Організація відрядження керівника

Секретар керівника, на відміну від звичайного секретаря, виконує ряд різних зобов`язань, пов`язаних з плануванням і організацією робочого часу керівника. Найчастіше багатьом секретарям доручається планування і підготовка відрядження начальника. У даній статті ми розглянемо, як правильно організувати відрядження і яким нюансам слід приділити пильну увагу.

З даної статті ви дізнаєтеся:

що включає в себе підготовка відрядження-
про що потрібно подбати в першу чергу-
організація поїздки за кордон.

Відео: Облік відряджень: нестандартна ситуація

Дуже часто секретарям керівників доводиться стикатися з необхідністю планування і організації відрядження керівника. Особливо складним дане повчання здається, якщо ви особисто ніколи не були в місті призначення або потрібно виконати всю підготовку в короткі терміни. Дана стаття допоможе вам швидко розібратися в питаннях підготовки відряджень керівника.

Що включає в себе підготовка відрядження

Якщо ваш керівник дав вам вказівку провести організацію його відрядження, то не варто панікувати. Насамперед слід детально розпитати його про цілі і подробицях поїздки. Перш ніж почати організацію, вам слід знати, як довго ваше начальство планує пробути в місці призначення, який вид транспорту вважає за краще, яка подія планує відвідати і в якій частині міста воно відбудеться. Знаючи переваги і побажання вашого керівника, вам залишиться тільки знайти підходящі умови, але про це по порядку.

Читайте по темі в електронному журналі

Компетенції персонального асистента. Робота в умовах емоційного пресингу
Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Відео: Службове відрядження. Як оформити відрядження в програмі 1С8.2

Про що потрібно подбати в першу чергу

Транспорт. Для початку уточніть, яким видом транспорту ваш керівник вважає за краще подорожувати. Так як за замовчуванням ми розглядаємо поїздки на території РФ, то є два варіанти: літак і ж / д транспорт. Якщо ви вже знаєте про переваги керівництва, то необхідно перевірити наявність вільних місць на потрібні дати і Організація відрядження керівника узгодити час відбуття з начальником. Після цього необхідно забронювати квитки (туди-назад). У разі, якщо ви не знаєте, як вважає за краще подорожувати ваш директор, рекомендуємо скласти список вільних дат і часу відбуття для обох видів транспорту.

Проживання. При виборі готелю варто керуватися місцем проведення події (в разі, якщо керівник відправляється на зустріч, семінар, виставку, презентацію і т.д.). Велика частина презентабельних заходів проводиться в центрі міста або по близькості, тому і готель повинен розташовуватися недалеко. Однак слід попередньо уточнити, цілком можливо, що галасливий центр міста не підійде в якості місця проживання. У такому випадку рекомендуємо шукати готель в прилеглому спальному районі.

При виборі житла рекомендуємо звернути увагу на спеціальні сайти, які мають рейтинги. У такому випадку ймовірність помилитися з вибором буде значно менше. Також при бронюванні слід подбати про організацію трансферу для вашого керівника.

Організація поїздки за кордон

При організації відряджень в зарубіжні країни найскладнішим і клопітно процесом може виявитися оформлення візи. Давайте розберемося, як не допустити помилок на цьому етапі.

Для оформлення візи необхідно зібрати пакет документів, які запитує посольство. Щоб заощадити час, рекомендуємо спершу відвідати сайт посольства і ознайомитися з вимогами та умовами видачі віз. Після цього необхідно зателефонувати в посольство - іноді посольства не встигають розміщувати на сайті змінені вимоги.

Під час дзвінка уточніть, хто, де і на яких умовах може подати документи (наприклад, може знадобитися довіреність) на візу, в якій валюті і де оплачують візовий збір (іноді посольства приймають оплату через банки - в цьому випадку не забудьте взяти з собою підтвердження платежу) і на яке число ведеться запис в даний момент. На сайті посольства можна скачати форму анкети, яку потрібно заповнити, уважно ознайомившись з інструкцією по її оформленню.

Відео: Адміністратор проекту - перший після PM ?! Відкритий семінар Московського відділення PMI

Візи бувають двох видів: ділові і туристичні.

Для отримання туристичної візи досить запросити візову підтримку у готелю, в якому ваш керівник планує зупинитися. Часто вона видається виключно на ті дати, на які заброньовано номер в готелі.

Для отримання ділової візи потрібно запрошення від ділових партнерів. Процедура отримання ділової візи зазвичай складніше, ніж туристичної: посольство запитує підтвердження ділових контактів (договори, рахунки, виписку з реєстрів та ін.), Тому для одноразового виїзду часто оформляють туристичну візу через готель. Але якщо ваш керівник планує відвідувати країну часто, краще оформити ділову візу, особливо якщо врахувати, що людям, які в`їхали в країну по туристичній візі, заборонено займатися на її території комерційною діяльністю.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Напрямок жінок в службові відрядження
Готуємо керівника до відрядженні
Google допоможе вибрати авіаквиток для відрядження шефа за оптимальною ціною

Юридичний