Роль служби доу в організації

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• що являє собою служба доп-
• роль і функції служби ДОУ в організації.

Відео: Олена Екжанова інклюзивна освіта в ДОУ

Найчастіше керівники організацій, що не мають служби ДОУ в компанії, сумніваються в її необхідності. Багато хто вважає недоцільним витрачати кошти на утримання цілого відділу, завдання якого полягає в роботі з документами. У даній статті ми доведемо, що це помилкова думка і що наявність такої служби може виявитися дуже корисним.

служба ДОУ

Служба ДОУ є структурний підрозділ організації, завданням якого є документальне забезпечення управління (ДОП). Однак, слід зазначити, що це не єдина роль даної служби в компанії. Співробітники даного відділу здійснюють практично всі види робіт з документами організації, але про це по порядку. Дана служба може існувати в організації під різними назвами - це не змінює її призначення і роль.

На насправді не принципово, чи буде у вашій організації існувати служба ДОУ під такою назвою або вона буде перейменована. На даний час багато керівників компаній використовують більш сучасні назви для відділів і структурних підрозділів, що виконують роль даної служби. Однак при виборі назви необхідно враховувати наступні фактори:

• структуру підрозділу (чи це маленький відділ, що складається з 3-5 співробітників, або велике підрозділ з власної внутрішньої структурою);
• наявність в компанії підвідомчих філій, організацій, представництв та відділень;
• запам`ятовуваність і розуміння сенсу і ролі даної служби.

Як уже зазначалося, на практиці використовуються різні назви служби ДОУ. В останні роки з`явилися більш сучасні назви, наприклад, відділ (департамент) управління документами (за аналогією з такими назвами, як відділ управління персоналом, відділ управління перевезеннями і ін.).

Ця назва привабливо тим, що слово «управління» підкреслює, що діловодство (документаційне забезпечення) - це така ж функція управління, як управління персоналом, управління фінансами, матеріальними ресурсами та ін.

Служби ДОУ, що мають внутрішню структуру у вигляді відділів, секторів, груп та ін., Як правило, також називаються департаментами або управліннями (департамент діловодства, управління документаційного забезпечення, департамент управління документами, управління справами та ін.).

Такі назви характерні для великих і середніх організацій, що мають значний документообіг і підвідомчі організації. Невдалою назвою для служби діловодства є назва «загальний відділ», оскільки з слова «загальний» ніяк не випливає, що мова йде про підрозділ, що забезпечує роботу з документами.

Роль і функції служби ДОУ

Відзначимо, що перш ніж визначитися з завданнями даної служби, необхідно розуміти цілі, для яких дана служба створювалася в організації. В даному випадку метою можна назвати формування повноцінного документального фонду організації та наявність механізму, що підтримує його. Щоб зрозуміти, якими будуть завдання служби, рекомендуємо задатися питанням: а що необхідно для того, щоб досягти цієї мети?

Відео: Кузнєцова С.С. | Нормативна база дошкільної освіти

Давайте розглянемо зразкове положення про службу ДОП, в якому згаданий ряд завдань, що вирішуються цією службою:

• 2.1.1. вдосконалення форм і методів роботи з документами;
• 2.1.2. забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі в відомчий архів відповідно до ГСДОУ, ГОСТами і іншими діючими нормативами;
• 2.1.3. скорочення документообігу, кількості форм документів і документів;
• 2.1.4. розробка і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і підвідомчій системі (для організацій, що мають підвідомчу систему), прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, спрямованих на реалізацію діяльності організації ".

Більш того, у багатьох організаціях саме цей відділ відповідає за розробку і введення різних нормативних документів, що регулюють трудову діяльність в компанії, посадові інструкції, різні регламенти та порядки, що регулюють роботу з документами на всіх етапах і у всіх структурних підрозділах організації. Також саме служба ДОУ відповідає за забезпечення ефективного документообігу.

Відзначимо, що наявність даної служби значно спрощує процес роботи з документацією і береже робочий час багатьох співробітників. Погодьтеся, набагато вигідніше, якщо бухгалтер буде витрачати свій робочий час на свою безпосередню роботу, а усією документацією займеться співробітник, спеціально найнятий для даної роботи.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Професійний стандарт для служб ДОУ і секретаріату. Відповідаємо новим вимогам!
2. Перші етапи діловодства в організації
3. Документний грамотність управлінського персоналу