Мультиплатформенна система електронного документообігу

Для відповіді на це питання необхідно спочатку розібратися з тим, що вдає із себе структура системи електронного документообігу (СЕД) і що є її платформою.

структура СЕД

У класичному поданні сучасна СЕД побудована на основі так званої «трирівневої архітектури»:

1. рівень взаємодії з користувачами;
2. рівень логіки системи;
3. рівень роботи з даними.

            На першому рівні відбувається взаємодія СЕД з користувачами системи (простіше кажучи, це призначений для користувача інтерфейс). Причому користувачами системи є і ті, хто працюють безпосередньо з документами, і адміністративний і технічний персонал.

            Цей рівень може бути представлений за допомогою різних типів і пристроїв, які можна розділити на дві групи:

• окремі додатки, які взаємодіють з сервером СЕД;
• компоненти, що дозволяють отримати доступ до системи документообігу за допомогою використання web-браузерів.

            Другий і третій рівень - це серверна частина системи електронного документообігу, відповідальна за функціональність СЕД, зберігання і управління документні даними в ній. Серверна частина системи завжди розташовується на спеціально виділених комп`ютерах - так званої серверній платформі.

            Рівень логіки системи (Або бізнес-логіки) зазвичай реалізується за допомогою серверної частини СЕД, званої сервером додатків. У його завдання входить забезпечення технічної частини роботи з електронною документацією. Саме ця частина системи електронного документообігу відповідальна за реалізацію всіх функцій по роботі з електронними документами.

Забезпечення розмежування прав доступу до документації, управління маршрутами документів, підтримка механізмів узгодження і затвердження - вся ця функціональність, що відрізняє СЕД від будь-якої іншої інформаційної системи, реалізується на рівні логіки системи.

            Рівень роботи з даними являє собою серверну компоненту низького рівня, під якою розуміється зазвичай система управління базами даних (СКБД), що забезпечує фактичне зберігання документної інформації в системі. Також саме в цьому рівні зазвичай знаходяться серверні компоненти інформаційної безпеки, що забезпечують належну роботу СЕД з електронним підписом (ЕП), а також криптографічний захист (шифрування) інформації при управлінні доступом до документації та її зберіганні.

Саме третій рівень, а вірніше, його частину забезпечує зберігання і управління документні даними системи електронного документообігу (СУБД), - і носить назву платформи СЕД. В даний час найбільш затребуваними і максимально представленими на ринку СЕД є такі платформи:

• Microsoft SQL, Oracle DataBase, IBM DB2 Universal Database, PostgreSQL, є реляційними, системами управління базами даних.

Такі системи зберігають дані, в тому числі і електронні документи, в вигляді великих таблиць, поля яких і відповідають одиницям збережених даних: документів і їх реквізитів;

• IBM Lotus Domino / Notes, Apache CouchDB є ієрархічними документно-орієнтованими СУБД.

Такі системи більш пристосовані для зберігання документації в електронному вигляді, сама ж структура збережених даних не табличная, а деревоподібна, за структурою схожа з таким класифікатором документації, як номенклатура справ, також має вирощену деревоподібну структуру.

Системи електронного документообігу, в якості платформи яких використовуються реляційні СУБД, можуть працювати з документами як на одній, так і на інший реляційної СУБД. Система електронного документообігу, що забезпечує можливість зберігання документних даних на різних СУБД, називається багатоплатформного (мультиплатформенной).

Мультиплатформеність системи визначає можливість її застосування на тих СУБД, які або вже є у організації, або придбання яких більш переважно для неї (наприклад, в силу стратегії розвитку інформаційних систем організації).

Організація, яка здійснила придбання ліцензій для створення однієї інформаційної системи (наприклад, на основі Oracle Databas), отримує технічну і юридичну можливість використовувати цю СУБД в якості основи для роботи з даними системи електронного документообігу, тоді як Одноплатформенние система фактично буде нав`язувати додаткове придбання ліцензій СУБД , на основі якої вона спроектована.

Аналогічно снижется і вартість переходу на іншу, що є мультиплатформенной і більш актуальну для компанії СЕД, зі старої системи електронного документообігу. Зазвичай вартість такого проекту складається із сукупності вартості ліцензій на СУБД і нову СЕД, вартості міграції даних і впровадження. Використання мультиплатформенной СЕД дозволяє відмовитися від придбання нової СУБД, використовуючи ліцензії СУБД попереднього рішення.

