Інтерфейс робочого місця сед в docsvision 5

Всі користувачі програми часто бачать один і той же інтерфейс, перевантажений різними елементами управління, що призводить до низької ефективності впровадження і небажанню з боку персоналу вивчати нову систему. Уникнути цих проблем можна шляхом адаптації інтерфейсу додатку до конкретних завдань користувачів системи.

Функції сучасної системи корпоративного документообігу виходять далеко за межі традиційного їх розуміння п`яти- або десятирічної давності, яке зводилося до автоматизації практик російського документаційного забезпечення управління. Сьогодні СЕД може вирішувати як ці завдання, так і багато інших:

•  створення архіву електронних і, зокрема, юридично значущих документів;
•  автоматизація адміністративних процесів управління самого широкого профілю (кадровий документообіг, фінансовий документообіг, управління нарадами та ін.);
•  підтримка завдань, спеціалізованих для конкретної галузі;
•  автоматизація роботи різних служб організації, основна діяльність яких безпосередньо пов`язана зі створенням і обробкою документів (наприклад, юридичної служби, консалтингового підрозділу та ін.).

Також функції СЕД використовуються в підтримці окремих елементів процесного і проектного управління, в частині обробки документів, а також автоматизують завдання неструктурованого документообігу в операційному управлінні. Загалом, сучасна корпоративна СЕД є велика кількість додатків, інтегрованих на базі єдиної платформи. Відповідно до різних програм корпоративної СЕД мають доступ практично всі співробітники організації: різної кваліфікації, різного положення в управлінській ієрархії і виконують різні ролі в процесі обробки документів.

Особлива специфіка додатків документообігу полягає в тому, що велика кількість функцій обробки документів виконується користувачами періодично і дуже рідко, що вимагає від інтерфейсу програми високого ступеня інтуїтивної зрозумілості і оптимізації для виконання конкретної операції на конкретному етапі бізнес-процесу. Підключення до системи керівників високого рівня також висуває підвищені вимоги до оптимізації та спеціалізації інтерфейсу. Все це формулює нові класи вимог для засобів управління інтерфейсом додатків, створюваних на базі платформи СЕД.

Які компоненти програми вимагають настройки?

 Будь-який додаток в рамках корпоративної СЕД надає користувачеві певну кількість стандартних інтерфейсних елементів, з яких воно складається. А саме:

1. документи (Рис. 1), які можуть бути представлені по-різному. Як правило, це структуровані форми з елементами введення даних і кнопками управління, оформленими у вигляді тулбара (англ. Toolbar - панель інструментів) або стрічки. Дані форми можуть включати найрізноманітніші елементи, на яких відображається необхідна для обробки документа інформація, наприклад, вікно з відображенням вмісту файлу документа, елемент відображення дерева версій документа і т.д.

Мал. 1. Приклад форми документа в СЕД

2. завдання (Рис. 2) - спеціальний об`єкт, який використовується для маршрутизації документів та іншої інформації в рамках бізнес-процесу. Завдання крім документа можуть містити:

•  різну додаткову інформації про характер виконання завдання (терміни, інформацію про форми контролю та ін.);
•  елементи управління, за допомогою яких користувач може реалізовувати функції маршрутизації завдання (делегування, створення дочірніх завдань та ін.);
•  елементи управління, що фіксують результат обробки завдання: введення змінних процесу (суми, виконавця тощо.), факт прийняття рішення (погоджено, затверджено та ін.), можливість докласти звіт про виконання і т.д.

Мал. 2. Приклад форми завдання СЕД

3. табличні уявлення (Рис. 3), в яких відображаються списки документів і завдань, необхідні для обробки в певному контексті.

Наприклад, журнал реєстрації вхідних документів підрозділу, список невиконаних завдань користувача, список документів різного виду, що надійшли на обробку до керівника, і т.п.

