Організація зберігання документів в акціонерних товариствах

Формування документального фонду акціонерного товариства

Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 р № 477) (далі - Правила) визначили, що документальний фонд організації складають документи, створені і отримані нею в результаті взаємодії з органами управління, організаціями та громадянами . Формування документального фонду здійснюється службою діловодства шляхом складання номенклатури справ, формування та оформлення справ, забезпечення їх охорони, обліку та передачі справ в архів організації (п. 27).

Документальний фонд формується після закінчення роботи з документами в діловодстві. Документи певний час зберігаються в структурних підрозділах, в службі діловодства (в невеликих організаціях - у секретаря) і використовуються в довідкових цілях. Після закінчення терміну поточного зберігання частина документів передається до архіву організації. Найбільш важливі документи, які повинні зберігатися постійно, передаються потім на зберігання до державних архівів. Таким чином, формування документального фонду вимагає, по-перше, організації поточного зберігання документів в підрозділах, де з ними працювали, і, по-друге, підготовки документів до передачі їх на зберігання в архів організації.

Кожен з етапів характеризується певними діями.

Поточне зберігання документів передбачає формування справ з документами, закінченими діловодством, складання номенклатури справ товариства і організацію зберігання справ (документів).

Документами, якими слід керуватися при організації цієї роботи, є Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств (затв. Постановою Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16.07.2003 р № 03-33 / пс) (далі - Положення про зберігання документів ), Основні правила роботи архівів організацій (схвалити. рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002) (далі - Основні правила) і Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самовряду ління і організацій, із зазначенням термінів зберігання (Додаток до Наказу Міністерства культури РФ від 25.08.2010 р № 558) (далі - Перелік типових документів). Основні правила містять, зокрема, вимоги до складання номенклатури справ, формування справ, а також вимоги до зберігання документації. Але не менш важливо знати, де і скільки потрібно її зберігати.

Терміни зберігання тих чи інших документів визначаються міститься в них інформацією. Залежно від цього документи можуть зберігатися постійно або тимчасово. Тимчасові терміни зберігання поділяються на терміни понад 10 років і терміни до 10 років.

Завершення справи тимчасового зберігання (до 10 років) протягом певного терміну зберігаються в структурному підрозділі, в якому вони були сформовані. Потім документи знищуються. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом двох або більше років для довідкової роботи, після чого повинні передаватися в архів суспільства.

Все перераховане вище - це загальні положення. Конкретні терміни зберігання різних категорій документів нормативно встановлені Переліком типових документів і Положенням про зберігання документів.

Відповідно до Положення про зберігання документів всі документи, що утворюються в діяльності товариства, повинні формуватися в документальні справи (п. 3.5), які представляють собою сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку (Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. ГОСТ Р 51141-98 (затв. постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28).

Правильний розподіл документів у справи - важливе завдання. Це дозволяє не тільки швидко знаходити потрібні для роботи документи, а й забезпечує збереження найбільш важливих з них. Тому в Положенні про зберігання документів закріплюється не тільки обов`язковість формування справ, а й принципова вимога - формувати справи відповідно до затвердженої в установленому порядку номенклатури справ товариства (п. 3.5).

За визначенням, закріпленому державним стандартом, формування справ - це не тільки групування виконаних документів у відповідну справу, а й систематизація документів усередині справи. Іншими словами, при формуванні справ слід приділяти увагу і тому, як документи систематизовані, т. Е. Розкладені всередині справ.

У невеликих організаціях, де за діловодство відповідає, як правило, один працівник, наприклад, секретар керівника, справи формуються централізовано в секретаріаті. У великих організаціях, що мають внутрішню структуру, справи формуються в структурних підрозділах за місцем створення або виконання документів. Важливі внутрішні документи (статути, положення та ін.), Накази, розпорядження, листування керівників завжди формуються в службі документаційного забезпечення управління (секретаріаті керівництва, канцелярії).

Положення про зберігання документів не розкриває правила формування справ. Методика міститься в Основних правилах, які конкретизують відповідні норми Положення. Які ж дії передбачає формування справ?

оформлення папок

Перш за все, на початку календарного року необхідно завести папки (швидкозшивачі або реєстратори), в які протягом року будуть міститися документи, закінчені діловодством. Кількість папок повинна відповідати кількості справ, включених до номенклатури.

