Концепція «enterprise content management» (єсьм)

На заході вже досить давно і успішно застосовується більш широкий і універсальний підхід до управління всіма видами інформаційних ресурсів, включаючи документи. Такий підхід заснований на концепції «Enterprise Content Management» (ЄСМ). Дана концепція розглядає управління документами в контексті формування більш широкої корпоративної системи управління інформацією, яка охоплює всі значущі для організації види інформаційних ресурсів незалежно від форми їх подання.

За кордоном сьогодні приділяється значна увага виробленню комплексних підходів до управління інформаційними ресурсами. Концепція ЄСМ знайшла відображення в цілій серії міжнародних стандартів, узагальнюючих сучасні «кращі практики» управління документами, вироблені фахівцями даної галузі з Європи, США, Канади, Австралії. Активну дослідницьку та освітню діяльність з просування концепції «Enterprise Content Management» (ЄСМ) веде також Міжнародна професійна організація в галузі управління інформацією - AIIM International [1].

Поняття «ЄСМ»

Згідно з визначенням AIIM, «ЄСМ - це набір стратегій, методів та інструментів, які використовуються для збору, обробки, зберігання і розповсюдження документів та іншої інформації, що відносяться до процесів управління».

Стратегії та інструменти ECM дозволяють керувати будь-неструктурованою інформацією організації незалежно від того, де вона створюється. ECM орієнтується на роботу з інформацією в будь-якому вигляді, включаючи документи, графічні образи, аудіо та відео-файли, повідомлення електронної пошти, факси і т.д. - незалежно від типу даних і формату. Основна задача ECM полягає в підтримці повного життєвого циклу інформації.

Ключова особливість визначення, сформульованого AIIM, полягає в розумінні ЄСМ одночасно як поєднання трьох елементів:

• стратегії комплексного управління інформаційними ресурсами ( «strategy»);

• практичної діяльності з реалізації даної стратегії ( «practice»);

• інформаційних систем і технологій, що підтримують дану діяльність ( «technology»).

Дане визначення відображає одну з важливих особливостей концепції ЄСМ: сьогодні формування ефективної стратегії і реальної практики управління інформацією неможливо без застосування сучасних інформаційних технологій. Іншими словами ЄСМ-технології стають невід`ємною частиною інформаційної інфраструктури організації, а ефективність управління ставиться в пряму залежність від успішного впровадження і використання цих технологій.

компоненти ЄСМ

Концепція ЄСМ описує загальні підходи до управління всіма видами корпоративних інформаційних ресурсів, незалежно від їх призначення, форми подання, носія і т.п. В рамках даної концепції розроблено кілька моделей, детально описують основні функціональні області ЄСМ і технології, призначені для їх підтримки.

При деталізації предметної області ЄСМ в якості однієї з базових моделей застосовується поділ усього спектру інформаційних процесів на 5 блоків: введення в систему (англ., «Capture»), управління (англ., «Manage»), зберігання (англ., «Store »), збереження (англ.,« preserve ») і поширення (англ.,« deliver »). Кожен з блоків, в свою чергу, поділяється на різні області або види діяльності, для яких характерне застосування певних технологій ЕСМ. Кожна область вимагає чіткого визначення кола вирішуваних завдань і функціональних кордонів, планування, внутрішньої регламентації, а також навчання відповідальних співробітників.

Про системи класу ECM часто говорять як про якоїсь єдиної сутності. Насправді, це сукупність безлічі технологій, які при правильному поєднанні, здатні забезпечити ефективне взаємодії між людьми і використовується ними інформацією і процесами.

Зазвичай під ЄСМ-системою розуміють об`єднання наступних окремих, але сумісних і тісно інтегрованих технологій:

Таб. 1. Ключові технології ЄСМ

Кожна з перерахованих ЄСМ-технологій має своє певне призначення і область застосування. Технологія також включає цілий набір підтримують її інструментів. Для їх реалізації розробники ЄСМ-систем пропонують різні програмні продукти - як універсальні платформи, так і спеціалізовані модулі.

Навіть для вирішення завдань ЄСМ початкового рівня, як правило, організаціям потрібно створити систему, що об`єднує одночасно кілька технологій (наприклад, корпоративний портал, засоби спільної роботи і пошуку інформації, управління робочими і офіційними документами). Також слід брати до уваги, що в деяких випадках різні технології володіють схожими, а іноді і ідентичними функціональними можливостями (тобто «перекривають» можливості один одного).

Кожна з технологій покликана підтримувати одну або кілька пов`язаних областей діяльності ЄСМ. Цей зв`язок представлена у вигляді схеми на малюнку. На даній схемі всі ключові технології згруповані за видами сервісів, тобто по «глобальним» функціональним розділах ЄСМ-системи.

Мал. 1. Ключові компоненти ЄСМ-системи

Перераховані вище технології можуть вибиратися і впроваджуватися в залежності від вимог конкретної організації, в тому числі індивідуально і незалежно один від одного. Це свого роду «будівельні блоки», які можна використовувати для вибудовування оптимального механізму для управління, контролю і отримання максимальної віддачі від ділової інформації.