4. панель навігації (Рис. 3), в якій відображаються основні компоненти програми - папки, пошукові фільтри, класифікатори тощо

Мал. 3. Приклад панелі навігації (ліва частина) та табличного представлення (права частина) додатки СЕД

5. звіт (Рис. 4), що містить різну агрегированную (об`єднану) інформацію про стан оброблюваних в рамках програми документів і завдань. Він може бути представлений як у вигляді табличних форм, так і у вигляді графіків, багатовимірних уявлень, графічних панелей управління і т.д. Звіти, як правило, розробляються за допомогою спеціальних засобів (дизайнерів звітів) в рамках реалізації програми для конкретного типу користувачів.

Наприклад, звіт про виконавську дисципліну в рамках реалізації контуру «Організаційно-розпорядчі документи».

Відео: Менеджер для Outlook: мобільне робоче місце в СЕД

Мал. 4. Приклад графічного звіту про виконавську дисципліну

Крім цього для реалізації якихось індивідуальних сценаріїв обробки документів в рамках програм СЕД, орієнтованих на використання в спеціальному випадку (наприклад, першою особою компанії в стані відсутності доступу до локальної мережі підприємства або глобальної мережі Інтернет), можуть розроблятися спеціалізовані інтерфейси для реалізації цих функцій (рис. 5).

Мал. 5. Приклад спеціалізованого інтерфейсу на прикладі «АРМ керівника» на iPad

Даний спосіб оптимізації не є універсальним і реалізується у вигляді програмної розробки в рамках проекту або у вигляді готового спеціалізованого модуля в складі пакету СЕД.

Оптимізація інтерфейсу додатків до потреб конкретного користувача, який виконує певну роль на певному етапі бізнес-процесу, зводиться до налаштування всіх перерахованих вище компонентів додатків для забезпечення мінімально необхідної кількості елементів і максимально зручного інтерфейсу користувача.

З яких елементів складається інтерфейс програми

Вид інтерфейсу, необхідного користувачеві на конкретному етапі бізнес-процесу, залежить від цілого ряду чинників. Перш за все, кожен тип об`єкта - документа або завдання - може перебувати в різних станах або на різних стадіях обробки.

Відео: Організація універсального робочого місця для Docsvision. Використання поштового і легкого клієнта

Наприклад, документ «Наказ» в системі ОРД проходить наступні стадії:

1. Підготовка тексту документа.
2. Узгодження.
3. Нанесення які стверджують підписів і реєстрація документа в канцелярії.
4. Стадія чинного наказу.
5. Стадія архівного зберігання.

На всіх цих стадіях робота з документом має на увазі різні функції обробки для кожної з груп користувачів і, відповідно, різні інтерфейси. Якщо в стадії узгодження користувачі можуть вносити зміни в текст документа і завіряти їх ЕЦП, то при реєстрації на документ заводиться реєстраційна картка, документу присвоюється постійний номер, і він фіксується в номенклатурі справ і т.д. Ці операції мають на увазі різну форму взаємодії користувача з документом.

З іншого боку, інтерфейс залежить від ролі людини по відношенню до документа.

Погоджує особа повинна мати можливість вносити зміни в текст документа, а куратор процесу узгодження може тільки відслідковувати історію узгодження. При цьому одні й ті ж користувачі можуть виконувати різні ролі на різних стадіях обробки документа.

Можливі й інші, найрізноманітніші контексти, від яких залежить інтерфейс користувача обробки документа.

Наприклад, в тому випадку, якщо користувач не може виконувати свої функції в СЕД (через хворобу), то його заступник за штатним розкладом тимчасово повинен отримати доступ до документа і відповідного інтерфейсу його обробки. Тобто в даному прикладі інтерфейс буде залежати від певних значень атрибутів в довіднику співробітників.

Іншим прикладом контексту може служити залежність доступних функцій по обробці документа від часу.

Наприклад, якщо документ не оброблений начальником протягом призначеного часу, функції по його обробці стають доступні його заступнику.

Структура навігації і структура табличних подань інформації також залежать від ролі користувача додатки і повинні мати можливості індивідуальної настройки для конкретного користувача.

