Діловодство компанії

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• чи є відмінності між діловодством і документообігом?
• які цілі і завдання діловодства компанії?
• як вибрати оптимальну форму діловодства?
• що включає система діловодства компанії?
• які тенденції сучасного діловодства?

Діловодство компанії і документообіг: в чому різниця?

Будь-яка компанія в процесі своєї діяльності створює величезну кількість офіційних документів. Порівнянне кількість документації вона отримує ззовні: від партнерів, контрагентів, клієнтів, постачальників. Закономірно виникає потреба організувати і систематизувати цей обсяг інформації і процеси роботи з ним.

Поняття діловодства та документообігу часто плутають або просто об`єднують в одне. Насправді між ними є певні відмінності. Фіксація інформації на певному носії, тобто діяльність по створенню документації, відноситься до сфери діловодства. Проте, в це поняття часто включають і інші функції, наприклад, організацію роботи з документами, що дозволяє віднести його до видів управлінської діяльності. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »під цим терміном розуміє" діяльність, що забезпечує документування, документообіг, оперативне зберігання і використання документів ".

Як вести діловодство за зверненнями громадян?

Що стосується документообігу, то це швидше за рух службової документації, всі процеси, що знаходяться між їх створенням і знищенням. ГОСТ визначає цей термін як "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення". Фактично документообіг є частиною діловодства та вибудовується на його основі.

Цілі і завдання діловодства компанії

Основною метою діловодства компанії вважається інформаційне забезпечення управління. Синонімом даного терміну є "документаційне забезпечення управління" або ДОУ. Будь-який документ, створений в організації, спрямований на вирішення наявної або з`явилася проблеми. Своєчасні і вірні стратегічні і тактичні рішення, в свою чергу, визначають життєздатність компанії. Таким чином, документування інформації лежить в основі управлінських процесів. Інформація - це найважливіший ресурс виробництва. Її якість є визначальним показником якості управління, тому що всі адміністративні рішення базуються на інформації, офіційної документації.

Мета діловодства компанії дозволяє визначити і його основні завдання:

• створення документів, тобто фіксація інформації на паперовому або електронному носії;
• реєстрація створених і надійшли ззовні документів;
• передача для подальшого виконання;
• оборот документів, потрібних для прийняття управлінських рішень;
• систематизація та уніфікація процесів;

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Ефективне діловодство відповідає принципам оперативності, високої якості і доцільності, раціональності документообігу. Актуальною тенденцією в цій сфері можна вважати поступовий перехід до електронної форми, тобто застосування безпаперових технологій комунікації.

форми діловодства

Діловодство компанії можна умовно розділити на два види: спеціальне і загальне. Перший вид обслуговує основні функції організації, його спеціальну діяльність, спрямовану в зовнішнє середовище. Його об`єктами виступають виробничі та облікові документи. Що стосується загального діловодства, воно документує управлінську діяльність, сприяє реалізації адміністративних завдань.

Залежно від масштабів організації, її структури, специфіки та інтенсивності діяльності, приналежності до тієї чи іншої галузі визначається найбільш ефективна форма діловодства:

Централізована (передбачає виконання всіх операцій по роботі зі службовими документами в одному структурному підрозділі: службі документаційного забезпечення, канцелярії, у секретаря);

Децентралізована (кожен структурний підрозділ виконує однотипний набір функцій по обробці документації, тобто діловодних процесів розподілені між підрозділами);

Комбінована (об`єднує ознаки централізованої і децентралізованої форм діловодства за рахунок передачі частини функцій структурних підрозділах, в той час як інша частина виконується централізовано);

Вибір оптимальної форми залежить від обсягів документообігу. Наприклад, невеликим компаніям доцільно використовувати централізовану форму, тому що вона спрощує контроль і дозволяє найбільш ефективно організувати роботу діловодного персоналу. Для великих компаній така форма не підійде, тому що їх складна структура не дозволяє об`єднати всі процеси в одному підрозділі. Раціональним вибором в цьому випадку буде децентралізована форма діловодства компанії. Найбільш поширеною все ж вважається змішана форма, коли прийом кореспонденції, реєстрацію і контроль виконання здійснює фахівець з ДОП, а за їх зберігання і формування справ - представники підрозділів.

Система діловодства компанії

Ефективна робота з документами в межах організації можливо тільки за умови існування системи ДОУ. Подібна система - це сукупність загальноприйнятих правил роботи зі службовою документацією і прийомів, доцільних для конкретної компанії.

Відео: Семінар: "Кадрове діловодство для початківців" Дмітріщук С.А

Система діловодства складається з чотирьох базових елементів:

• єдині для всієї компанії, уніфіковані правила роботи (інструкція по ДОУ);
• налагоджений документообіг;
• система реєстрації та обліку всіх видів документів (вхідна та вихідна кореспонденція, внутрішні службові документи);
• організація зберігання відповідно до номенклатури справ;

Серед факторів, що впливають на формування системи можна виділити:

• діючу державну і внутрішню організаційну нормативно-методичну базу;
• традиції роботи, характерні для певної країни або сфери діяльності;
• затверджені адміністрацією правила роботи;
• рівень компетенцій співробітників служби документаційного забезпечення.

Відео: Облік кореспонденції і діловодство вхідної пошти в компанії або ІП

Тенденції сучасного діловодства

Для сучасного діловодства характерно злиття традицій і нових технологій. Все активніше застосовуються інформаційні технології, паперові документи поступаються місцем електронним. Змінам піддається і нормативно-правова база.

Основною тенденцією розвитку сучасного діловодства можна вважати використання в сфері управління документами принципів менеджменту якості. Так, наприклад, своє застосування знайшов принцип постійного поліпшення Демінга «Плануй - Зроби - Перевір - Дій». Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Action) дозволяє здійснювати управління і забезпечувати необхідну якість. У діловодстві компанії він також спрямований на постійне поліпшення і оптимізацію процесів.

Інструкція з діловодства. Терміни, визначення та скорочення

Відео: Кадровий облік "з нуля"

Політика і регламент процесів розробляються на першому етапі. Згодом все управління приводиться у відповідність до чинного законодавства, його нормативними вимогами. Всі адміністративні процеси в області роботи з документами підкоряються загальним державним нормам і локальним нормативним актам організації. При цьому внутрішні правила не розходяться з законодавством. На даному етапі необхідний збір документальних підтверджень виконання перерахованих вище вимог. Далі проводиться аналіз ефективності системи і визначаються оптимальні заходи її корекції та покращення. Заключний етап циклу включає введення в дію запланованих виправлень і поліпшень.

Цикл Демінга дозволяє підвищити ефективність діловодства компанії та інтегрувати управління документами в системи менеджменту якості, інформаційної безпеки, охорони праці та інші адміністративні процеси.

Швидкий розвиток інформаційних технологій стало причиною революційних змін в діловодстві та документообігу. Важкі проблеми сучасного бізнесу потребують реалізації всіх доступних можливостей. Діловодство компанії давно вийшло за рамки діяльності по документуванню і забезпечення документообігу. Воно все частіше виконує адміністративну функцію, служить інструментом комунікації. Управление компанией базується на діловодних процесах і безпосередньо залежить від їх якості.