Персональний асистент - нелегка робота

Якщо керівник спрацювався зі своїм персональним асистентом, йому, мабуть, простіше розлучитися з дружиною, ніж зі своїм помічником. Особистий асистент не тільки вирішує масу робочих питань і є правою рукою керівника, але іноді стає помічником і в особистих справах, якщо потрібно придбати квитки на літак, спланувати відпустку і вирішити інші супутні питання. Сьогодні обговоримо, які складнощі в роботі виникають у персональних асистентів керівників і як їх подолати.

Посадові обов`язки секретаря або персонального асистента можуть сильно відрізнятися в залежності від компанії. І назва посади теж може різнитися. Розберемося, який функціонал роботодавець може закривати посадою «персональний асистент».

Посадові обов`язки персонального асистента керівника

Це далеко не повний список обов`язків персонального асистента. Як бачимо, список досить великий, а вимоги до якостей співробітника і зовсім на рівні непоганого керівника. Дійсно, перед персональним асистентом керівника часто встають нетривіальні завдання. Які ж і як їх вирішити.

Читайте в електронному журналі:

Керівник-жінка і керівник-чоловік: як з ними взаємодіяти?
Публічні виступи без стресу
«Досягти успіху в професії мені допоміг іноземну мову»

Складнощі в роботі персонального асистента

Керівник персонального асистента - людина складна і цікава. Цьому рівню доводиться відповідати. Персональний асистент повинен презентабельно виглядати, але і вміти спілкуватися, мати широкий кругозір і жвавий розум. Для успішного спілкування важливо, щоб персональний асистент і його керівник були сумісні психологічно.
Персональний асистент повинен бути в курсі справ компанії і орієнтуватися у поза. Для цього йому знадобляться хороша пам`ять, ерудиція, освіту, аналітичний склад розуму.
Персональний асистент коммуницирует з усіма співробітниками. Щоб знаходити з усіма спільну мову, необхідно бути харизматичним і комунікабельним. Персональний помічник повинен ужитися з робочим колективом, а не тільки з керівником компанії. Керівники часто мають склад інтровертів і не налаштовані спілкуватися з іншими співробітниками. Персональний асистент стає ретранслятором волі свого керівника.
Робота особистого помічника ненормована, як і праця самого керівника. Вимкнути телефон не можна навіть в неробочий час, а якщо необхідно, і приїхати на роботу або виконати термінове доручення.
Іноді персональний асистент змушений приймати термінові рішення без керівника. Така самостійність вимагає високої відповідальності і обізнаності.
Персональний помічник знає багато і про керівника, і про співробітників компанії, але зберігає повну конфіденційність цієї інформації.
Психологічна сумісність і лояльність компанії і керівнику з досвідом перетворюється в розуміння з підлозі слова.
Персональний асистент вміє організувати не тільки свого часу, але і час шефа.
Передбачливість і вміння передбачити хід подій роблять персонального асистента незамінним помічником керівника в справах: на важливих зустрічах, в поїздках і в інших робочих ситуаціях.
Терпіння до витівок і непостійності керівника, вміння співпереживати і відчувати його настрій - важлива риса. Персональний асистент повинен бути готовий до того, що керівник не завжди в гарному настрої або зацікавлений в результатах праці свого підлеглого.
Персональний асистент не прив`язаний до одного місця, він часто в роз`їздах разом з керівником або їздить поодинці за дорученням начальника за кореспонденцією, яку не можна довірити кур`єру, а також за іншими дорученнями.
Керівник може звернутися до свого ассітенту з питаннями про користування оргтехніки, комп`ютера, офісних та інших програм, гаджетів. Потрібно бути в курсі новинок і знати офісні технології на п`ять з плюсом.
Іноді керівник доручає співробітнику нестандартні і особисті завдання. Виконувати їх чи ні - особиста справа кожного. Але краще, якщо це нічого не коштує, все таки організувати особисту зустріч або поїздку, навести довідки про що-небудь за межами ділових відносин, наприклад, про будь-яке хобі.
Іноді персональний асистент потрапляє в епіцентр конфліктів. Він повинен знати основи конфліктології та вміти вирішувати складні психологічні ситуації, розряджати обстановку, виступати медіатором у відносинах гендиректора і топів, партнерів та інших учасників робочих відносин.
Знижки, якість обслуговування, способи економії - все це повинен знати персональний асистент, щоб в поїздці керівник міг насолодитися кращими ресторанами, орендувати іномарку за оптимальною ціною і так далі.

Робота персонального асистента - це нові завдання і виклики щодня. Якщо вам це в радість, ви відповідаєте всім вимогам професії, дерзайте, посаду помічника керівника пропонує велике поле для експериментів, кар`єрного та особистісного росту.

Читайте на порталі:

Як розкрити свій потенціал на робочому місці? Техніки та алгоритми в допомогу асистентові керівника
Міфи про професії персонального асистента
Тайм-менеджмент для секретаря

Юридичний