Кругообіг документів: система автоматизації документообігу docs vision

Відео: Продуктивність і надійність Docsvision 5

НЕВІД`ЄМНОЮ ЧАСТИНОЮ ДІЯЛЬНОСТІ БУДЬ-ЯКОГО ПІДПРИЄМСТВА Є ДОКУМЕНТ - ІНФОРМАЦІЙНА ОДИНИЦЯ, РОБОТА З ЯКОЮ ВИМАГАЄ ПЕВНИХ ОРГАНІЗАЦІЇ. ІНТЕНСИВНИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ВІДБИВАЄ ДІЯЛЬНІСТЬ ПІДПРИЄМСТВА НА ВСІХ ЇЇ ЕТАПАХ І БЕРЕ УЧАСТЬ У ВСІХ БІЗНЕС-ПРОЦЕССАХ. НЕПРАВИЛЬНА РЕАЛІЗАЦІЇ ЦЬОГО БЕЗПЕРЕРВНОЇ ПРОЦЕСУ, результат буде ЗНАЧНЕ ЗНИЖЕННЯ ШВИДКОСТІ РОБОТИ АБО ПОВНА ЇЇ ЗУПИНКА.

Нескладно помітити прямий зв`язок між ефективністю кругообігу документів і ефективністю роботи підприємства. Про правильний фінансовий облік можна забути, якщо на пошуки документа йде сила-силенна часу. Відзначимо в житті сучасної організації наступні джерела проблем:

• Велика кількість документів, що вимагають узгодження, уточнення, відстеження, виконання.
• Необхідність контролю виконання завдань якісно і у встановлені терміни.
• Постійно зростаючі обсяги додаткової інформації.

Вирішити ці проблеми стає можливим лише за допомогою сучасного засоби автоматизації підприємств - систем електронного документообігу (СЕД). Дослідження показують, що системи електронного документообігу збільшують продуктивність праці на 20-25%, а вартість архівного зберігання електронних документів в порівнянні з вартістю зберігання паперових архівів зменшується на 80%.

Зараз структуруванням даних і їх автоматизованою обробкою в області бухгалтерії або обліку продажів вже нікого не здивуєш, ці питання давно вирішені практично в кожній організації. У цій статті ми розповімо про DocsVision - програмному продукті, призначеному для створення автоматизованих корпоративних рішень з управління документами і бізнес-процесами. Він працює з електронними документами і надає засіб для конструювання їх докладного шляху з підтримкою повного життєвого циклу. Працюючи в системі, співробітник миттєво отримує завдання від керівника на виконання певного етапу робіт, а також доступ до всієї необхідної інформації. Керівник в свою чергу контролює все, що відбувається. При цьому DocsVision взаємодіє з іншими системами підприємства, утворюючи щось інформаційне єдність.

Які основні завдання ми можемо вирішити за допомогою DocsVision?

1. Підвищення індивідуальної продуктивності. Співробітники отримують оперативний доступ до необхідної інформації, знають, що і коли їм потрібно виконати, не витрачають часу на можливу затримку документа, працюють в єдиному інформаційному просторі. Таким чином, концентруючись на головній роботі, виконують її якісно і в менші терміни.
2. Прискорення виконання бізнес-процесів. Наступний в ланцюжку співробітник отримує завдання і всі необхідні для роботи документи відразу після завершення роботи попереднього. Це ліквідує «міжопераційний простій» і підвищує продуктивність підприємства.
3. Контроль за виконанням бізнес-процесів. Дозволяє виявити причину затримки, виконавця зупинився етапу і вжити заходів по її ліквідації. Зручність цих операцій стає можливим завдяки механізмам контролю переходу етапів завдання і системі повідомлень про збої та затримки.
4. Максимальний ефект. Найвища точка процесного підходу до управління - виявлення неефективних етапів в працюючій схемі процесів. Оптимізуючи їх в подальшому, ми добиваємося максимально можливого коефіцієнта корисної дії.
5. Повернення інвестицій. Завдяки використанню однієї і тієї ж технологічної платформи, що і SharePoint Portal Server, ми економимо гроші на адміністрування системи в загальному, а значить, поліпшується і повернення інвестицій.

Як бачите, DocsVision задовольняє всім п`яти виділеним пунктам. Розглянемо конкретний приклад автоматизації бізнес-процесів. Припустимо, потрібно проводити обробку щоденних заявок клієнтів на операції з цінними паперами.

Відбувається це в такий спосіб:

1. Клієнти розміщують заявки на здійснення операцій з депозитарними рахунками на порталі;
2. На підставі розміщених заявок запускається бізнес-процес DocsVision, який аналізує заявки і переносить потрібну інформацію в ERP-систему;
3. Співробітники виконують заявку, і інформація про її виконанні переноситься на портал;
4. На порталі клієнт в будь-яку хвилину може отримати звіт про хід виконання заявки.

Завдяки цьому ми:

• Виключаємо ненадійні вузли доставки (кур`єр, факс, e-mail);
• Мінімізуємо ручні операції з інформацією;
• Відслідковуємо виконання завдань в реальному часі.


