Адміністративна підтримка керівника

З даної статті ви дізнаєтеся:

• як правильно організувати ділову зустріч керівника-
• адміністративна підтримка керівника при організації совещаній-
• адміністративна підтримка керівника по організації ділових поїздок.

Секретар керівника повинен надавати максимальну допомогу в організації різних заходів, будь то нараду або поїздка в іншу країну. Найчастіше новачкам буває важко розібратися у всіх нюансах відразу. Саме тому сьогодні ми розглянемо, як організувати адміністративну підтримку керівника.

Адміністративна підтримка керівника: організація зустрічей

В першу чергу адміністративна підтримка керівника включає в себе такі заходи, як ділові зустрічі. Вони можуть проводитися як на території вашої організації, так і поза. Ділові зустрічі умовно діляться на ділові бесіди і переговори. Перші проводяться в довільній формі і представляють собою обговорення будь-яких питань. Ділові бесіди не завжди закінчуються прийняттям рішень, чого не можна сказати про переговори. Переговори мають на увазі більш строгий формат зустрічі, які організовуються для прийняття важливих рішень про вироблення цінової політики, спільної діяльності організацій і т.д. Переговори завжди закінчуються підписанням підсумкових документів або усною угодою.

Відео: Разведопрос: Михайло Васильович Попов про нинішній економічній ситуації

Який підтримки жінка-директор очікує від свого помічника?

Якщо ділова зустріч проводиться на території вашої організації, то необхідно зайнятися підготовкою приміщення, сформулювати порядок денний, підготувати потрібні документи і своєчасно оповістити всіх запрошених. Якщо зустріч буде займати багато часу, то необхідно передбачити організацію перерви, наявність напоїв (чай, кава), а також кількість посадочних місць для всіх учасників.

Адміністративна підтримка керівника при організації нарад

При підготовці нарад керівникові і секретарю необхідно враховувати наступні рекомендації:

• службові наради віднімають 25-30% робочого часу керівника, тому нарада має організовуватися тільки в разі реальної необхідності;
• темою наради стають тільки ті питання, які неможливо вирішити в робочому порядку;
• вся необхідна документація для наради повинна бути підготовлена заздалегідь;
• залежність ефективності наради від числа учасників виражена прямо пропорційно;
• кожне нараду закінчується прийняттям будь-якого рішення, для якого можуть бути призначені виконавці, терміни і обсяг робіт;
• в кінці наради необхідно обов`язково озвучити вжиті заходи і рішення.

Слід враховувати, що наради бувають двох видів: оперативні і планові. При підготовці оперативної наради (яка проводиться за певним графіком), секретар повинен зайнятися запрошенням учасників, оповіщенням керівника про неявившихся і з`ясуванням причин відсутності. Під час проведення оперативної наради секретар повинен перебувати в приймальні і здійснювати прийом дзвінків і відвідувачів.

При проведенні планового наради (засідання) з великим числом учасників підготовка починається за 1,5-2 тижні до його проведення і включає в себе наступні етапи:

• призначення дати, часу і місця проведення наради;
• складання порядку денного, списку учасників і доповідачів;
• виконання робіт, які можуть знадобитися перед початком наради;
• складання тексту запрошення.

Особливий вид наради є так званий «мозковий штурм». Така нарада проводиться в разі, коли необхідно вирішити складну проблему, знайти вихід із заплутаної ситуації, прийняти відповідальне рішення.

Самокоучінг для помічника керівника: 8 корисних інструментів

Для даної наради необхідно сформулювати одну задачу - найважливішу і вимагає невідкладного рішення. Чим менше співробітників братиме участь в нараді, тим швидше вдасться знайти рішення. Час, відведений на цей захід, також має бути строго обмежена. Ви здивуєтеся, коли дізнаєтеся, як обмежений термін стимулюють прийняття рішень. Рішення, що висуваються в рамках таких нарад, повинні бути саме колективними. Тобто кожне висунуте рішення повинно обговорюватися з урахуванням пропозицій саме всіх учасників. Як правило, саме поправки, внесені більшістю, дозволяють знайти найправильніше і потрібне рішення.

