Документаційне забезпечення управління в 2017 році

Кожна організація має потребу в якісному документационном забезпеченні своєї діяльності. Це значно полегшує управлінські процеси і прискорює роботу компанії в цілому. Щоб грамотно організувати документообіг компанії необхідно для початку розібратися в основах документаційного забезпечення. У даній статті ми більш детально розберемо, що таке документальне забезпечення управління і для чого воно потрібне.

Далі ми розповімо:

що таке документальне забезпечення управління (ДОП) -
які завдання вирішує доп-
як грамотно організувати ДОУ в компанії в 2017 році.

Що таке документаційне забезпечення управління

Організація роботи з документами, без сумніву, є необхідним і важливим елементом процесу управління і прийняття управлінських рішень, значно впливає на ефективність і продуктивність управління.

Відео: Діловодство

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Документаційне забезпечення управління або діловодство - це вид діяльності, завдяки якому забезпечується документування та організація роботи з офіційними документами. Відповідно до Держстандарту Р 51141-98 терміни «документаційне забезпечення управління» і «діловодство» можуть використовуватися як синоніми, проте між ними є певні відмінності. Термін «діловодство» використовується для опису організаційної сторони роботи компанії і пов`язаний з традиційними способами поводження з документами, а «документаційне забезпечення управління» використовується більше коли мова йде про інформаційно-технологічної складової в сучасній організації діловодства. Його краще вживати, коли мова йде про комп`ютерні технології роботи з документами.

ДНЗ включає в себе не тільки операції по створенню документів і організації роботи з ними, а й їх зберігання як поточного, так і довгострокового.

Ухвалення управлінського рішення в організації пов`язано з отриманням інформації, її обробкою, аналізом, підготовкою і власне самим прийняттям рішення. Даний процес тісно пов`язаний з ДОУ.

Професійний стандарт для служб ДОУ і секретаріату. Відповідаємо новим вимогам!

Для досягнення бажаного економічного ефекту важливим фактором є якість інформації, її складність, вартість, оперативність отримання та обробки. І якщо в організації немає чітко налагодженого процесу роботи з документами, то в результаті страждає управління компанією, адже воно залежить від швидкості, якості та достовірності інформації відображеної в документах.

Які завдання вирішує ДОУ

Можна виділити три основні завдання, які вирішує документаційне забезпечення управління.

Перше завдання полягає в документуванні, а саме, в складанні, оформленні узгодженні і виготовленні документів.

Друге завдання полягає в організації роботи з документами в процесі здійснення управління.

І третє завдання полягає в систематизації архіву документів.

Перші етапи діловодства в організації

Для організації ДОУ створюється спеціальна служба, яка має права самостійного структурного підрозділу. Дана служба повинна вирішувати кілька основних комплексів задач. Вона повинна забезпечити документування управлінської діяльності, організувати роботу з документами в установі та постійно вдосконалювати методи роботи з документами і їх форми.

Відповідно до цього можна визначити функції служби ДОУ. Вона займається розробкою, оформленням і виготовленням бланків- забезпечує тиражування і копіювання документів-а також контролює якість підготовки і проектування всіх бланків, паперів і документів, дотримуючись при цьому всі встановлені етапи їх узгодження і запевнення.

Відео: Судова практика в частині визнання правомочності електронних документів

Як грамотно організувати ДОУ в компанії в 2017 році

Для грамотної організації роботи з документами необхідно виконати ряд важливих функцій, вирішальних вищезгадані завдання.

По-перше, необхідно щоб був встановлений єдиний порядок документообігу в компанії.

По-друге, повинна бути організована супровідна обробка вхідних і вихідних документів, при цьому слід реєструвати і вести облік зовнішнього і внутрішнього потоку документів.

Відео: Урок 4. Нормативні положення з документаційного забезпечення управління. Частина 2

По-третє, необхідно забезпечити контроль над виконанням документів.

І останнє, але не менш важливе, необхідно організувати зберігання і використання документів, їх систематизацію, а також організувати роботу зі зверненнями громадян.

Документний грамотність управлінського персоналу

При цьому на всіх етапах роботи з документами необхідно забезпечити захист і збереження інформації.

З ростом компанії, зі збільшенням її масштабів і чисельності співробітників, питання про ефективність документаційного забезпечення управління стає все більш гострим.

Багато компаній в певний момент усвідомлюють важливість і необхідність вдосконалення ДОП, і найбільш очевидним рішенням стає автоматизація даного процесу і впровадження електронного документообігу (ЕДО). Перед цим керівнику організації слід уважно ознайомитися з поточними бізнес - процесами всієї компанії.

Щоб уникнути поширених помилок при спробі автоматизації діловодства, слід почати з поетапної автоматизації окремих робочих місць. В першу чергу бажано впровадити ЕДО в бухгалтерію та відділ, який займається фінансами, так як найбільше різних документів осідають саме в цих місцях.

Необхідно також створити план, за яким буде здійснюватися робота, розрахувати кількість ресурсів і встановити тимчасові рамки. Для великих і великих компаній впровадження ЕДО обходиться дорого і займає тривалий час, навіть при автоматизації декількох процесів. На маленьких підприємствах, в яких і документообіг відповідний, для оптимізації документообігу в організації можна обмежитися звичайною базою даних (Access, Excel або інший).

Юридичний