Інструменти моделювання інтерфейсу Docsvision 5

Docsvision 5 - нова версія платформи Docsvision, яка використовується для реалізації широкої номенклатури найрізноманітніших додатків управління документами і бізнес-процесами: від традиційних додатків ДОУ до специфічних галузевих програм. Однією з цілей випуску нової версії системи була можливість забезпечити розробникам додатків і фахівцям із упровадження максимально зручний і оптимальний інтерфейс для конкретного контексту використання.

Відео: Інформаційна безпека СЕД Docsvision

Для цього реалізований цілий набір спеціальних інструментів, званих «Конструкторами», які дозволяють налаштовувати інтерфейс як без програмування, так і забезпечуючи програмні розширення в разі потреби.

Особливістю платформи є можливість модифікації інтерфейсу вже на стадії використання програми, тобто реалізований циклічний підхід до конструювання інтерфейсу додатків.

Засоби конструювання навігації

Навігація в Docsvision 5 здійснюється за допомогою папок, ієрархія яких може бути налаштована як для кожного користувача, так і централізовано за допомогою спеціальних так званих «папок-делегатів», які є, по суті, аналогом ярликів папок у файловій системі. Кожна папка може бути як стандартної, містить картки документів, завдань і т.д., так і віртуальної, пов`язаної з деяким пошуковим запитом.

Пошуковий запит налаштовується адміністратором за допомогою спеціального конструктора запитів (рис. 6), пошук може здійснюватися за будь-яким атрибутам карток, папок, типам карток. Також можливе додавання умови повнотекстового пошуку за вмістом доданих документів. Це дозволяє сформувати для кожного користувача такий набір папок, який буде дозволяти йому працювати саме з потрібними, актуальними і важливими для нього документами.

Мал. 6. Конструктор пошукових запитів в робочому місці адміністратора Docsvision 5

Зокрема, в додатку «Управління документами» (рис. 7), що входить до складу Docsvision 5, реалізовані ієрархічні папки «Мої Завдання та Документи» і «Я - заступник», що дозволяють співробітникам працювати з:

•  терміновими завданнями, в яких співробітник фігурує в якості виконавця;
•  завданнями, взятими співробітником в роботу;
•  завданнями, делегованими іншим співробітникам для контролю їх виконання;
•  завданнями, створеними співробітником, що знаходяться в різних станах (незавершені, завершення, скасовані);
•  завданнями на контролі, в яких співробітник призначений контролером;
•  документами, в яких співробітник є автором, одержувачем, согласующим особою або виконавцем.

Крім цього, є можливість налаштувати папки таким чином, щоб в пошуку враховувалися параметри, значення яких користувач може задати в кожному конкретному випадку для отримання потрібної для нього інформації.

Мал. 7. Ієрархія папок в додатку «Управління документами»

Засоби конструювання групових уявлень документів

Одним з основних елементів призначеного для користувача інтерфейсу СЕД, як було сказано вище, є область табличного представлення даних. Важливо, щоб дані об`єктів системи - документів, завдань, інших карток - виводилися в максимально інформативному вигляді, не перевантажуючи при цьому уявлення зайвими даними, які користувач може при необхідності подивитися, відкривши картку документа. На рис. 3 відображений один з варіантів табличного представлення в Docsvision 5.

Очевидно, що забезпечити це можна тільки при наявності можливості налаштувати уявлення кожного набору документів. У Docsvision 5 є спеціальний конструктор уявлень (рис. 8), що дозволяє повністю налаштувати параметри виведеної інформації:

•  набір стовпців уявлення, при цьому дані можуть бути як безпосередньо взятими з карток, так і обчислюються;
•  їх розташування, ширину, зовнішній вигляд (накреслення і колір шрифту);
•  угруповання карток за будь-атрибутам;
•  сортування даних, що виводяться.

Мал. 8. Конструктор уявлень Docsvision 5

Засоби конструювання ролей і контекстів обробки документів

Ролі в Docsvision 5 використовується для двох основних цілей.

Відео: Серія вебінарів "Зроблено в Docsvision"

1. Розмежування доступу і визначення можливого набору дій над карткою в залежності від конкретного співробітника і конкретної картки.