Всю структуру системи можна що з двох частин. Перша і основна - це, власне, об`єднання базових об`єктів, механізмів і сервісів. Друга - додатки, що реалізують функціональність.




Перше додаток - це система «Діловодство», що представляє собою власне середовище моделювання процесів обробки документів і інструмент контролю виконання. Друге - представляє потужну workflow-систему - опис складних процесів обробки інформації. За допомогою нього і досягається процесне управління підприємством.

Система використовує відкритий програмний інтерфейс (DocsVision API), що дозволяє вільно розробляти власні програми, що розширюють її можливості. За допомогою вбудованих механізмів настройки довідників, візуального конструктора бізнес-процесів і інструментів розробки програмних шлюзів партнери і замовники можуть створювати власні прикладні рішення на базі платформи.

Серверна частина системи складається з сервера для управління об`єктами і workflow-сервера. Все це господарство написано під .NET. При установці сервера на кілька комп`ютерів синхронізація даних забезпечується спеціальним компонентом - репликатором.

В системі реалізовані клієнти двох типів. Перший (online) - набір елементів управління ActiveX, який працює через IE. Доступ цього клієнта до бази даних йде через web-сервер на базі IIS. Другий (offline), що містить набір форм Microsoft Exchange, призначений для роботи зі спеціальними завданнями через Outlook без доступу до сервера.


Система випускається в чотирьох редакціях: Trial, Standard, Corporate і Enterprise. Різниця між ними лише в кількості користувачів, які можуть одночасно працювати в системі. Відмінностей ж у програмних або апаратних вимогах немає.

Хотілося б відзначити і зручність розгортання системи - досить лише встановити сервер і виконати його належні настройки, щоб установка клієнта при зверненні до головної сторінки сервера пройшла через браузер автоматично. Думаю, вже багатьом стало ясно, що технологічна реалізація DocsVision тісно інтегрована з продуктами Microsoft. Тут і використання Windows Server і IIS як сервер-платформи, і робота з MS SQL Server, і інтеграція з Active Directory і Microsoft Office.

Будь-який бажаючий може детально ознайомитися з продуктом DocsVision, завантаживши з сайту docsvision.com триальную версію. Це повнофункціональна система, що має обмежений термін використання в 120 днів. Там же можна знайти детальну документацію по встановленню та додаткову інформацію по продукту.


• Microsoft .NET Framework 2.0;



• Microsoft SQL Server 2000 Service Pack 4 зі службою повнотекстового пошуку або Microsoft SQL Server 2005. Для створення більш продуктивних конфігурацій сервер баз даних рекомендується встановлювати на інший комп`ютер;
• CDO (Collaborative Data Objects) - набір компонентів «Об`єкти спільної роботи». CDO входить до складу Microsoft Outlook і встановити його можна за допомогою пакета установки Microsoft Office;
• Якщо сервер DocsVision не встановлюється на комп`ютер разом з Microsoft Exchange, то для настройки поштових профілів потрібно Microsoft Outlook.


boss-referent.ru - Бос-референт
korusconsulting.ru - ECOD
directum.ru - DIRECTUM
naumen.ru - Naumen DMS (колишня NauDoc)
paydox.ru - PAYDOX
1c.ru - 1C: Архів


Як давно система DocsVision живе на ринку аналогічних систем?

У 1998 році Андрій Федоров, генеральний директор компанії Digital Design, прийняв рішення інвестувати в проект Володимира Андрєєва з розробки системи автоматизації документообігу і запросив його в компанію Digital Design. Під керівництвом Володимира був розроблений прототип системи DocsVision, побудований на основі Microsoft Exchange, який отримав назву Office Clerk. Проект показав, що в силу деяких особливостей технічної реалізації сервера Exchange, він не дуже хороший, як база для розробки системи електронного документообігу. В результаті було прийнято історичне рішення створити власну систему на базі SQL Server і платформи Microsoft .NЕТ.

Коли вийшла в світ перша версія? Яка остання версія системи на сьогоднішній день?

У 1999 р була випущена перша версія DocsVision 1.0. У травні 2005 року було оголошено про створення компанії DocsVision, якій належать виключні права на розповсюдження програмного продукту. Остання вийшла версія - DocsVision 5.

Що спонукало на реалізацію такої системи? Чим вона кардинально відрізняється від конкурентів?

На реалізацію системи «подвиг» швидко зростаючий попит на ринку. Вище перераховані реалізовані на базі прототипу системи рішення для різних підприємств. Зростаючий попит показав, що випущений продукт здатний зайняти достатню ринкову частку. Відмінність же системи в тому, що вона поєднує документарну функціональність, властиву російським системам, з гнучкістю процесного підходу.

Скільки коштує впровадження системи?

Вартість (повністю вказана на docsvision.ru) ліцензій залежить від кількості одночасно працюючих із системою користувачів і наявності в постачанні додаткових модулів. У середніх проектах вартість ліцензій в розрахунку на одне робоче місце становить від 3500 до 5000 рублів. Вартість робіт в проекті впровадження залежить від великої кількості факторів, тому оцінити її набагато складніше.