Адміністративна підтримка керівника по організації ділових поїздок

Організація поїздок керівника є одним з найскладніших етапів роботи секретаря, особливо коли це стосується поїздок в інші країни. В останньому випадку найскладнішим і клопітно процесом може виявитися оформлення візи. Давайте розберемося, як не допустити помилок на цьому етапі.

Для оформлення візи необхідно зібрати пакет документів, які запитує посольство. Щоб заощадити час, рекомендуємо спершу відвідати сайт посольства і ознайомитися з вимогами та умовами видачі віз. Після цього необхідно зателефонувати в посольство - іноді посольства не встигають розміщувати на сайті змінені вимоги.

Варто запам`ятати! Розмови з посольством (в тому числі і запис на подачу документів) платні. Рахунки виставляються на фізичну особу і оплачуються через банк. Якщо ви не оплатите рахунок вчасно, то в наступний раз вам не нададуть інформацію і не запишуть на подачу візи, навіть якщо ви звернетеся в інше посольство - у посольств єдина база даних.

Відео: Разведопрос: Ігор Пихалов про радянсько-фінських відносинах в період з 1917 по 1939 рік

Під час дзвінка уточніть, хто, де і на яких умовах може подати документи (наприклад, може знадобитися довіреність) на візу, в якій валюті і де оплачують візовий збір (іноді посольства приймають оплату через банки - в цьому випадку не забудьте взяти з собою підтвердження платежу) і на яке число ведеться запис в даний момент. Під час туристичного сезону запис може вестися на три тижні вперед. Можливо, має сенс записатися відразу. Якщо документи не подаються вчасно, ніяких санкцій не передбачено, просто вам доведеться записуватися ще раз.

Готуємо керівника до відрядженні

Якщо ви не встигли зібрати всі документи, можна спробувати домовитися, щоб вам дозволили принести відсутні документи пізніше або в день отримання візи або відправити їх по електронній пошті або по факсу. Це не означає, що в посольстві підуть вам назустріч, але це можливо, особливо в тому випадку якщо людина подає документи на візу в даний посольство не в перший раз.

На сайті посольства можна скачати форму анкети, яку потрібно заповнити, уважно ознайомившись з інструкцією по її оформленню.

Візи бувають двох видів: ділові і туристичні.

Для отримання туристичної візи досить запросити візову підтримку у готелю, в якому ваш керівник планує зупинитися. Часто вона видається виключно на ті дати, на які заброньовано номер в готелі.

Відео: Разведопрос: Єгор Яковлєв про Жовтневу революцію

Для отримання ділової візи потрібно запрошення від ділових партнерів. Процедура отримання ділової візи зазвичай складніше, ніж туристичної: посольство запитує підтвердження ділових контактів (договори, рахунки, виписку з реєстрів та ін.), Тому для одноразового виїзду часто оформляють туристичну візу через готель. Але якщо ваш керівник планує відвідувати країну часто, краще оформити ділову візу, особливо якщо врахувати, що людям, які в`їхали в країну по туристичній візі, заборонено займатися на її території комерційною діяльністю.

Слід пам`ятати, що посольства не працюють не тільки в російські свята, а й у святкові дні країни, що представляється. Особливо цей факт слід враховувати в грудні-січні, коли тривалість свят досягає трьох тижнів.

Далі необхідно забронювати готель. Для цього необхідно знати, в якій частині міста більшу частину часу буде проводити ваш керівник у відрядженні. Пошук і бронювання готелю краще здійснювати на спеціальних сайтах, які містять карти міст. Також поцікавтеся, які умови бронювання в цьому готелі. При необхідності запросити візову підтримку від готелю, рекомендуємо сповістити співробітників по телефону або електронній пошті, вказавши зворотну електронну адресу. Отриманий документ необхідно роздрукувати в двох примірниках: один буде потрібно для посольства, другий можуть запросити при перетині кордону. Не забудьте замовити трансфер для вашого керівника, який зустріне його в аеропорту. Як правило, більшість готелів пропонують дану послугу. Якщо ваш керівник здійснює регулярні поїздки в один і той же місто, то радимо домовитися з готелем про спеціальний обслуговуванні. Це дозволить завчасно бронювати номер без внесення передоплати.

• Протокол загальних зборів працівників про обрання представників трудового колективу (бланк) .doc
• Положення про відрядження (бланк) .doc
• Посадова інструкція секретаря керівника (бланк) .doc