Хмарний документообіг

Очевидні переваги хмарного документообігу, які виражаються в першу чергу в економії коштів на покупку, установку і підтримку відповідного програмного забезпечення, а також необхідної ІТ-інфраструктури. Гнучкість і масштабованість хмарного рішення дозволяє підключати до системи будь-яку кількість користувачів в будь-який час з будь-якої точки світу - потреба, яка викликана збільшенням мобільності сучасного бізнесу. Використання хмарного документообігу також дозволяє компаніям, які мають філії, дочірні компанії, стандартизувати документообіг за рахунок використання єдиної версії програмного забезпечення всіма структурами компанії.

Не можна виключати і недоліки хмарного документообігу, які пов`язані з необхідністю передачі конфіденційної інформації третім особам, а також з імовірністю технічних збоїв, наприклад, відключенням сервісу в результаті форс-мажорних обставин.

Але треба зазначити, що хмарні технології зараз стають все більш затребуваними.

За даними компанії IDC, загальний ринок хмарних послуг в 2016 році досягне 98 млрд. Дол. З них 37 млрд. Дол. Буде припадати на послуги з надання програмного забезпечення (SaaS), 30 млрд. Дол. На надання інфраструктурних послуг (IaaS), 10 млрд. дол. на надання платформи (PaaS) і 20 млрд. дол. на розвиток інфраструктурного ПЗ.

Середньорічне зростання ринку хмарних послуг в Росії, згідно з прогнозами IDC, в періоді з 2013 року по 2017 рік, буде більше 40%, а обсяг ринку хмарних послуг в Росії в 2015 році досягне показника $ 1,2 млрд. Дослідження компанії Gardner показали, що близько 40% компаній планують впроваджувати системи автоматизації бізнес-процесів, засновані на принципі SaaS. Управління документами за моделлю SaaS дозволить компаніям заощадити понад 50% витрат на інфраструктуру і управління в порівнянні з традиційним впровадженням програмного продукту.

На думку фахівців, тенденція розміщення СЕД в «хмарах» в найближчому майбутньому буде посилюватися, особливо серед суб`єктів середнього та малого бізнесу.

Розробники галузевих рішень електронного документообігу та управління документами виводять на ринок нові продукти і реалізують відповідні проекти «хмарного» характеру. Цікаві рішення представляють компанії ЕОС, Інтертраст, DIRECTUM, Docsvision і ін. Розглянемо деякі з них.

СЛОВНИК

SaaS (Software as a Service) - бізнес-модель продажу та використання програмного забезпечення, при якій постачальник розробляє веб-додаток і самостійно керує ним, надаючи замовникам доступ до програмного забезпечення через Інтернет.

IaaS (Infrastructure as a Service) - це надання комп`ютерної інфраструктури (як правило у формі віртуалізації) як послуги на основі концепції хмарних обчислень.

PaaS (Platform as a Service) - модель надання хмарних обчислень, при якій споживач отримує доступ до використання інформаційно-технологічних платформ: операційних систем, систем управління базами даних, сполучній програмного забезпечення, засобів розробки і тестування, розміщеним у хмарного провайдера.

eDocLib

Компанія Електронні офісні системи надає ЄСМ-систему eDocLib за моделлю SaaS. Партнером ЕОС в рамках цього проекту виступає компанія «Інт-Інформ», яка виділяє ресурси свого сертифікованого дата-центру для розміщення системи (рис. 1).

Мал. 1. Доступ до хмарного сервісу.

В системі eDocLib реалізуються всі функції класичних систем електронного документообігу:

• переклад паперових документів в електронну форму (сканування);
• реєстрація в системі та систематизація документів;
• управління життєвим циклом електронних документів - від створення проекту документа, його узгодження, затвердження, розсилки, видачі по ньому доручень і завдань і т. д. до повного виконання та приміщення в архів.