У зарубіжних методичних документах з управління інформаційними ресурсами під ЄСМ-системою розуміється не яке-небудь конкретне програмне забезпечення або продукт, що володіє заданими властивостями і параметрами. Не існує якоїсь єдиної «еталонної» системи, яку можна було б розтиражувати і застосовувати повсюдно. Корпоративна ЄСМ-система - це тонко настроєний механізм, зібраний з базових технологій, що забезпечує вирішення поставлених перед організацією завдань і розвивається разом з ростом її потреб.

ЄСМ-платформа

Слід зазначити, що побудова ЄСМ в організації безпосередньо шляхом комбінування базових технологій є досить трудомістким процесом. Крім того, такий підхід не дозволяє забезпечити необхідний рівень інтеграції компонентів. На практиці в більшості випадків сучасні ЄСМ-системи будуються на основі представлених на ринку тиражованих ЄСМ-платформ.

Платформами прийнято називати програмні продукти, що надають широкий набір базових сервісів в рамках єдиної технологічної інфраструктури. Перевага використання платформ полягає в можливості створювати на їх основі готові функціональні компоненти для вирішення різних прикладних задач. При цьому такі компоненти створюються, як правило, шляхом настройки і адаптації базових сервісів платформи, що істотно спрощує цей процес у порівнянні з розробкою «з нуля». З тієї ж причини створювані компоненти значно краще інтегруються один з одним.

Можна виділити деякі загальні властивості ЄСМ-платформ:

• Сумісність всіх компонентів один з одним;

• Модульність і розширюваність компонентів;

• Спільне використання компонентів адміністрування і загальних ресурсів;

• Однакове використання інформації всіма компонентами;

• Використання компонентів в якості сервісів в рамках загальної архітектури;

• Узгодженість з діючими галузевими стандартами для полегшення впровадження компонентів від сторонніх розробників.

Платформа Microsoft SharePoint 2010

В якості одного з прикладів сучасної ЄСМ-платформи можна розглядати портал Microsoft SharePoint. Це одна з найпопулярніших в світі ЄСМ-платформ, призначена для автоматизації бізнес-процесів і побудови єдиного інформаційного простору компанії. Створення корпоративного порталу на базі технологій SharePoint дозволяє надати єдину точку доступу до ключових даних, документів, інтернет-ресурсів, включаючи зовнішні бізнес-додатки (ERP, CRM і т.п.).

Даний продукт вперше з`явився на ринку в 2001-му році як портал для спільної роботи співробітників компанії і називався SharePoint Portal Server. З того часу він пройшов досить довгий шлях розвитку і в 2010-й версії «переріс» можливості порталу як такого і перетворився в потужну платформу ЄСМ-класу.

У Росії, як і в інших країнах, SharePoint вже встиг стати одним з найбільш популярних інструментів створення корпоративних порталів і систем для спільної роботи з документами. Сама Microsoft за короткий час зайняла лідируючі позиції серед компаній-розробників портальних платформ.

На сьогоднішній день SharePoint є унікальним продуктом на ринку ЄСМ за багатьма параметрами - за широтою своїх можливостей, поширеності та доступності кінцевим користувачам. Сьогодні стає все більш імовірним думку, що в недалекому майбутньому MS SharePoint судилося перетворитися на новий «галузевий стандарт» середовища для спільної роботи співробітників організації - як раніше це вже сталося з операційною системою MS Windows і настільними додатками MS Office.

Дана платформа також активно використовується партнерами Microsoft для розробки власних готових рішень на її основі. Так наприклад, компанія «Електронні Офісні Системи» (ЕОС), чиї системи електронного документообігу є найбільш часто впроваджуються в Росії, не так давно випустила новий продукт, повністю реалізований в середовищі SharePoint. СЕД «Enterprise Office Solution (EOS) for SharePoint» створювалася з урахуванням багаторічного досвіду, накопиченого компанією ЕОС в області автоматизації роботи з документами, і ключових особливостей російського документообігу.

Ключовою особливістю подібних систем, що відрізняє їх від більшості інших представлених на ринку продуктів для створення СЕД, є широта функціональних можливостей в поєднанні з гнучкістю налаштувань. Це стає можливим завдяки тому, що ЄСМ-система не є єдиним «монолітним» програмним комплексом, а являє собою «конструктор» - вибудовується з набору різних ІТ-продуктів, технологій і функціональних компонентів. При цьому всі вони реалізовані на основі єдиних принципів і стандартів в єдиній «екосистемі» - середовищі базової ЄСМ-платформи.

***

Таким чином, методологія ЄСМ спочатку передбачає застосування комплексного підходу до управління всіма інформаційними ресурсами організації, який ґрунтується на комбінуванні тих чи інших технологічних компонентів. При цьому, якість такого управління безпосередньо залежить від повноти і ступеня інтеграції даних компонентів. У свою чергу, ступінь інтеграції компонентів визначається застосуванням технологічних платформ і галузевих стандартів.

Такий підхід вимагає рішення цілого спектра складних методичних, організаційних і технологічних завдань, але саме він дозволяє вийти на якісно інший рівень ефективності в управлінні інформацією.