Таким чином, перехід на нову мультиплатформенні систему забезпечує значне зниження витрат на ліцензування і виключає втрату будь-якої документації, що зберігається в СЕД-попередниці.

Спадкування даних в СЕД з інших інформаційних систем: як не втратити інформацію

При впровадженні в організації нової, функціонально більш досконалої, системи електронного документообігу виникає ризик втрати або несанкціонованого зміни даних при їх міграції з попередньої СЕД, експлуатувати в компанії більш-менш тривалий термін. Їх втрата може завдати організації значної шкоди.

Розглянемо цю проблему більш детально для того, щоб визначити рівень загрози в тій чи іншій ситуації, а також дати рекомендації, що дозволяють мінімізувати ймовірність такої втрати.

Завдання міграції даних між системами електронного документообігу виникає досить часто при організаційних змінах в компанії, наприклад, об`єднання декількох компаній в холдингову структуру з єдиною системою управління і, як наслідок, з єдиною СЕД.

При злитті двох компаній їх система електронного документообігу повинна бути перенастроєна на єдиного фондообразователя, а дані з попередніх систем введені в неї із зазначенням різних фондів. При архітектурному об`єднанні корпоративних територіально-розподілених інформаційних систем, при яких дані, раніше збережені за місцем їх введення в систему, повинні передаватися на зберігання, в тому числі і дублюватися, в єдине документної сховище.

Самою ж частою ситуацією, що породжує ризики такого роду, є перехід компанії на іншу систему електронного документообігу. Необхідність такого переходу зазвичай лежить в нездатності старої системи забезпечити функціональність, необхідну організації на сучасному етапі її розвитку, адже попередня СЕД впроваджувалася п`ять і більше років тому, коли і організація була значно менше, і її штат, і інтереси. У поточний же момент часу організація, яка вирішує завдання оптимізації процесів і структури управління в цілому, вимагає наявності в СЕД більш сучасного функціоналу, якого у старих систем електронного документообігу просто не було.

Безумовно, ризик втрати даних при їх міграції їх однією СЕД в іншу присутній, однак його можна мінімізувати, особливо якщо задатися цим питанням ще на етапі вибору нової системи, а не в той момент, коли міграція вже проводиться або буде розпочато найближчим часом.

Розглянемо способи мінімізації ризику втрати даних при їх міграції:

1. при виборі нової системи електронного документообігу система управління базами даних (СКБД), що лежить в основі її платформи, повинна бути такою ж, як і в попередній системі. Такий підхід дозволить також знизити вартість проекту впровадження;
2. при неможливості використання однакових СУБД необхідно використовувати мультиплатформенні СЕД, що підтримує ту систему управління базами даних, на платформі якої працювала СЕД попередня;
3. також значно знизить вказаний ризик при неможливості використання рекомендацій перших двох пунктів використання платформної СУБД такого ж типу, як і СУБД попередньої СЕД (реляційних СУБД: MS SQL, Oracle DB, IBM DB2 UDB, PostgreSQL- ієрархічних СУБД: IBM Lotus Domino / Notes, Apache CouchDB). Міграція даних між СУБД різних типів породжує значно більший ризик їх часткової або повної втрати.

Таким чином, завдання мінімізації втрати даних або їх несанкціонованого зміни в процесі міграції на нову систему електронного документообігу досить просто може бути вирішена ще на етапі вибору нової СЕД за умови внесення в вимоги до неї всього декількох додаткових факторів.

Вплив же другий по значущості причини, що приводить до втрати даних або несанкціонованого зміни даних в СЕД - людський фактор - може бути мінімізована вибором постачальника СЕД, що має значний досвід перебування на ринку систем електронного документообігу, що гарантує наявність у його співробітників достатніх компетенцій для проведення міграції без втрат і несанціонірованних змін.

реляційна СУБД - система керування базами даних, яка характеризується простотою, зручним табличним поданням і можливістю використання формального апарату алгебри відносин і реляційного числення для обробки даних

Відео: Республіканська система електронного документообігу «Діалог»