Можливості eDocLib дозволяють легко налаштовувати особистий простір співробітника - віртуальний робочий стіл. При вході в систему користувач отримує швидкий доступ до всіх необхідних і часто використовуваних ресурсів: останнім документів, особистих папок, виконуваним і новим завданням, до котрі вступили повідомленнями, обраним розділах рубрикатора, актуальним добірками необхідних даних (рис. 2).

Мал. 2. Інтерфейс системи eDocLib.

О7.ДОК

Електронні офісні системи спільно з Ростелекомом реалізували хмарний сервіс електронного документообігу «О7.ДОК», який є частиною Національної хмарної платформи O7.

Сервіс «O7. ДОК »призначений для використання в організаціях різної форми власності, органах державної влади та місцевого самоврядування, а також в бюджетних установах. Сервіс дозволяє автоматизувати процеси діловодства і міжвідомчого електронного документообігу, в тому числі для надання державних послуг. Функціональність сервісу представлена на рис. 3.

Мал. 3. Функціональність O7. ДОК

Підключившись до сервісу «O7. ДОК », будь-яка організація зможе реєструвати всі електронні документи, контролювати проходження та виконання документів, працювати з проектами і версіями документів. Також тут підтримуються функції адміністрування та зберігання документів, різні види пошуку документів, генерації звітів, інтеграції з інфраструктурою електронного уряду, використання електронного цифрового підпису для організації юридично значущого документообігу.

4EasyCM

Компанія Docsvision пропонує сервіс 4EasyCM - хмарне рішення по управлінню документами та бізнес-процесами, засноване на власній технологічній платформі. Це простий хмарний сервіс, призначений для підприємств малого або середнього бізнесу. Він забезпечує зберігання файлів і документів, резервне копіювання, перенесення файлів і документів в робочі папки, пошук і перегляд документів, дозволяє управляти життєвим циклом документів з можливістю контролю версій і налаштуванням маршруту узгодження (рис. 4).

Рис.4. Інтерфейс системи 4EasyCM

У компанії є ще одне хмарне рішення «Docsvision: Зовнішній документообіг», засноване на базовій системі електронного документообігу компанії Docsvision 5 і інтегроване з системою Діадок.

Діадок

Діадок - це хмарний сервіс, що надається компанією СКБ Контур. Він дозволяє організаціям обмінюватися будь-якими зовнішніми і внутрішніми документами (договори, акти і т.д.), підписаними електронним підписом, зі своїми клієнтами, постачальниками, партнерами, віддаленими підрозділами (рис. 5).

Мал. 5. Головна сторінка системи Діадок

Діадок забезпечує повний набір можливостей, необхідних для повноцінної роботи з електронними документами в організації. Зі свого боку модуль «Docsvision: Зовнішній документообіг» забезпечує вбудовування функцій обміну документами з контрагентами для будь-яких процесів, підтримуваних корпоративної СЕД:

договірної процес, процес обміну кореспонденцією, процес замовлень на поставки, узгодження різноманітних документів з контрагентами та ін. 

Документи супроводжують бізнес-процеси компаній, учасниками яких можуть бути не тільки свої співробітники, але також і інші компанії, тому питання обміну юридично значущими документами, оперативну взаємодію учасників бізнес процесів для узгодження різних питань і інших комунікацій сьогодні дуже актуальні. Пропоновані хмарні рішення в цій сфері досить різноманітні.

Бітрікс24

Компанія «1С-Бітрікс» запустила хмарний сервіс для спільної роботи «Бітрікс24», в основі якого лежить концепція соціального інтранету. Сервіс «Бітрікс24» розміщений в декількох дата-центрах в хмарі Amazon.

 «Бітрікс24» об`єднує звичні робочі інструменти управління завданнями, документами, робочим часом з добре відомими соціальними сервісами (рис. 6).

Мал. 6. Інтерфейс сервісу Бітрікс24

У «живий стрічці» можна швидко створити повідомлення одному або декільком співробітникам і прикріпити до повідомлення документ, перетягнувши його в область завантаження з комп`ютера або з бібліотеки на порталі (рис. 7).