Куди і до кого звертатися з питання впровадження? Що якщо регіон впровадження - не Москва і СПБ?

DocsVision поширюється через партнерську мережу, в якій вже більше 160 партнерів по всій Росії і країнам СНД. Компанія, яка хоче впровадити у себе DocsVision, може вибрати партнера, який буде впроваджувати СЕДО, за різними критеріями - досвід, територіальна близькість, вартість проекту.

Для чого призначений модуль реплікації? Як він працює?

Модуль реплікації призначений для синхронізації даних між серверами DocsVision в многосерверной розподіленої системі. Наприклад: є головне підприємство та його філії в інших містах, між ними - канали зв`язку щодо низької пропускної здатності (в порівнянні з локальною мережею). Основний документообіг відбувається всередині кожного з підприємств, але потрібно, щоб частина документів, що створюються в центрі або на місцях, були доступні іншим підприємствам. Тоді в локальній мережі кожного підприємства встановлюється свій сервер DocsVision, і всі локальні користувачі працюють з ним, а між серверами організується реплікація частини документів. Таким чином, необхідні на місцях документи стають доступні користувачам з їх локального сервера. Механізм реплікації DocsVision базується на механізмах реплікації Microsoft SQL Server і організовується за схемою «зірка», тобто всі сервери передають потрібні документи на центральний, а звідти вони розподіляються по місцях.

Розкажіть про механізм шлюзів, що забезпечує взаємодію DocsVision з іншими IT-системами? З якими IT-системами може взаємодіяти DocsVision?

Кожен шлюз DocsVision вміє робити такі речі: стежити за зміною об`єктів зовнішньої системи, читати звідти дані, передавати їх в бізнес-процес DocsVision, і в зворотний бік: записувати дані з бізнес-процесу в зовнішню систему. Налаштування шлюзу (за чим стежити, що читати, куди передавати, звідки брати дані і куди їх записувати) здійснюється без програмування. Таким чином, можна, наприклад, автоматично виявити появу нового рахунки до оплати в ERP-системі, передати його на узгодження за певними правилами в систему документообігу, а потім записати результат узгодження назад в ERP-систему. Зараз такі шлюзи є до файлової системи, поштовій системі Microsoft Exchange, ERP-систем 1С: Підприємство і Microsoft Dynamics AX, корпоративному порталу Microsoft SharePoint. Якщо потрібно організувати процессную інтеграцію з іншою системою, то у механізму шлюзів є відкриті інтерфейси прикладного програмування (API), і такий шлюз може бути розроблений в рамках проекту впровадження замовником, партнером або компанією DocsVision. Але цим не вичерпуються можливості взаємодії DocsVision з іншими системами. Наприклад, з системою управління проектами Microsoft Project інтеграція реалізована за іншим сценарієм через природу цієї системи. Інтеграція з корпоративним порталом Microsoft SharePoint теж не обмежується одним шлюзом.

Чому було вирішено реалізувати повну інтеграцію з платформою Microsoft?

Компанія Microsoft пропонує комплекс продуктів, спрямованих на зручну і ефективну роботу з документами і організацію єдиного робочого простору (MS Office, MS SharePoint Portal Server, MS Exchange Server), який дуже поширений і має достатній функціоналом для вирішення широкого спектра завдань. Однак наявність єдиного інструменту, застосування якого дозволяє задіяти найбільш важливі механізми даних продуктів, дає можливість надати рішення, бізнес-логіка якого спрямована на окреслене коло завдань - автоматизацію і підтримку документоорієнтованих процесів компанії.

Крім того, компанія Microsoft забезпечує рішення істотними можливостями для розширення і масштабування за рахунок таких продуктів і технологій як .NET, MS SQL Server, MS IIS.

Очікуваний ефект від впровадження DocsVision? Така ймовірність ефекту?

Ефекти від впровадження DocsVision діляться на короткострокові, середньострокові і довгострокові.

Короткострокові ефекти - очевидна економія ресурсів, скорочення витрат, часу на рутинні операції (відмова від паперу, потокове введення та ін.), Швидкі управлінські рішення, скорочення персоналу (бухгалтерія, канцелярія), ущільнення потоків обслуговування (пошук інформації), зниження витрат на ресурси процесів: папір, комунікації, фізичне зберігання інформації.

Середньостроковий і довгостроковий ефекти: оптимізація компанії (можливість оптимізації ресурсів за рахунок максимального врахування інформації, мінімізація втрати інформації і документів в процесах, використання моделей оптимізації бізнесу під задані параметри), консолідація інформації (накопичення даних, можливість їх аналізу).

Головний ефект від впровадження - підвищення керованості організацією: прискорення комунікацій, управління процесом і можливість його зміни, підвищення продуктивності робіт, підвищення виконавської дисципліни, накопичення і доступ до знаніям.ступ до знань.