Планування графіка керівника

Від того, як організовано робочий час керівника залежить діяльність і успіх всіх компанії. Даремно багато хто вважає, що керівники мають масу вільного часу і має право ним розпоряджатися як їм захочеться. Навпаки, щодня керівники стикаються з великою кількістю термінових справ, які вимагають невідкладного вирішення. Планування графіка керівника допоможе вирішити більшу частину завдань без особливих зусиль.

Відео: Планування, звітність: Бітрікс24 для керівника

У даній статті ми розглянемо:

мети планування графіка керівника-
принцип Парето в плануванні графіка керівника-
планування зустрічей керівника.

Відео: Планування проекту - навіщо роблять графіки

Керівник організації - це саме та людина, від якого найбільшою мірою залежить успіх і прибуток компанії. Разом з відповідальністю на його плечі покладається і велика кількість повсякденних завдань, що вимагають швидкого рішення. Крім того, кожен день потрібно проводити зустрічі, будь то з партнерами або співробітниками компанії. Щоб не заплутатися у всьому цьому розмаїтті справ, рекомендується здійснювати планування графіка керівника.

Для чого необхідно планування графіка керівника?

Головна причина, по якій необхідно вести планування графіка керівника - це продуктивність. Коли всі денні завдання систематизовані, то і вирішувати їх значно легше, ніж кидатися від однієї справи до іншого. Також планування потрібно для того, щоб випадково не забути про важливу зустріч. Така забудькуватість може коштувати організації грошових витрат і репутації, а секретарю - посади. Тому дуже важливо записувати всі справи і зустрічі в міру їх виникнення.

Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Також планування графіка необхідно для того, щоб секретар завжди міг знати, де знаходиться його керівник. Це дуже важливо, адже в будь-який момент до приймальні може надійти важливий дзвінок або статися який-небудь форс-мажор. Наявність зв`язку з керівником або обізнаність про його місцезнаходження допоможуть оперативно вирішити виниклі справи.

Відео: 0203 - 1C: ERP: Міжцехове планування. Графік виробництва. Випуск поза графіком

Не варто забувати, що секретар керівника має і особисту зацікавленість в плануванні графіка. Наприклад, якщо керівник поїхав на важливу зустріч, то можна відволіктися на деякий час в особистих справах. Однак не варто зловживати цією можливістю без видимих на те причин.

Читайте по темі в електронному журналі

Компетенції персонального асистента. Робота в умовах емоційного пресингу
Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Принцип Парето в плануванні графіка керівника

Принцип Парето є одним з найбільш ефективних і дієвих способів планування. Він полягає в тому, що за перші 20% робочого дня вдається зробити 80% від підсумкового результату. Протягом всього іншого часу вдається досягти лише 20% від усього результату. Таким чином, ефективне планування графіка керівника передбачає вирішення найважливіших завдань саме на початку робочого дня. Необхідно якомога щільніше "забити" графік керівника ранковими важливими питаннями. При цьому зустрічі краще перенести на другу половину дня.

При складанні графіка керівника необхідно враховувати конкретні умови процесу управління і виробництва. В першу чергу необхідно враховувати ті завдання, в які не можуть вноситися зміни керівником протягом робочого дня (прийом в вищих організації- терміни зборів і т. Д). При необхідності графік уточнюють і скорочують тимчасові інтервали для введення інших видів завдань. Графіки стверджує особисто керівник.

Планування зустрічей керівника

Секретар повинен знати і безперешкодно пропускати осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час. Для прийому інших співробітників організації для вирішення поточних питань бажано виділити спеціальні дати і час, що також дозволить скоординувати роботу всієї організації.

Компетенції персонального асистента. Робота в умовах емоційного пресингу

Питання від підлеглих, які потребують термінового вирішення, є в будь-якій організації. Однак якщо кожен співробітник буде звертатися до керівника в міру виникнення таких питань, то весь робочий час керівника піде на їх рішення. Саме тому важливо правильно організувати графік прийому керівника. У кожній організації повинно бути знайдено своє рішення, оптимальне саме для неї, але, якщо узагальнити, вступити можна наступним чином: всі питання групуються, і з кожною групою робота організовується певним чином.

Самокоучінг для помічника керівника: 8 корисних інструментів

Також слід враховувати щомісячні засідання і оперативні наради, що проходять в організації. Найкраще записати їх на весь поточний рік вперед, щоб випадково не призначити важливу зустріч на той же час. Для цього необхідно на початку календарного року скласти графік планових заходів, що проводяться в організації. Слід враховувати, що подібні заходи збивають ритм колективу, тому проводити їх краще в другій половині дня. Це також корисно для керівника, так як в першій половині дня повинні вирішуватися більш важливі справи і завдання.