Мал. 6. Створення повідомлення в системі «Бітрікс24»

Сервіс дозволяє працювати з документами на порталі в будь-яких умовах, навіть при відсутності інтернету. У момент підключення до інтернету документи на порталі та на робочому пристрої синхронізуються.

На порталі у кожного співробітника є папка «Файли», в якій можна створити каталоги даних з будь-якої ієрархією зберігання об`єктів. При публікації нових матеріалів відразу проводиться їх індексація, за допомогою якої здійснюється миттєвий пошук необхідних документів. Історія змін зберігається, тому завжди можна відновити попередню версію документа.

При відсутності на комп`ютері програмного забезпечення, необхідного для роботи з документами, наприклад, офісного пакету, можна скористатися технологією Google Docs. Ця технологія дозволяє відкрити, переглянути і відредагувати безпосередньо на сайті будь-які файли популярних форматів.

Багато вендори вже мають хмарні рішення для своїх продуктів. Компанія «Ай-Теко» пропонує бізнесу «хмарні» сервіси на базі технологій провідних світових вендорів, засновані на базі власного дата-центру «ТрастІнфо». У магазині хмарних сервісів компанії i-Oblako є досить великий набір хмарних сервісів, в тому числі і для автоматизації документообігу.

Відео: CRM Що таке електронний документообіг

DIRECTUM

Компанія DIRECTUM пропонує хмарний варіант розгортання системи DIRECTUM в інфраструктурі хмарних IaaS-провайдерів і готова постачати ліцензії за моделлю SaaS.

При цьому організація-замовник може придбати систему DIRECTUM за класичними схемами ліцензування, а потім розмістити сервер системи на серверах провайдера або в приватному хмарі. Доступ до системи буде здійснюватися через веб-браузер і в термінальному режимі. Система забезпечує веб-доступ з будь-якого браузера і практично з будь-якого пристрою, включаючи мобільні телефони та планшети. Якщо на сервері хмарного провайдера розміщується клієнтська частина системи (desktop-додатки), то доступ до DIRECTUM також можливий за технологією термінального доступу. У цьому випадку користувач отримує можливість повноцінної роботи з функціоналом системи DIRECTUM, включаючи всі прикладні модулі.

Для знайомства користувачів з можливостями системи компанія розгорнула в інфраструктурі провайдера хмарних обчислень демо-стенд DIRECTUM, який відповідає моделі SaaS. Демо-стенд містить всі функціональні модулі системи і надає можливість роботи з демонстраційною версією DIRECTUM через веб-доступ і в термінальному режимі (рис. 8).

Мал. 8. Система DIRECTUM

Щоб привернути увагу компаній малого і середнього бізнесу до хмарним рішенням компанією DIRECTUM був проведений експеримент з розміщення своєї системи на хмарної інфраструктурі, наданою компанією ActiveCloud. Метою експерименту було виявлення максимального числа користувачів, які зможуть комфортно працювати через товстий клієнт з системою DIRECTUM, що знаходиться на недорогому хмарному сервері.

CompanyMedia

Компанія ІнтерТраст, розробляючи нову версію системи CompanyMedia, враховувала вимоги до сучасних СЕД, висунутих державою і бізнесом, які відбилися в ряді архітектурних змін. Була проведена соціалізація контенту, розроблений модуль інтеграції з системою міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО), закладена можливість розгортання системи в хмарі (рис. 9).

Мал. 9. Хмарна модель СЕД

Треба відзначити цікавий підхід компанії до розробки системи. Компанія запросила всіх зацікавлених осіб обговорити у відкритому діалозі ключові аспекти створення сучасної СЕД:

питання вибору архітектури, масштабованості, дизайну користувальницького інтерфейсу, юзабіліті, захист інформації та інші питання. До розробки WEB-інтерфейсу була залучена студія Артемія Лебедєва (рис. 10).

