Інформаційна підтримка керівника

Відео: Інтерв`ю з керівником сектору інформаційної підтримки сайтів

Посада секретаря керівника має на увазі надання інформаційної підтримки, яка важливою частиною в роботі всієї організації. Давайте розберемося, що відноситься до інформаційної підтримки, як її правильно організувати і в які терміни.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

що включає в себе інформаційна підтримка керівника-
як правильно організувати інформаційну підтримку керівника-
важливість термінів в інформаційній підтримці керівника.

Успішна діяльність організації в сучасних умовах неможлива без інформаційного забезпечення з питань, що належать як безпосередньо до діяльності підприємства, так і до загальної економічної і політичної ситуації в країні.

Що включає в себе інформаційна підтримка керівника

Інформаційну підтримку можна умовно розділити на дві складові: Інформаційна підтримка керівника

сукупність процесів з підготовки інформації і доведення її до споживачів для вирішення різних завдань;
єдина система класифікації та кодування інформації в сукупності з єдиною системою документації, методами і засобами організації масивів інформації.

Сучасні дослідження показали, що секретар в середньому витрачає від половини і до 90% усього робочого часу на обмін інформацією, що відбувається під час нарад, зустрічей, ділових бесід, переговорів, читання різних документів і т.д. І цей процес є необхідністю, оскільки інформація дає управлінцю не тільки обізнаність, а й реальну владу, коли мова заходить про бізнес. Тому так важливо, щоб інформація, яку передає секретар своєму керівнику, була достовірною і отриманої з надійних джерел.

Передача інформації про діяльність організації та поточний стан керівнику і обмін інформацією між усіма структурними підрозділами здійснюється за допомогою сучасних засобів зв`язку.

Які переваги у вітчизняного програмного забезпечення в порівнянні з іноземним?

Як організувати інформаційну підтримку керівника

Головним організаційним моментом інформаційної підтримки є не стільки сам факт інформування, скільки отримання інформації в тому вигляді, який дозволить зберегти її зміст без спотворень і залишиться наочним для сприйняття. Тому важливо, що інформація доходила до керівника в обробленому і підготовленому вигляді.

На сьогоднішній день багато великих і успішно розвиваються компанії створюють цілі підрозділи, відповідальні за забезпечення інформаційної підтримки. Як правило, називається даний підрозділ інформаційно-аналітичним відділом або відділом маркетингу. У другому випадку дане підрозділ виконує інформаційно-аналітичні завдання поряд зі своїми прямими функціями.

Вся інформація, яка надходить до служби інформаційного забезпечення, може і повинна розглядатися як маркетингова, тому що відбирається виключно в інтересах підприємства. Основним завданням служби можна назвати якісний відбір і правильний розподіл інформації по споживачам. Метою ж даної роботи є оперативне надання якісної інформації в максимальному обсязі керівнику організації і іншим підрозділам. Найбільш важливу інформацію (необхідну для прийняття важливих рішень, для отримання своєчасних рекомендацій і пропозицій) слід передавати максимально швидко і в повному обсязі.

Сервіс Evernote. Підвищуємо особисту продуктивність

Ефективність стратегії маркетингу, реалізація його цілей залежать від якості інформації, на основі якої ця стратегія розвивається. Тому основним завданням участі інформаційної служби в маркетинговій компанії організації є створення і підтримання системи даних, що забезпечує оперативне надходження достовірної інформації, необхідної для здійснення успішної маркетингової діяльності компанії. Ця інформація повинна висвітлювати попит на певні товари та послуги, містити характеристики можливих конкурентів, а також зовнішніх умов, в яких протікає маркетингова діяльність організації (структура, етапи розвитку, правові та економічні вимоги і т.д.).

Якщо мова йде про невелику організації, то, як правило, інформаційно-аналітична служба відсутня, а її функції виконує секретар керівника. Більш того, деякі великі організації помилково нехтують необхідністю створення такої служби і також доручають дані обов`язки секретаря. Дане рішення може призвести до низької ефективності маркетингової стратегії, а відповідно і до витрат.

Інформаційно-аналітична служба є основним центром, в якому збирається, обробляється та аналізується найрізноманітніша зовнішня інформація. Те ж справедливо і по відношенню до внутрішньої інформації. Велика частина внутрішньої інформації потрапляє в неї з інших підрозділів організації і представлена в обробленому і підготовленому для аналізу вигляді.

Відео: lecture_menobr_04.wmv

Терміновість в інформаційній підтримці керівника

У наш час активний розвиток бізнесу і сфери інформаційних технологій призвело до збільшення обсягів інформації в десятки разів і заодно підвищило їхню соціальну значимість. Саме тому на сьогоднішній день ядром інформаційної системи будь-якої організації є корпоративне зберігання даних. Більш того, до такої системи ставлять високі вимоги щодо забезпечення швидкого доступу до інформації, а також щодо безпеки та збереження.

Останнім часом різко збільшилася кількість компаній, які усвідомлюють необхідність модернізації та вдосконалення існуючого корпоративного сховища даних таким чином, щоб воно стало інструментом управління бізнесом і його аналізу.

Як не потонути в морі інформації. Ефективна робота з інформацією

Але впровадження інформаційних систем в РФ проходить не так гладко як в США, де корпоративні інформаційні системи дозволяють значно знизити витрати і збільшити ефективність роботи підприємств.

Слід зазначити, що необхідність «виправлення помилки» та впровадження автоматизованих інформаційних систем вже давно назріла. Вони допоможуть значно підвищити конкурентоспроможність організацій. Впровадження даних систем необхідно не тільки для застосування інформаційно-комунікаційних технологій, а й для досягнення цілей довгострокового розвитку організації.