Підготовка відряджень керівника, що входить в обов`язки секретаря
Підготовка відряджень керівника полягає в повній організації його службової поїздки. Сюди входить і придбання квитків,…
З даного матеріалу ви дізнаєтеся:
Незважаючи на те, що секретар керівника повинен мати теж професійну освіту, що і звичайний секретар, як правило, заробітна плата у цих двох співробітників значно відрізняється. Це пояснюється не тільки різницею в досвіді, а й посадовими обов`язками. Їх ми і розглянемо докладніше.
Секретаря керівника, в першу чергу, відрізняє підпорядкування безпосередньо одному начальнику. Більш того, основна частина робочої діяльності секретаря керівника спрямована на регулювання і адмініструванні робочого часу начальника. Саме посадові обов`язки секретаря керівника включають такі поняття, як адміністративна та інформаційна підтримка керівника. Простіше кажучи, секретар повинен бути не тільки в курсі всіх подій, але і займатися їх організацією та плануванням з урахуванням робочого розпорядку керівника.
Також в посадові обов`язки секретаря керівника входить безпосереднє спілкування з партнерами, призначення зустрічей, нарад і переговорів. Це має на увазі не тільки високий рівень знання ділового етикету, а й знання іноземної мови. Крім цього, великим плюсом стане і знання особливостей національного ділового етикету.
Секретар керівника повинен мати презентабельний зовнішній вигляд. Це зовсім не означає, на роботу слід одягатися як на свято, навпаки, такий зовнішній вигляд буде свідчити про відсутності смаку. Безпрограшним варіантом в даному випадку стане класичний костюм з ідеальною посадкою, туфлі на середньому підборі і гладко зачесане волосся. Надлишок косметики і прикрас також негативно позначається на позитивному враженні, тому не варто зловживати.
Посада секретаря керівника останнім часом стала лише частково нагадувати звичайні будні секретаря, а все більше схожа на роботу особистого помічника. Однак якщо придивитися, то різниця не така очевидна. Навіть новий професійний стандарт секретаря керівника включає такі обов`язки, як уміння планувати робочий день начальника, розставляти пріоритети при здійсненні планування, призначати ділові зустрічі, переговори, організовувати відрядження і так далі. Виходячи з цього, стає зрозуміло, що секретар керівника повинен практично щохвилини знати про те, де знаходиться його начальник і чим займається.
Слід зазначити, що багато керівників навмисно доручають своєму секретарю особисті справи, які не мають відношення до роботи. До них можуть ставитися як планування відпустки і оформлення документів, так і поїздки в хімчистку і так далі. Якщо вас бентежать подібного роду прохання, то рекомендуємо відразу уточнити або перевірити їх наявність в трудовому договорі або посадовій інструкції.
У функції секретаря керівника входить необхідність складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді авторам листів. Виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), ведення та оформлення протоколів засідань і нарад.
Також секретар здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення делопроізводства- структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів- організацію делопроізводства- методи оформлення та обробки документів-архівне справа-машінопісь- правила користування приймально переговорними устройствамі- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документаціі- правила друкування ділових листів з використанням типових форм-про Знову етики та естетики-правила ділового спілкування-основи організації праці та управління-правила експлуатації обчислювальної техніки-основи адміністративного права і законодавства про труде- правила внутрішнього трудового распорядка- правила і норми охорони праці.
Рекомендуємо матеріали по темі:
Підготовка відряджень керівника полягає в повній організації його службової поїздки. Сюди входить і придбання квитків,…
Виконання доручень керівника є однією з найважливіших обов`язків секретаря. І часто саме цей обов`язок викликає безліч…
У кожній організації будь-який співробітник має ряд своїх посадових обов`язків і виконуваних функцій. Більш того, його…
Відео: ділові і особисті якості секретаря рефератНезважаючи на те, що ще зустрічаються люди, які вважають роботу…
Кожен співробітник повинен займатися розвитком не тільки своїх професійних якостей, необхідних для виконання посадових…
Успішна організація ефективного документообігу в будь-якій компанії є мрією кожного керівника. Правильно організований…
Відео: Полуниця користь і шкода. Корисні властивості і вітаміни полуниціПосадові обов`язки секретаря різняться в…
Якщо керівник спрацювався зі своїм персональним асистентом, йому, мабуть, простіше розлучитися з дружиною, ніж зі своїм…
Відео: Лекція 4.4. Зовнішній вигляд ділової людиниВ роботі секретаря передбачаються постійні контакти з людьми. Тому…
Відео: З днем Секретаря! Зі святом вас !Вже зовсім скоро, 26 квітня, настане професійне свято всіх працівників…
Зовсім недавно в Росії були розроблені профстандарти, які регламентують трудові обов`язки працівника, а також наявність…
Чим більше організація, тим більше в ній працює співробітників, отже, необхідність регламентувати їх трудову діяльність…
Від того, як організовано робочий час керівника залежить діяльність і успіх всіх компанії. Даремно багато хто вважає,…
Відео: ЮД # 3 Види документівУ посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів.…
Багато секретарі керівників часто стикаються з необхідністю передачі певних документів на підпис своєму безпосередньому…
Відео діє до: 2017 НАЙБІЛЬШИЙ СТРАШНИЙ ГОД.ПРЕДСКАЗАНІЯ ПРОРОКІВ. (3 частина)Якщо ви працюєте співробітником…
Багато керівників витрачають багато часу на пошуки ідеальної кандидатури секретаря. Про те, які вимоги пред`являються…
У Росії посаду «секретар» було засновано Петром I в 1720 році. Вимоги до секретаря і тоді були дуже…
Відео: Круглий стіл "Професійний стандарт педагога"З 1 липня 2016 року в силу вступили нові профстандарти…
Багатьох секретарів при влаштуванні на роботу цікавлять можливості подальшого кар`єрного зростання і особистісний…
Відео: Як повинен працювати помічник керівника - навчальний посібникОсобистий помічник керівника є важливою фігурою в…