Оформлення обкладинки справи

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• етапи формування справ-
• оформлення обкладинки справи-
• Найпоширеніші помилки в оформленні.

Формування документів у справи є одним з найважливіших етапів роботи з документами. Крім того, що від правильності формування справи залежить подальше життя документа, це ще й позначається на діяльності всієї організації. Адже якщо в документах організації панує повний безлад, то і не варто очікувати особливих успіхів в решті роботі компанії. Саме тому в даній статті ми розглянемо, як правильно оформити справу і його обкладинку.

Етапи формування справ

Для початку слід зазначити, що справа формується тільки з документів, що відносяться тільки до одного структурному підрозділу. Це, мабуть, найголовніше і важливе правило. Ні в якому разі не повинно виникнути ситуації, коли в одну справу включені різні документи (наприклад, бухгалтерські та кадрові). Це призведе не тільки до плутанини і втрати важливої ділової документації, а й до можливого знищення документів, термін зберігання яких ще не минув. Нагадаємо, що подібна помилка може загрожувати організації не тільки адміністративним покаранням, а й кримінальним.

Відео: Підшивка справи (1-й варіант)

Наступне важливе правило: в справу повинні входити документи тільки по завершених справах. Це також важливо, адже в іншому випадку, документ по незавершеному питання доведеться періодично вилучати зі справи, вносити виправлення в номенклатуру і опис (якщо справа вже поміщено в архів).

Наступне правило ставиться до дотримання хронології при складанні справи. Більш ранні документи повинні розташовуватися в справі в самому верху. Відповідно, відкриваючи справу, першими документами в ньому будуть паперу, що датуються початком календарного ода, і так по зростаючій до кінця календарного року.

Відео: DIY: Back To School / Оформлення обкладинки зошита

Відзначимо, що в одну справу не можна включати ділові папери з різними термінами зберігання. Подібна неуважність може призвести до знищення неистекших документів або, навпаки, зберігання паперу з вичерпаним терміном.

Також слід враховувати, що всі документи справи нумеруються (порядковий номер проставляється у верхньому правому кутку документа), а одна справа не може включати більше 250 сторінок. У разі, якщо кількість документів, що відносяться до однієї справи, більше 250, то необхідно завести другий том. В такому випадку обкладинка справи повинна мати відповідну позначку.

Оформлення обкладинки справи

При закладі справи, перш за все, необхідно правильно оформити обкладинку. І краще одразу зробити це за правилами, адже в будь-якому випадку на це доводиться витрачати час при оформленні справи. Зате завдяки цьому Вам буде потім набагато простіше і швидше підготувати документи до здачі в архів або провести їх знищення.

Оформлення обкладинки справи включає такі реквізити:

найменування організації - вказується повністю в називному відмінку із зазначенням повного найменування організації, якій вона підпорядкована (також в називному відмінку). Офіційно прийняті скорочення пишуться в дужках після повного найменування;

• найменування структурного підрозділу;
• номер справи - визначається за номенклатурою справ;
• заголовок справи (переноситься на обкладинку з номенклатури справ);
• анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, що містять особливо цінні документи);
• дата справи - тут позначається рік, коли воно було заведено і рік його закінчення в діловодстві;
• кількість аркушів у справі;
• термін зберігання справи;
• архівний шифр справи.

Коли будете оформляти обкладинку, обов`язково вказуйте найменування структурного підрозділу. Якщо справа буде передаватися в інший відділ, то необхідно буде нижче вказати новий, а старий взяти в дужки.

Відео: Скрапбукінг / Оформлення обкладинки / Мамині замітки

Помилки в оформленні справ

Найгірше, що може статися з документами - це їх знищення прі не минулому терміні зберігання. Таке грубе порушення переслідується законом, і міра покарання в даному випадку залежить від важливості знищених документів. Причиною такої помилки може стати неправильне визначення термінів зберігання документів, поміщених в справу. Саме з цієї причини при формуванні справ необхідно уточнювати термін зберігання кожного документа відповідно до Типових переліками. Саме вони містять повну інформацію щодо обов`язкового терміну зберігання всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації. Більш того, при формуванні справ рекомендуємо вдатися до допомоги архіваріуса, який допоможе виявити можливі недоліки і неточності і своєчасно їх уникнути.

Відео: DIY як зробити обкладинку для блокнота. 3 оформлення ЛД!

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Правила формування справ
2. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
3. Як правильно оформити лист-засвідчувач справи?