Наприклад, якщо в номенклатуру включено 20 справ, то заводиться 20 папок.

При закладі справ в діловодстві обов`язково оформляють обкладинки папок. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, тобто ті справи, які після закінчення певного терміну будуть передаватися на зберігання до архіву організації. Часткове оформлення передбачає, що на обкладинку справи виносяться тільки ті відомості, які при формуванні справ дають можливість відразу визначити, в яку папку слід помістити той чи інший документ. Крім того, коли справа сформовано, дані на обкладинці повинні точно і однозначно вказати на склад документації, що знаходиться в папці, і таким чином дозволити швидко знайти потрібний документ.

Обкладинка справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання складається і оформляється за типовою формою. Форма обкладинки закріплена ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри і технічні вимоги »та Основних правил. Вона включає в себе повний склад реквізитів, необхідних при підготовці справи до передачі на постійне або тривале зберігання в архів, розташованих в певній послідовності. При оформленні обкладинки в діловодстві (при закладі справ) використовується ця ж типова форма, проте вказувати на ній всі реквізити немає необхідності. До складу відомостей про документи при частковому оформленні обкладинки справи входить наступне:

• повне і / або скорочена назва організації. Потрібно мати на увазі, що скорочена назва може бути вміщено на обкладинку тільки в разі, якщо воно офіційно зареєстровано.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Центр економічного розвитку» - ВАТ «ЦЕР»;

• назва структурного підрозділу.

Канцелярія, Бухгалтерія, Планово-економічний відділ;

• індекс справи, точно відповідає його індексу в номенклатурі справ.

Справа № 03-07, де 03-індекс структурного підрозділу (ділянки діяльності), 07 - порядковий номер справи в номенклатурі;

• заголовок справи, який також переноситься на обкладинку з номенклатури без змін. Саме заголовок розкриває відомості про склад і зміст документів, поміщених в справу.
• термін зберігання справи.

1 рік, 10 років, «зберігати постійно» і ін. (Відповідно до номенклатури справ).

(Див. Приклад часткового оформлення обкладинки справи у вкладених документах).

Робота по формуванню справ

Після закладу і оформлення папок починається наступний етап - власне робота по формуванню справ. Справа вважається заведеним з моменту появи в папці першого виконаного документа.

У діяльності підприємств і організацій створюються і використовуються найрізноманітніші документи, що розрізняються за видами, призначенням, термінами зберігання і т.д. Щоб був можливий їх швидкий пошук і забезпечена схоронність документації, формування справ проводиться за певним порядком, який закріплений, перш за все, Основними правилами. Ці правила є типовими, тому внутрішні документи конкретних товариств (ними можуть бути, наприклад, Інструкція з діловодства, Положення про зберігання документів і т.п.) обов`язково повинні включати розділи по формуванню справ і зберігання документації. Як відомо, такі документи розробляються з урахуванням специфіки складу документів товариств.

У будь-якому випадку робота по формуванню справ складається з наступних операцій:

• розподіл і розкладка виконаних документів по папках (справах);
• розташування документів всередині справ у певній послідовності.

Розподіл і розкладка виконаних документів по папках (справах)

Правила розподілу і розкладки виконаних документів по папках (справах) є загальними для всіх документів незалежно від їх видової приналежності, особливості змісту і т.д .:

• Справи, за якими розподіляються документи, повинні точно відповідати номенклатурі справ (п. 3.5.1 Основних правил роботи архівів організацій).

Протягом року в діяльності організацій можуть з`явитися нові документи, не передбачені номенклатурою справ. В цьому випадку з них формують нове самостійне справу, а його заголовок вносять до номенклатури під резервним номером.

• У справу можна поміщати тільки ті документи, які за своїм змістом точно відповідають його заголовку (п. 3.4.8).
• Забороняється підшивати до справи невиконані документи (п. 3.5.1). У справи повинні міститися тільки ті з них, на яких є позначка про виконання і направлення їх у справу. Тільки в цьому випадку можна з упевненістю сказати, що робота з документом закінчена (питання вирішене по суті, інформація взята до відома, використана при підготовці іншого документа і т.п.). Крім того, державними нормативними документами заборонено підшивати у справи документи, які підлягають поверненню іншої організації або іншому структурному підрозділу (п. 3.5.1).
• Документи постійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи (п. 3.5.3).