2. Надання найбільш зручного інтерфейсу картки користувачеві в залежності від виконуваної ним завдання.

Мал. 9. Конструктор ролей в Docsvision 5

Роль являє собою набір умов, за якими визначається її виконання співробітником щодо певної картки. Рольові умови можуть бути наступними:

• відповідність користувача якомусь атрибуту картки, в якому він зазначений як співробітник.

Наприклад, по такій умові можна перевіряти, чи є користувач виконавцем завдання (конкретного екземпляра завдання) або согласующим особою в картці-документі;

• умова заміщення.

Наприклад, чи є користувач заступником якого-небудь співробітника, зазначеного в карточке- при цьому може враховуватися статус співробітника (активний, у відпустці, на лікарняному і т.п.) і тип заміщення (тимчасове, постійне);

• умова «керівник - підлеглий».

Наприклад, керівник може мати доступ до документів своїх підлеглих (або не може - все залежить від конкретної ситуації і налаштувань);

• довільне умова на будь-якої атрибут картки;

Наприклад, перевірка атрибута «Для службового користування»;

• умова на поточну дату.

Наприклад, доступ до певних документів можна дозволяти тільки по робочих днях.

Крім того, існує можливість додавання спеціальних умов, потрібних в конкретному впровадженні. Такі умови можуть бути закодовані розробниками рішення.

Визначення доступності операцій, як базових (читання, редагування, видалення картки), так і характерних для виду картки (додавання основного файлу в картку документа і ін.), Здійснюється за допомогою вкладки матриця доступу (Рис. 10) конструктора ролей. На ній можна необхідним чином розставити дозволу і заборони для кожної комбінації ролі, операції і стану картки.

Мал. 10. Вкладка Матриця доступу

Засоби конструювання станів документа

У Docsvision 5 набір станів і переходів між ними може бути налаштований за допомогою спеціального конструктора станів (Рис. 11). Даний інструмент відображає графічне представлення станів і дозволяє легко додавати нові стану і змінювати можливі переходи між ними. Крім того, можлива настройка доступності операцій над карткою в залежності від її стану.

Можна обмежити набір доступних дій таким чином, щоб зайві, неможливі в даному стані операції не відображалися або блокувалися в інтерфейсі, не заважаючи йому виконувати правильні дії.

Мал. 11. Конструктор станів Docsvision 5

Засоби конструювання інтерфейсу 

Унікальний інструмент платформи Docsvision 5 - конструктор розміток (Рис. 12). За допомогою конструктора розміток зовнішній вигляд будь-якої картки документа або завдання може бути змінений відповідно до вимог клієнтів. Подання карток, іменоване в Docsvision 5 розміткою, може бути як єдиним людське око, так і одним з можливих варіантів, актуальний з яких буде обраний автоматично залежно від стану документа і ролі користувача щодо цього документа. У кожній розмітці може бути свій набір полів, вкладок (або ж вкладок може зовсім не бути), складних елементів управління - таблиць, елементів роботи з файлами, пов`язаними документами тощо., Команд на стрічці інструментів.

Наприклад, якщо при впровадженні рішення «Управління документами» виявляється, що в організації для даного виду документів потрібні спеціальні додаткові атрибути, їх легко можна буде додати просто перетягуванням миші. Кілька хвилин - і документ адаптований під потреби конкретної організації. Крім того, можливе додавання власних видів документів (а також завдань та інших карток системи) і їх повне налаштування.

Мал. 12. Конструктор розміток Docsvision 5

Використовуючи перераховані вище інструменти, розробники рішень і співробітники IT-відділів компанії можуть максимально зручні і прості інтерфейси для вирішення завдань конкретного користувача в конкретному контексті конкретного бізнес-процесу. Це дозволить зробити програми СЕД більш зручними, полегшити впровадження та розвиток функціональності корпоративної СЕД і зробити її максимально ергономічним для використання в конкретній організації з урахуванням сформованих в ній бізнес-процесів.