Тревел-підтримка: основні аспекти організації бізнес-поїздок

Що ж таке тревел-підтримка, або travel support? У перекладі з англійської travel означає «подорожувати, подорож», а support - «підтримувати, підтримка». Тобто сенс терміна «travel support» - забезпечення, організація бізнес-поїздок, а ще точніше - відряджень працівників організації. Однак кожна організація в залежності від структури, чисельності персоналу, основних напрямків діяльності та інших факторів сама визначає, які працівники повинні забезпечувати цей процес, а також коло їх обов`язків.

Співробітники, які здійснюють тревел-підтримку

Відкритість сучасного бізнесу привела до появи нових посад, нових напрямків професійної діяльності. Останнім часом все частіше на сайтах з підбору персоналу в розділі «адміністративний персонал» з`являються такі вакансії, як «менеджер по тревел-підтримки» або «тревел-координатор», основним обов`язком яких, власне, і є тревел-забезпечення співробітників і керівників організацій .

Однак традиційно обов`язки по організації бізнес-поїздок і супутніх заходів, як правило, виконуються не одним співробітником або структурним підрозділом, а відразу декількома підрозділами або посадовими особами.

Що стосується формальної сторони питання, то подібні обов`язки офіційно не закріплені ні в одній зі спеціальностей, представлених в «Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців»(Затв. Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 № 37). В обов`язки окремих посад включено кілька питань з організації відряджень працівників:

• начальник господарського відділу - організація прийому, реєстрації та необхідного обслуговування делегацій та осіб, які прибули в службові відрядження,
• завідувач канцелярією - участь у підготовці скликаних керівництвом нарад і організація їх технічного обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрації працівників, які прибувають у відрядження.

В сучасних умовах праці можна виділити основні варіанти розподілу роботи по організації тревел-підтримки. Даною діяльністю може займатися:

1. Працівник, діяльність якого по тревел-підтримки входить в посадові обов`язки, але є допоміжною по відношенню до інших обов`язків.

Тут в першу чергу можна відзначити помічників керівників, в обов`язки яких входить організація відряджень, включаючи придбання авіа-і ж / д квитків, замовлення таксі, бронювання готелів, і офіс-менеджерів, в обов`язки яких можуть входити всі вищеперелічені обов`язки для помічників керівників, але крім керівників ці обов`язки поширюються і по відношенню до інших співробітників організації.

Тут же варто відзначити працівників, на яких деякі обов`язки по організації тревел-підтримки можуть бути покладені додатково наказом.

Наприклад, на співробітника секретаріату або перекладача наказом може бути покладено обов`язок з оформлення закордонних відряджень, в`їзних і виїзних віз працівникам і партнерам організації.

Особливо слід згадати співробітників кадрових служб і бухгалтерії, які, як правило, не здійснюють безпосередньо тревел-підтримку, але беруть безпосередню участь в документальному оформленні відряджень: оформленні документів на відрядження, видачу авансу, перевірці авансового звіту і ін.

2. Окремий працівник, основним обов`язком якого є весь комплекс робіт по тревел-підтримки як керівників, так і інших співробітників організації. При цьому його обов`язки закріплені в посадовій інструкції працівника і трудовому договорі. До таких посад відносяться: тревел-координатор, фахівець з візової підтримки, фахівець з організації відряджень, фахівець протокольної служби та ін.

Приклад оголошення про вакансії з описом функціоналу і вимог до кандидата:

Менеджер по тревел-підтримки

Відео: Бізнес, підприємництво, управління, діловодство

Обов`язки:

• організація трансферів для співробітників і кандидатів;
• Візова підтримка;
• бронювання готелів;
• організація і забезпечення зустрічей;
• організація корпоративних заходів;
• замовлення обідів;
• укладення та ведення договорів по даному напрямку.

вимоги:

• закінчену вищу освіту: гуманітарний / лінгвістичне;
• досвід роботи від року;
• знання англійської мови;
• знання специфіки роботи з людьми, в тому числі з іноземцями;
• готовність і велике бажання бути корисним.

3. Спеціально виділене структурний підрозділ - відділ, управління, яке здійснює весь комплекс робіт по організації як бізнес-поїздок працівників організації, так і інших корпоративних заходів. Даний підрозділ також може називатися протокольно-візовим, адміністративним або відділом відряджень і т.д.

Адресати тревел-підтримки

Адресатів надання послуг з організації бізнес-поїздок кожна організація визначає для себе самостійно в залежності від основних напрямків діяльності та клієнтської структури. Як адресатів можуть виступати:

1. Співробітники організації. Підтримка може бути надана як всім співробітникам організації, так і тільки її керівникам.

