Система електронного документообігу в 2017 році

У даній статті ми пропонуємо розібратися в тому:

• що ж це таке - «СЕД» -
• які існують види СЕД-
• як правильно вибрати і впровадити СЕД в 2017 році.

Відео: Сбербанк в 2017 році запустить документообіг на основі blockchain

Що таке СЕД?

Система електронного документообігу (СЕД) - це програмне забезпечення, яке спрямоване на організацію роботи з електронними документами, а також на організацію раціонального взаємодії між співробітниками.

По-іншому СЕД ще називають EDMS (Electronic Document Management Systems) - система управління електронними документами.

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

Крім цього є ще поняття «ECM-система» (Enterprise Content Management - управління корпоративними інформаційними ресурсами). Дана система включає в себе більш широкий набір інструментів і технологій, що використовуються для збору, управління та зберігання інформації. 

Для того щоб визначитися чи потрібна вам взагалі система електронного документообігу, спробуйте відповісти на ряд питань:

Відео: Електронний документообіг

• Ведучи важлива розмова по телефону, ви можете швидко і легко знайти необхідний документ?
• Чи можете ви відразу сказати, які з ваших доручень на даний момент виконані, а які ні?
• Ви вважаєте, що існуюча швидкість узгодження документів позитивно впливає на імідж компанії?
• Вас влаштовує обсяг паперів, які лежать на вашому столі і на столах ваших співробітників?
• Ви можете сказати, де саме знаходиться документ, який був вами відправлений на узгодження?

Якщо хоча б 3 відповіді виявилися негативними, то Вам варто задуматися про впровадження СЕД або ECM-системи в вашу компанію.

види СЕД

Існує кілька класифікацій систем електронного документообігу. За функціоналом, по виду застосовуваної технології, за ступенем інтеграції і області застосування. Однак все це має значення тільки для розробників даних систем. На практиці найважливішим є лише кількість реалізованих функцій.

Інструкція з діловодства. Розділ «Система електронного документообігу»

Залежно від цього СЕД діляться на:

• системи делопроізводства-
• електронні архіви;

У даних системах добре розвинені засоби зберігання і пошуку інформації:

• workflow-системи;

За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі і можуть бути прописані всі етапи. Вони в основному розраховані на так звану "жорстку маршрутизацію", тобто забезпечують руху деяких об`єктів за заздалегідь заданими маршрутами. Workflow дослівно перекладається як "потік робіт".

• комплексні або ECM-системи;

Дані системи повинні підтримувати всі вищевказані функції, тобто повинні мати набір технологій, інструментів і методів для збору, управління, накопичення, зберігання і доставки інформації (контенту) всім споживачам усередині організації.

Відео: Вебінар DOCFLOW: «Внутрішній і міжкорпоративний юридично значущий документообіг»

Як правильно вибрати і впровадити СЕД в 2017 році

Існує кілька критеріїв вибору систем електронного документообігу. Дотримуючись цих критеріїв, ви значно спростите собі задачу при покупці і інтеграції СЕД.

По-перше, вивчіть функціонал. При цьому не варто читати стандартні тексти опису цих систем, шукайте конкретні списки функціональних можливостей. Якщо нічого конкретного ви не знайшли, то це погано.

Мобільні версії систем електронного документообігу: ким і як використовуються?

Далі, необхідно подивитися на реалізацію даного функціоналу. Знайдіть матеріали, які ясно продемонструють процеси виконання конкретних операцій. Наскільки зрозумілі і легкоуправляеми дані процеси? Наявність докладних скріншотів і відеороликів хороший показник якості системи.

При наявності демо-версії або безкоштовного пробного періоду обов`язково скористайтеся ними. Також важливим фактором є наявність техпідтримки з боку розробника. Орієнтуючись на дані параметри, ви зможете знайти найбільш підходящу систему без зайвих ризиків і нервування.

Після того як ви визначитеся з вибором системи електронного документообігу наступним етапом стане її впровадження. При впровадженні СЕД часто виникають проблеми, пов`язані з навчанням співробітників, з недостатньою технічною оснащеністю, з відсутністю регламентів роботи і ін. Для запобігання подібних ризиків необхідно заздалегідь добре підготуватися до цього процесу. Для початку, необхідно провести детальне попереднє проектування роботи СЕД на вашому підприємстві.

Після цього необхідно встановити чіткі директиви роботи з СЕД. Проведіть навчання персоналу, починаючи з керівництва, і постійно виявляйте оперативну підтримку у вирішенні проблем. Не слід сильно поспішати і різко переходити на нову систему, краще впроваджувати її поетапно.

Система електронного документообігу має свої переваги і може стати корисною для вашої компанії, а може завдати великої шкоди. Тому не варто шкодувати часу на пошук тієї системи, яка ідеально підійде для вирішення завдань, пов`язаних з діяльністю вашої компанії.