожної компанії. Те, наскільки ефективно функціонує система документаційного забезпечення управління, визначає і успіх діяльності компанії в усіх напрямках. У статті розглянуті питання організації документаційного забезпечення підприємства.
Жодна компанія і, тим більше, організація, не може здійснювати ні зовнішню, ні внутрішню діяльність без документів. З їх допомогою оформлюються взаємовідносини компанії з працівниками та діловими партнерами, транслюються управлінські рішення, здійснюється зворотний зв`язок, здійснюється супровід виробничої та фінансової діяльності. Тому від того, як організовано документаційне забезпечення управління підприємством, залежить швидкість проходження інформаційних потоків, своєчасність отримання і надання необхідних відомостей, а, значить і своєчасність прийняття управлінських рішень.
Документний грамотність управлінського персоналу
Документаційне забезпечення управління, або документообіг, є окремим напрямком діяльності підприємства, які здійснюються, як правило, спеціальним підрозділом, який контролює процеси документування та організуючим роботу з усіма видами офіційних документів, як надходять ззовні, так і розроблюваних всередині компанії.
Документаційне забезпечення управління організації передбачає систематизацію і суворе дотримання встановленого порядку і регламентів. Воно здійснюється відповідно до ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Важливою складовою діловодної діяльності є встановлення єдиних правил роботи з документами на кожному з рівнів управління підприємства, організація документаційного забезпечення управління у відповідності з конкретними виробничими особливостями і потребами компанії. Робота в цьому напрямку істотно полегшується за рахунок використання високотехнологічних технічних засобів, спеціалізованого програмного забезпечення, прогресивних технологій збору, обробки та зберігання інформації.
Грамотно сформована система документаційного забезпечення управління організації дозволить підвищити ефективність управління, в тому числі за рахунок стандартизації та регламентації бізнес-процесів, а також підвищити її конкурентоспроможність за рахунок оптимізації інформаційних потоків.
Оскільки майже всі процеси, які беруть участь у документообігу піддаються систематизації і регламентації і майже всі вони можуть бути алгорітмінізіровани, вимоги до документаційного забезпечення управління, по суті, є вимогами до системи електронного обігу, без якої немислима діяльність сучасного підприємства.
Якщо говорити про функціональні можливості такої системи, то до них можна віднести: багато користувачів доступ з поділом за рівнями, можливість архівації та організації зберігання даних, робота з документопотоком і бізнес-логікою. Важливо, щоб ця система могла функціонувати з використанням вже наявних в компанії технічних засобів і супроводжуючих її роботу програмних продуктів, щоб не довелося закуповувати нову техніку та програмне забезпечення.
Робота з інтернет-зверненнями в організації
Автоматизована система документаційного забезпечення управління повинна відповідати існуючої формалізованої організаційно-штатній структурі підприємства, дозволяти створювати документи і супроводжувати кожен з них, забезпечувати його впорядковане збереження, доступ відповідно до рівня користувача, маршрутизацію вхідної та вихідної документації, а також контроль своєчасності виконання.
Важливо, щоб система документаційного забезпечення управління дозволяла не тільки проконтролювати виконавську дисципліну, а й однозначно ідентифікувати документи з урахуванням всіх внесених до них змін і доповнень. Вона повинна підтримувати повноцінний пошук відповідно до запитів користувачів, що враховує морфологічні особливості російської мови.
Система документаційного забезпечення управління організації дозволяє вирішувати три завдання:
Якщо всі ці завдання вирішуються, порушення в документаційне забезпечення управління будуть незначними, зумовленими людським фактором (помилками операторів або виконавців).
Але якщо розглядати проблему глобально, основні порушення в документаційне забезпечення управління, як це показує практика, пов`язані з:
Друк на кадрових документах
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…
Відео: Локальні нормативні акти організаціїСистематизація та зберігання документів - Нормативні документиФЗ «Про…
Користь організації централізованого зберігання документів холдингу очевидна: це і економія коштів, і можливість…
Діловодство компанії давно вийшло за рамки діяльності по документуванню і забезпечення документообігу. У сучасному…
Інструкція з діловодства відноситься до групи локальних нормативних актів, що становлять правову основу діяльності…
Для ефективного управління будь-якою організацією необхідно грамотно, оперативно і на високому рівні обробляти…
Відео: "У 2017 році" - радянський диафильм про технології 1960 рокуГрамотна організація документообігу є…
Керівники багатьох організацій задаються питанням про необхідність формування в компанії служби ДОУ і про її…
У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…
Кожна організація має потребу в якісному документационном забезпеченні своєї діяльності. Це значно полегшує…
Не секрет, що часто рішення про впровадження СЕД приймається в обхід керівника служби документаційного забезпечення…
У компанії змінилися власники, а сама організація стала частиною великого холдингу. Що фахівці з документаційного…
Відео: Інтерв`ю з керівником сектору інформаційної підтримки сайтівПосада секретаря керівника має на увазі надання…
Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…
Відео: Навчання СЕД Справа 17 03 2016Впровадження системи електронного документообігу на підприємстві - вимогу,…
Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…
Впровадження системи електронного документообігу доцільно майже на кожному підприємстві, оскільки дозволяє істотно…
Відео: Військові пенсії в 2017 роціДокументаційне забезпечення в 2017 році грає важливу роль в управлінні організацією.…
Документний діяльність організації забезпечує своєчасне проходження управлінських сигналів і зворотний зв`язок у всіх…
У сучасних умовах розвитку бізнесу використання технологічних рішень в сфері діловодства є очевидним конкурентною…