2. Особи, які не є співробітниками організації. В даному випадку мова може йти про партнерів, клієнтів, в т.ч. і іноземних, для яких можливі наступні види підтримки:

• організація офіційних запрошень для оформлення візи;
• організація корпоративних заходів за участю запрошених партнерів, клієнтів;
• придбання авіа-і ж / д квитків, бронювання готелів, організація трансферу для партнерів або осіб, з якими укладено договір надання послуг (наприклад, для експерта, перекладача та ін).

В даному випадку надання послуги може здійснюватися як за рахунок партнерів, так і за рахунок самої організації. В останньому випадку відносини між партнерами, клієнтами повинні бути закріплені в договорі.

3. Потенційні співробітники організації - кандидати на посаду. У ряді випадків організації за свій рахунок забезпечують кандидатам на посади або особам, які проходять навчання перед прийомом на роботу, проїзд до місця роботи, навчання або співбесіди, а також бронювання житла.

Основні заходи, для яких здійснюється тревел-підтримка

Незважаючи на те що тревел-підтримка здійснюється, як правило, для організації службових офіційних заходів, в компаніях, для яких важлива корпоративна культура, розвиток і підтримка корпоративного духу, проводяться й інші заходи, організацію яких найчастіше бере на себе фахівець з тревел-підтримки. До основних заходів, для яких здійснюється тревел-підтримка, можна віднести:

Бізнес-туризм.

Це, як правило, організація відряджень, візитів, зустрічей і переговорів.

Офіційні корпоративні заходи.

Тут слід виділити конференції, виставки, презентації, навчальні семінари. Вони можуть бути як виїзними, так і організованими на базі (в приміщенні) самої організації.

Неофіційні корпоративні заходи.

Тут можна відзначити заходи, які організовуються з метою відпочинку співробітників - екскурсії, походи, управлінські тренінги.

Основні напрямки тревел-підтримки

Як вже було сказано вище, кожна організація самостійно визначає для себе ту діяльність, яка входить в тревел-підтримку.

Традиційні обов`язки по тревел-підтримки включають:

• придбання авіа-і ж / д квитків;
• бронювання готелів;
• візову підтримку - оформлення виїзних і в`їзних віз, запрошень, страховки.

До спеціальних видів тревел-підтримки можна віднести наступні обов`язки:

• придбання квитків на інші види транспорту, включаючи міжміські автобуси, електропоїзди (Аероекспрес);
• організація чартерів (фрахт літаків, вертольотів, яхт). Даний вид послуг використовується при необхідності оперативної поїздки.

Перевагами чартерів є вільне розпорядження часом, тому що літаки, судна і т.п. відправляються не за розкладом, а за спеціальною домовленістю із замовником. Серед недоліків можна виділити високу вартість даної послуги;

На замітку!

Фрахт (від голл. "Vracht", ньому. "Fracht", плата власнику транспортних засобів за надані їм послуги з перевезення вантажів або пасажирів) вертольотів використовується при необхідності доставки співробітників в місця з обмеженою прохідністю при відсутності інших можливостей транспортування.

• організація трансферу та корпоративного транспорту

Тут слід зазначити, по перше, замовлення таксі або використання корпоративного легкового автотранспорту, а по-друге, замовлення корпоративних автобусів, які найчастіше використовуються для організації групових перевезень, в тому числі для організованої доставки співробітників, якщо місце роботи знаходиться за містом або віддалене від станцій метро в великих містах;

• найм житлових приміщень

У разі частих відряджень крім бронювання місць в готелі альтернативним варіантом може бути найм житлового приміщення (квартири), що, як правило, є більш економічним рішенням. Найм житлового приміщення оформляється договором між організацією і власником житла. У цю категорію можна віднести і бронювання номерів в готелях, оренду санаторіїв, будинків відпочинку для організації корпоративних виїзних заходів;

• оренда конференц-залів;
• організація віп-обслуговування в аеропорту;
• організація корпоративних заходів, зустріч і обслуговування делегацій:
• розробка плану заходів, культурної програми, розсилка запрошень, організація харчування (ділові сніданки, обіди, вечері, фуршети та ін.), обслуговування перекладачем, організація зустрічі та розміщення учасників і ін.

Географія тревел-підтримки

При організації тревел-підтримки слід враховувати специфіку напрямки поїздок або організації заходів. За географічною ознакою можна виділити:

Відео: Тренди і перспективи бізнес-тревел в Росії. Forum "Travel into the Future - 2017"

• внутрішні російські поїздки і заходи - внутрішньоміські і міжміські;
• міжнародні поїздки і заходи в країни ближнього (СНД) і далекого зарубіжжя.

