Travel-підтримка керівника

Які завдання входять в travel-підтримку керівника

Travel-підтримка - прямий обов`язок секретаря або персонального асистента керівника. У неї входять такі завдання, як:

• оформлення візи для керівника, якщо він виїжджає за кордон, в тому числі оплата мит і підготовка документів;
• покупка квитків (залізничних, авіа та ін.);
• бронювання номерів в готелі;
• замовлення таксі, каршерінг і інші подібні послуги з оренди автомобілів;
• бронювання столиків в ресторані;
• супровід керівника в поїздці;
• переклади, спілкування іноземною мовою з представниками посольства, закордонними партнерами, листування;
• трансфер по організації зустрічей;
• організація культурної програми в поїздках: замовлення екскурсій, підбір маршруту і т.п.

Оформлення візи для закордонної поїздки

Якщо керівник їде закордон, може знадобитися віза. Це залежить від країни, куди він їде. При оформленні візи може знадобитися знання англійської мови на базовому рівні. Знання англійської найбільш корисно для travel-підтримки керівника.

Відео: Travel Secrets - story base

Візи бувають двох видів: ділові і туристичні.

Щоб оформить візу для керівника, коректний.

Крок 1. Відвідайте інтернет портал посольства.

Крок 2. Вивчіть вимоги видачі візи.

Крок 3. Зателефонуйте в посольство і уточніть, чи не змінилися умови видачі візи. Інформація на сайті може втратити свою актуальність. Пам`ятайте, що дзвінок оплачує ваша сторона.

Крок 4. Скачайте та заповніть анкету.

Крок 5. Зберіть пакет документів.

Крок 6. Запишіться на подачу документів. Сплатіть квитанцію вчасно через Ощадбанк, інакше ви потрапите в базу даних неблагонадійних заявників. Вона єдина для всіх посольств.

Крок 7. Подайте документи вчасно. Краще приїхати за годину до призначеного часу.

Щоб отримати туристичну візу, запитайте у готелю, в якому зупиниться керівник, візову підтримку. У цьому випадку часто віза триває на термін перебування в готелі. Щоб оформити ділову візу, потрібно запросити запрошення у партнерів. Партнерська організація повинна з`ясувати, які вимоги висувають до ділових візитів в цю країну, і оформити запрошення для керівника. Ділова віза видається на три і більше місяці, але провести в країні керівник зможе не більше половини терміну. Умови залежать від країни. Ділову візу отримати складніше, але при в`їзді в країну по туристичній візі керівник порушить закон, якщо буде займатися бізнесом.

Той, хто привозить документи в посольство, повинен знати про візит все, хто їде, з якою метою і до кого. Уточнювати інформацію по телефону в посольстві не вийде.

Не відкладайте оформлення візи. Часто посольства перевантажені потоком туристів. Крім того, вони не працюють у святкові дні своїх країн. Уточнюйте це завчасно.

Читайте в електронному журналі:

• Готуємо керівника до відрядженні
• Візова підтримка для секретаря (Ділова англійська мова для секретаря)
• Який підтримки жінка-директор очікує від свого помічника?

Бронювання готелів в рамках travel-підтримки керівника

Бронювання готелів є на їх сайтах, а також на спеціалізованих порталах, де представлені всі готелі відразу. Ці портали зручні тим, що ви можете вибрати для керівника зручне місце розташування готелю і забронювати номер недалеко від офісу партнерської організації. Там же ви знайдете інформацію про якість номерів і відгуки клієнтів готелю.

Для оплати готелю скористайтеся банківською картою. На рахунку готель заблокує штрафну суму на випадок несвоєчасного заїзду або відмови від номера. Уточнюйте умови штрафного забезпечення на сайті готелю. Згодом ви розберетеся в нюансах готелів, в яких вважає за краще зупинятися керівник, і travel-підтримку стане здійснювати простіше.

Слідкуйте, щоб на картці були необхідні кошти, а платіжні реквізити були вірно вказані. Помилка призведе до відмови готелю підтвердити підстави перебування на території країни. Після бронювання запитайте у готелі вислати документи для візової підтримки. Роздрукуйте підтвердження для керівника і для посольства. На кордоні у нього можуть зажадати надати роздруківку.

Купівля квитків для поїздок керівника

Квитки також можна замовити або на сайті перевізника, або на агрегує сайті, де представлені всі варіанти подорожі. Вивчіть розклад і виберіть рейс або поїзд, на якому відправиться керівник. Забронюйте потрібний рейс, роздрукуйте електронний квиток. Можна відразу ж пройти реєстрацію, якщо такий сервіс надає сайт, з яким ви працюєте, здійснюючи travel-підтримку керівника.

Відео: Конференція «СтартUp Travel: нові можливості»

трансфер

Зазвичай ділові партнери вашої компанії повністю організовують зустріч керівника на їхньому боці. Але якщо щось пішло не так, делегуйте завдання готелі. Менеджер готелю допоможе організувати трансфер. Уточніть, з якою табличкою зустрічатимуть керівника представники готелю, на якій машині приїдуть за ним.

Читайте на сайті:

• Тревел-підтримка: основні аспекти організації бізнес-поїздок
• Інформаційна підтримка керівника
• Персональний асистент - нелегка робота

Відео: Як зробити кар`єрний рівень СУПЕРВАЙЗЕР