Наприклад, окремо групують річні і квартальні звіти, в окремі справи поміщають накази і розпорядження і т.п.

• У справу включається по одному примірнику кожного документа (п. 3.5.3).

Повторювані екземпляри (копії, чернетки документів, дублетні екземпляри) не поміщаються в справи разом з оригіналами, а відокремлюються від них. В іншому випадку це засмічує справи непотрібними документами, викликає додаткові витрати часу на їх пошук, невиправдано збільшує обсяг збережених справ.

Правда, можливі винятки, якщо, наприклад, мова йде про особливо цінні документах або якщо копії містять важливі послід, яких немає на оригіналі.

У Положенні про зберігання документів окремо обумовлені дії, які потрібно робити, якщо оригінал документа, який підлягає зберіганню, втрачений або пошкоджений. Якщо це відбувається, в справу підшивається копія такого документа, завірена в установленому порядку (п. 3.4 Положення). У будь-якому разі втрати або пошкодження оригіналу документа повинен складатися акт із зазначенням причин пошкодження і т.п., підписаний керівником структурного підрозділу і затверджений генеральним директором товариства. У разі пошкодження або втрати бухгалтерських документів акт засвідчується і головним бухгалтером. Акт поміщається в справу разом з копією документа і є підтвердженням законності заміни оригіналу.

• Документи поміщаються в справи разом з додатками і додатковими матеріалами (п. 3.5.4). При цьому не мають значення дати затвердження або складання додатків. Якщо ж додатки мають занадто великий обсяг, вони групуються в самостійну справу. У самому документі про це робиться відповідна відмітка.
• У справу, як правило, групуються документи одного календарного року (п. 3.5.3). Однак є й винятки з правила.

Наприклад, так звані «перехідні справи» містять документи, робота з якими переноситься на наступний рік-особисті справи формуються протягом всього періоду роботи посадових осіб в організації, а справи з документами виборних органів формуються за період їх скликання.

В Основних правилах міститься і вимога, що стосується товщини формованих справ - не більше 4 см. Це приблизно відповідає 250 листів. Тому якщо документів у справі більше, його поділяють на томи, які мають однакові заголовки (п. 3.5.3).

Листування про постачання продукції. Том 1.

Листування про постачання продукції. Том 2.

Розташування документів всередині справ

Наступна операція - це систематизація документів, тобто їх правильне розташування всередині справи. Від того, наскільки грамотно вона виконується, також залежить швидкість пошуку необхідної документної інформації.

Основним принципом систематизації документів всередині справ є їх розташування в порядку, при якому послідовно висвітлюються певні питання діяльності організації. Для цього при формуванні справ використовують певні ознаки або їх поєднання (п. 5.4.3.1 Основних правил роботи архівів організацій).

Досить часто використовується так званий предметно-питально ознака. Він передбачає розміщення документів у справі в логічній послідовності вирішення питань. В цьому випадку в справу поміщають документи, присвячені одному питанню, наприклад:

Листування про організацію виставки.

Систематизація по предметно-питально ознакою збігається з хронологічним розташуванням документів всередині справи: документи розташовуються по датах, починаючи з самого раннього і закінчуючи самим пізнім, що є обов`язковим, наприклад, при здачі документів в архів. Хронологічний ознака передбачає також угруповання документів за певний період часу, наприклад, за місяць або за рік:

«Місячні звіти філій» або «Річні звіти філій».

Номінальний ознака - це угруповання в справу документів одного виду (різновиду): акти, довідки і т.д.

Кореспондентський і географічний ознаки припускають, що за основу приміщення документів у справу беруть конкретного кореспондента або його місце розташування. Ці ознаки найчастіше використовуються при формуванні справ з листуванням. наприклад:

Листування з компанією «Стройтехнология»

або

Листування з підприємствами Курської області.

При алфавітній систематизації документів використовують перші букви прізвищ їх авторів, назв організацій-кореспондентів, найменувань адміністративно-територіальних одиниць і т.д.