Мал. 10. Інтерфейс CompanyMedia

Особливості інтерфейсу CompanyMedia 4 - це незалежність від платформи і браузера, зручні налаштування в залежності від ролі користувача в системі і система кейс-менеджменту. В системі підтримується кілька мобільних клієнтів, робота на персональному комп`ютері, ноутбуці, смартфоні (BlackBerry) і планшеті (iPad) (рис. 11).

Мал. 11. Робоче місце керівника

EMC Documentum 7.0

Корпорація EMC пропонує нову версію платформи EMC Documentum 7.0, оптимізовану для розгортання в хмарної структурі. Оптимізація заснована на використанні нової технології xCelerated Management System, розробленої спільно з компанією VMware, і дозволяє досить швидко, буквально за кілька годин, розгорнути Documentum 7.0 в приватному хмарі на базі технологій VMware. 

Крім цього, у ЕМС є своя хмарне середовище EMC OnDemand. Це публічне хмара, яке надає користувачам можливість працювати з додатками, встановленими в центрі обробки даних корпорації EMC. Для використання доступні наступні рішення компанії: рішення для введення та обробки даних з паперових носіїв EMC Captiva 7.0, рішення для автоматизації документообігу Documentum 7.0, рішення для створення і поширення документів EMC Documentum Sciences. 

Компанія постійно вдосконалює свій портфель додатків. Нещодавно на ринок було випущено рішення EMC Documentum EMA (Enterprise Migration Appliance), призначене для підтримки проектів міграції корпоративних СЕД / ЄСМ на платформу EMC Documentum 7.0.

Е1 Євфрат

Хмарна версія «Е1 Євфрат» компанії Cognitive Technologies дозволяє організувати електронний документообіг, розміщуючи налаштовану серверну компоненту системи разом з документами на сервері, розташованому у власному захищеному дата-центрі компанії. Функціонал SaaS-рішення «Е1 Євфрат» дозволяє:

• зберігати великі масиви структурованих документів;
• керувати папками і документами;
• працювати з різними версіями документів, зберігаючи всю історію змін;
• розробляти і працювати з шаблонами документів;
• переглядати документи всередині системи за допомогою внутрішніх засобів;
• узгоджувати і затверджувати документи в системі;
• здійснювати ефективний пошук документів;
• здійснювати доступ до системи з різних стаціонарних і мобільних пристроїв.

Компанія забезпечує інформаційну безпеку SaaS-версії системи «Е1 Євфрат». Для цього в червні 2012 року була впроваджена новітня система безпеки для серверів дата-центру компанії, що забезпечує четвертий рівень надійності серверів Е1.

Фахівці в області електронного документообігу вважають, що на сучасному етапі використання СЕД / ЄСМ за моделлю SaaS може задовольнити тільки невеликі компанії, яким для організації документообігу досить простих безкоштовних сервісів. Для середніх ж і великих організацій на перший план виходять питання безпеки, і модель SaaS поки сприймається ними як невиправданий ризик. Але незважаючи на це у хмарних СЕД велике майбутнє, яке будується на перевагах моделі: простота впровадження, зменшення витрат на придбання і експлуатацію системи, передача функцій обслуговування системи, можливість працювати з СЕД з будь-якої операційної системи і з будь-якого місця.     

словник:

Національна хмарна платформа - це комплекс інтегрованих інформаційних систем, призначений для надання органам виконавчої влади різного рівня, органам місцевого самоврядування, комерційним організаціям і фізичним особам послуг з моделі хмарних обчислень.

Термінальний режим роботи - організація мережевої роботи інформаційної системи за допомогою розміщення всіх призначених для користувача додатків і даних на центральному сервері (серверах), доступ до яких здійснюється з машин-терміналів, виготовлених в спрощеному виконанні і, як наслідок, з низькою вартістю, що займають мінімум місця, безшумних і практично не які потребують обслуговування.