Організація поїздок

Невід`ємною частиною роботи компаній є необхідність організації поїздок. При цьому абсолютно неважливо, хто із співробітників відправляється в ділову поїздку - цей захід має бути досконально підготовлено. Саме цій темі буде присвячена ця стаття.

Сьогодні ми докладно розглянемо такі питання, як:

організація ділових поездок-
організація поїздок керівника-
організація корпоративних поїздок.

Ділові поїздки можуть бути як в межах однієї країни, так і по всьому світу. Як правило, чим більше контактів має організація, тим частіше з`являється необхідність в організації поїздок.

Організація ділових поїздок

Як правило організація ділових поїздок цілком і повністю покладається на секретаря керівника. У неї входять такі етапи, як покупка авіа або залізничних квитків, бронювання готелю, трансфер, налагодження контактів з приймаючою стороною і т.д. Залежно від того, з якою метою прямують співробітники в ділову поїздку, вона й ступінь її підготовки. Так, наприклад, метою ділової поїздки може стати відвідування конференції, виставки, підвищення кваліфікації, навчальні курси, переговори з партнерами або встановлення нових контактів. В основному в такі поїздки відправляються рядові співробітники компанії або глави підрозділів. Однак це зовсім не означає, що організації даних поїздок можна не приділяти належної уваги. Навпаки, від якості організації ділової поїздки безпосередньо залежить її результат. Тому давайте розглянемо всі моменти більш докладно.

При організації ділових поїздок на території Росії потрібно значно менше часу і витрат, ніж цього вимагають закордонні поїздки. Для початку секретарю, зобов`язаному організувати поїздку, необхідно точно знати скільки днів співробітник або співробітники повинні знаходитися в іншому місті. Виходячи з цих дат необхідно замовляти квитки. Слід враховувати, що поїздка залізницею коштує дешевше, проте може зайняти більше часу. Як наслідок, співробітник буде довше бути відсутнім на робочому місці. До того ж, може виникнути ситуація, коли співробітник прибуде на місце вночі або пізно ввечері (що буває дуже часто при подорожах поїздом). У цьому випадку буде потрібно бронювати готель заздалегідь. Також якщо в поїздку відправляється керівник підрозділу, то неприпустимо купувати для нього квитки в звичайній плацкарті.

Знаючи дату прибуття необхідно організувати трансфер. Як правило багато готелів мають дану послугу, організація поїздок однак, якщо її немає, то рекомендуємо завчасно домовитися з відповідною компанією. Також не забудьте організувати трансфер для назад дороги.

Вибір готелю багато в чому залежить від її місцезнаходження. Найзручніше віддавати перевагу тим готелям, які розташовані в крокової доступності від місця призначення відрядження. Особливо це актуально в тих випадках, коли захід, на яке вирушив співробітник, строго регламентоване і на нього не можна спізнюватися. У тих же випадках, коли в крокової доступності немає готелів або вони не задовольняють вимогам, рекомендуємо також організувати щоденний трансфер.

Організація поїздок керівника

Коли мова заходить про організацію поїздок керівника, багато секретарі починають хвилюватися, хоча в цьому немає нічого складного. Головне, що варто зробити безпосередньо перед покупкою квитків і бронюванням готелю - це поцікавитися у вашого керівника про його переваги. Можливо, що він не любить літати чи воліє заселятися в готелі, розташовані на околиці міста. Тому не бійтеся зайвий раз запитати про це - в подальшому це заощадить ваш час і дозволить швидше підібрати потрібний варіант.

Відео: Джипінг в Геленджику. Організація поїздок в гори Геленджик

Політкоректність в мові (Ділова англійська мова для секретаря)

Вибираючи місце проживання слід відібрати декілька найбільш підходящих варіантів, щоб керівник міг сам вибрати із запропонованих. Перед цим уточніть, чи точно є в готелі вільні номери на потрібну дату.

Організація ділових поїздок керівника за межі країни має на увазі наявність візи. Для оформлення візи необхідно зібрати пакет документів, які запитує посольство. Для початку варто відвідати сайт посольства і ознайомитися з вимогами та умовами видачі віз. Після цього необхідно зателефонувати в посольство - іноді посольства не встигають розміщувати на сайті змінені вимоги.

Візи бувають двох видів: ділові і туристичні.

Для отримання туристичної візи досить запросити візову підтримку у готелю, в якому ваш керівник планує зупинитися. Часто вона видається виключно на ті дати, на які заброньовано номер в готелі.

Процедура отримання ділової візи зазвичай складніше, ніж туристичної: посольство запитує підтвердження ділових контактів (договори, рахунки, виписку з реєстрів та ін.), Тому для одноразового виїзду часто оформляють туристичну візу через готель. Але якщо ваш керівник планує відвідувати країну часто, краще оформити ділову візу, особливо якщо врахувати, що людям, які в`їхали в країну по туристичній візі, заборонено займатися на її території комерційною діяльністю.

Якщо ви хочете отримати візову підтримку від готелю, то при замовленні номера по електронній пошті або телефону попросіть надіслати підтвердження для посольства, тобто надати візову підтримку. Сайт бронювання висилає таке підтвердження автоматично на вказану електронну адресу. Роздруківку документа, що підтверджує бронь, можуть попросити показати при перетині кордону, тому роздрукуйте для керівника окремий екземпляр.

Позитивний мову для ділового спілкування (Ділова англійська мова для секретаря)

Також організація бізнес-поїздок в інші країни має на увазі підготовку валюти. Як правило, бронювання готелю проводиться за передоплатою в міжнародній валюті. Також необхідно заздалегідь передбачити наявність банкоматів в крокової доступності від готелю, щоб ваш керівник міг без зайвих клопотів зняти гроші з карти. Якщо таке інформації немає і готель не надає послуг з обміну валюти, то рекомендуємо заздалегідь подбати про наявність необхідної суми у валюті перед поїздкою.

Організація корпоративних поїздок

Організація корпоративних поїздок відрізняється лише кількістю співробітників, які повинні відправитися в інше місто. Хоч цей захід і не можна назвати частим, однак багато компаній влаштовують корпоративні поїздки на відпочинок. В даному випадку необхідно передбачити, щоб обрана готель могла забезпечити всіх відряджених місцями. Також важливо подбати про те, щоб трансфер був досить містким.

При організації корпоративної поїздки за кордон необхідно подбати про наявність всіх необхідних документів у співробітників. У разі, якщо для поїздки потрібна віза, рекомендуємо скласти план, згідно з яким буде здійснюватися підготовка документів. Так, звернувшись до посольства і дізнавшись список необхідних документів (для оформлення візи), необхідно визначити часові терміни, протягом яких всі співробітники повинні підготувати пакет документів. Далі рекомендуємо домовитись з посольством про дату, коли вони зможуть прийняти всіх співробітників. Найкраще приділити цьому питанню два дні.

Подорожуємо з користю для розуму: вправи для відпускників (Ефективна робота з інформацією)

При бронюванні квитків потрібно заздалегідь звернутися безпосередньо до авіакомпанії, яка обслуговує даний напрямок. Можливо, що вдасться отримати корпоративну знижку при одноразовій покупці великої кількості квитків. Також прослідкуйте, щоб всі співробітники були в курсі дати і точного часу від`їзду. У разі, якщо в корпоративну поїздку відправляється багато співробітників, то слід призначити відповідальних за підрозділами. Таким чином організація корпоративних поїздок не доставить багато клопоту.