Потрібно сказати, що при формуванні справ завжди використовується кілька ознак, щоб найбільш точно визначити склад документів в конкретній справі. Правильною систематизації документів всередині справ постійного зберігання приділяється особлива увага.

Нюанси систематизації документів всередині справ 

Розглянуті вище правила формування справ є загальними і стосуються найрізноманітніших документів. Але потрібно мати на увазі, що систематизація всередині справ різних категорій документів має свою специфіку, яка також повинна враховуватися.

Так, розпорядчі документи (накази, розпорядження і т.п.) формують у справи за видами і за хронологією разом з відносяться до них додатками (п. 3.5.5).

Слід звернути увагу на наступне: часто організаційні документи (статути, положення, інструкції) затверджуються розпорядчими документами. В цьому випадку організаційні документи є додатками до реєстрації актів та групуються разом з ними. Однак вони можуть затверджуватися і як самостійні документи (наприклад, статут акціонерного товариства затверджується на загальних зборах акціонерів або положення про структурний підрозділ затверджується генеральним директором без видання наказу). В цьому випадку з відповідних організаційних документів формують окремі справи.

Відео: ІНСТРУКЦІЇ і ГАРАНТИЙНІ ТАЛОНИ / Організація зберігання документів від Olga Drozdova

Накази з основної діяльності та з особового складу групують окремо.

Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів зберігання. При великих обсягах документів накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності (прийом на роботу, звільнення та переміщення, відрядження і т.д.) рекомендується групувати в окремі справи (п. 3.5.5).

Протоколи засідань колегіальних органів управління (ради директорів, правління), комісій і т.п. систематизують в справах в хронологічному порядку і за номерами. Як вже говорилося, документи до протоколів, якщо їх обсяг невеликий, повинні групуватися разом з самими протоколами, до яких вони належать.

Однак в практиці діяльності акціонерних товариств часто окремо формують дві справи: одна з протоколами засідань та прийнятими рішеннями, інше - з документами до засідань (порядок денний, тексти доповідей, висновки, довідки, проекти рішень тощо.). При цьому, групуючи документи до засідань, необхідно дотримуватися порядку розгляду питань, встановлених порядком денним.

Листування групується, як правило, за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності. За хронологією розташовують ініціативні документи, а листи-відповіді поміщаються за листами-запитами.

До систематизації планових і звітних документів сформульовані окремі вимоги.

Так, затверджені плани, звіти, кошториси та ін. Групуються окремо від їх проектів (п. 3.5.5). Річні плани і звіти зберігаються окремо від квартальних і місячних. Важливо звернути увагу на те, що планова і звітна документація незалежно від часу складання або дати надходження зберігається в справах того року, до якого вона належить за своїм змістом.

Наприклад, звіт за 2010 рік, складений в 2011 році, буде зберігатися в справах 2010 року, а план на 2011 рік, складений в 2010 році, повинен бути поміщений в справу 2011 року.

В алфавітному порядку формуються справи зі зверненнями громадян. Залежно від кількості вступників звернень це можуть бути окремі томи на кожну букву алфавіту або об`єднані в одну справу документи заявників з початковими буквами прізвищ, наприклад, від А до Ж, від З до М і т.д. Всередині справи кожне звернення громадянина і всі документи щодо його розгляду становлять окрему групи- одна група відокремлюється від іншої чистим аркушем паперу.

Справи з документами, пов`язаними послідовністю діловодства, наприклад, особисті, арбітражні, про видачу ліцензій тощо, формуються за принципом «досьє», тобто окремої справи. У таких справах документи розташовуються в хронологічному порядку, починаючи з ініціативного документа.

Квитанції, рахунки, наряди, накладні та інші документи, що мають порядкові номери, розміщуються всередині справи в порядку зростання номерів. Так само групуються фінансові грошові документи (касові ордери, авансові звіти, виписки банку і ін.).

Підводячи підсумки, відзначимо, що дотримання розглянутих вище правил дозволяє не тільки здійснювати оперативний пошук необхідних документів: грамотне формування та оформлення справ значно полегшують експертизу цінності документів товариств і їх підготовку до подальшого зберігання вже в архіві організації.

• Документ. Приклад часткового оформлення обкладинки дела.doc