Для організації даних заходів необхідно враховувати різні умови візового режиму і правила оформлення документів (наприклад, посвідчень про відрядження і т.д.).

Порядок здійснення тревел-підтримки

Тревел-підтримка може бути організована безпосередньо або через посередників. Розглянемо обидва варіанти.

Безпосередньо. Організація тревел-підтримки безпосередньо вигідніша економічно, тому що в цьому випадку не доводиться переплачувати посередникам.

Тут слід виділити такі можливості, як надання послуг на разовій основі без укладення договору і укладення договорів безпосередньо з організаціями, що надають послуги з тревел-підтримки.

Без договору можна купувати транспортні документи, авіа-і ж / д квитки, бронювати номери в готелях, замовляти таксі. Більш зручна форма організації роботи - на підставі укладених договорів на обслуговування. Як правило, такі договори можуть укладатися з транспортними компаніями, компаніями, що надають послуги таксі, і т.п.

Через посередника.

Дане взаємодія, з одного боку, тягне за собою додаткові витрати у вигляді сервісних зборів. Однак тут є і явні переваги:

• при великих обсягах замовлених послуг фірми, як правило, надають знижки.

Те ж правило діє і при наявності тристоронніх договорів, наприклад, з авіакомпанією;

• туристичні фірми мають певний ліміт на бронювання номерів в готелях, в зв`язку з цим ймовірність відмови в наймі житла зменшується;
• значне скорочення часу на оформлення документів, тому що основне навантаження в даному випадку бере на себе фірма-посередник;
• постоплатная система розрахунків або оплата за безготівковим розрахунком, що для більшості організацій є важливою умовою ведення бізнесу.

Оформлення візових документів також може здійснюватися через фірми-посередники або безпосередньо через посольства, консульства або візові центри.

Форми оплати за надані послуги

• Оплата готівкою
• Оплата за безготівковим розрахунком

Відео: Класифікація видів туризму

Тут слід відрізняти оплату за допомогою безготівкових коштів - особистої пластиковою карткою співробітника або клієнта безпосередньо при покупці квитка, або оплата через віддалений доступ (наприклад, Інтернет, термінали для оплати і т.д.), а також банківський переказ грошових коштів відповідно до виставленого рахунком.

Для будь-якої організації переважної вважається постоплатная система, яка може бути реалізована тільки за умови договірних відносин з фірмою-посередником. Оплата відбувається вже після надання послуги, наприклад, придбання квитка. В окремих випадках може бути надана відстрочка платежу на підставі гарантійного листа, якщо дана умова (оплата після придбання квитка, надання послуги) не передбачено договором.

передплатної система діє при придбанні послуги безпосередньо або відповідно до умов укладеного договору з фірмою-посередником.

При розгляді умов оплати слід також звернути увагу на те, хто буде оплачувати послуги:

• співробітник особисто;
• організація;
• партнер, клієнт.

В останньому випадку організація бере на себе обов`язок з організації тревел-підтримки - замовлення квитків, готелів і т.д., але оплата проводиться за рахунок сторони клієнта або контрагента.

Дуже важливо враховувати дані обставини при організації заходів. У програмі заходів або в умовах участі в заході має бути обов`язково прописано, за чий рахунок надається та чи інша послуга. Наведемо приклади:

Умови участі в міжнародній книжковій виставці-ярмарку

Програма ділової поїздки в ТОВ «ТРІУМФ» співробітників ТОВ «МЕГА»

Додаткові обов`язки при організації тревел-підтримки

При здійсненні тревел-підтримки на співробітника або структурний підрозділ, що відповідають за цю сферу діяльності, можуть бути покладені додаткові обов`язки, пов`язані з організацією ділових поїздок.

До таких обов`язків може бути віднесено:

• забезпечення співробітників організації, партнерів, членів прийнятої делегації подарунками та сувенірами;
• інформування учасників поїздки про погодні та інших умовах заходи (форма одягу, дрес-код і т.д.);
• забезпечення засобами корпоративної стільникового зв`язку і мобільними засобами передачі даних, підключення до спеціальних тарифів.

Як бачите, сфера тревел-підтримки досить широка і ми сподіваємося, що отримані в цій статті знання допоможуть вам при необхідності зорієнтуватися в цій темі - адже за родом своєї діяльності секретар, офіс-менеджер і особистий помічник нерідко стикаються і з організацією поїздок і відряджень, і з замовленням готелів і віз, і із зустріччю іноземних колег і партнерів і багатьом іншим.

Про документи, що використовуються при організації роботи по тревел-підтримки, читайте в наступному номері журналу.