Документаційне забезпечення в 2017 році

Відео: Військові пенсії в 2017 році

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які цілі стоять перед документаційне забезпечення в 2017 році?
• які основні функції служби ДОУ?
• як виглядає сучасна структура служби документаційного забезпечення?

Документаційне забезпечення в управлінні: цілі та завдання

Під документаційне забезпечення, як правило, розуміють всі види діяльності, що стосуються документування та управління документацією в будь-якій організації. Кожна компанія в ході своєї діяльності відчуває постійну необхідність фіксувати інформацію, передавати її від одного структурного підрозділу іншому, аналізувати дані про організовувати їх зберігання. Даний вид діяльності знаходиться в зоні відповідальності окремого структурного підрозділу підприємства - служби документаційного забезпечення управління. Навіть якщо служба ДОУ не виділена в структурі організації, її функції виконує секретаріат, канцелярія або окремі відповідальні особи.

Документаційне забезпечення тісно пов`язане з управлінськими процесами. Це обумовлено тим, що прийняття зважених адміністративних рішень неможливо без відповідної інформаційної бази. Аналітика, прогнозування, менеджмент організації потребують точних даних. Якість рішень безпосередньо залежить від точності і достовірності вихідної інформації. Велике значення також мають такі критерії як кількість, оперативність прийому-передачі даних, ступінь складності, організація пошуку та вартість інформації. Таким чином, від ефективності документаційного забезпечення залежить діяльність компанії.

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості роботи з електронними документами»

Цілі документаційного забезпечення в управлінні зводяться до реалізації певних технологічних, організаційних, контрольних та методичних функцій. До основних завдань діловодства можна віднести документування (виготовлення документів), організацію роботи з документами і систематизацію їх архіву. Служба ДОУ відповідає за забезпечення єдиного порядку роботи з інформаційними потоками компанії. Її ефективна робота сприяє скороченню документообігу, оптимізації і прискорення діловодних процесів.

Відео: ІНДЕКСАЦІЯ ПЕНСІЙ ПРАЦЮЮТЬ ПЕНСІОНЕРАМ в 2017 РОЦІ

Функції служби ДОУ

Документаційне забезпечення в 2017 році необхідно для ефективного управління, тому що воно сприяє реалізації ряду найважливіших завдань будь-якої компанії. В першу чергу, це документування адміністративної діяльності організації. Не менше значення має організація роботи з документами з моменту їх створення до передачі в архів. Крім того, документальне забезпечення допомагає вдосконалювати форми і методики роботи з інформацією, оптимізувати діловодних процесів.

Функції служби документаційного забезпечення управління порожниною визначаються перерахованими вище завданнями.

документування:

• розробка типових документів;
• проектування бланків та форм;
• виготовлення, копіювання і тиражування;
• контроль узгодження і посвідчення.

Організація роботи з документами:

Відео: Підсумки Підвищення Пенсії в Росії 2017 році

• розробка єдиних правил документообігу компанії;
• реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, її обробка;
• облік документів і контроль за їх виконанням;
• систематизація, зберігання, пошук і використання документів;
• захист корпоративної інформації.

Оптимізація форм діловодства:

• підготовка нормативної та методичної документації;
• контроль за виконанням рекомендацій і виконанням правил діловодства;
• навчання і консультування персоналу;
• вдосконалення документообігу, розробка нових методик;
• підготовка інформаційної бази для проектування автоматизованих систем і баз даних.

Структура служби документаційного забезпечення

Всі аспекти діяльності в служби документаційного забезпечення визначає Положення про службу ДОП, затверджене в компанії. У ньому закріплено порядок утворення підрозділу, його місце в ієрархічній структурі підприємства, правовий статус, необхідний рівень компетенцій його співробітників.

Відео: З 1 квітня 2017 року проіндексовані пенсії

Оптимальна форма організації документаційного забезпечення визначається залежно від характеру діяльності установи, його структури, наявності у компанії філій і представництв, чисельності адміністративного апарату, обсягів документообігу.                      

Для компаній з лінійно-функціональної організаційної структурою доцільно використовувати централізовану форму організації діловодства, тобто зосередити всі операції в одному підрозділі, сформувавши єдиний масив документів компанії. Це допоможе прискорити пошук документів і оптимізувати довідкову роботу.

Технологія роботи з документами. документообіг

Якщо структурні підрозділи установи роз`єднані територіально або мають вузьку спеціалізацію, для нього оптимально використовувати децентралізовану форму організації документаційного забезпечення, створивши в кожному з підрозділів свою службу ДОУ.

Найбільш поширеною все ж є змішана форма, при якій діловодних операції виконуються як спеціалізованою службою, так і функціональними підрозділами установи.

Посади працівників служби ДОУ визначаються «Класифікація професій робітників, посад керівників, фахівців і службовців». У загальному випадку можна виділити три основні структурні елементи даного підрозділу:

Керівник або завідувач документаційне забезпечення займається плануванням і розподілом роботи, підбором кадрів, координацією і контролем діяльності служби.

До даної категорії можна віднести документознавців, референтів, секретарів, архівістів і редакторів. Ці співробітники виконують основні технологічні і оперативні завдання, пов`язані з діловодством, займаються аналізом інформації, беруть участь в розробці нормативно-методичної бази і розробляють проекти документів організації.

Технологія роботи з документами. документообіг

Співробітники даної категорії відповідають за передачу інформації, облік і доставку кореспонденції, фіксацію документальних потоків, зберігання документів. В їх число входять експедитори, технічні секретарі і кур`єри організації.

Документаційне забезпечення виконує роль бази для прийняття управлінських рішень, допомагає аналізувати і прогнозувати діяльність організації. Специфіка документаційного забезпечення в 2017 році визначається постійним зростанням обсягу документів. Незважаючи на впровадження електронного документообігу, діловодство продовжує вимагати значних трудових витрат. У сукупності з дефіцитом підготовленого персоналу, це може привести до негативних наслідків для будь-якої організації, яка не приділяє належної уваги власній службі ДОП.