Мотивація секретаря

У листах наших читачів часто говориться про те, що в роботі їх приваблюють: відповідальність, усвідомлення значущості виконуваних ними функцій для всієї компанії-взаємодія зі співробітниками, партнерами і клієнтами фірми. Тим самим вони розкривають свою мотивацію. Що таке мотивація? Як можна мотивувати вас і яким чином можете мотивувати ви (інших співробітників, колег і ... навіть керівника)?

Мотивація - поняття психології бізнесу. Макс Еггерт, психолог світового рівня, пише: «Мотивація - це щось на зразок медузи. Всі знають, що це таке, але описати і визначити "це" важко. Незважаючи на всі труднощі, поняття мотивації виявилося дуже стійким, хоча і не таким суворим, як хотілося б. Теорію мотивації продовжують використовувати як інструмент розуміння людини, вдосконалення управління. Знання цієї теорії допомагає людям - від найстарших до наймолодших по положенню і посади - віддати роботі свої кращі здібності і досягти кращих результатів ». Звичайно, кожна людина індивідуальна і неповторний, але існують загальні закони психології, психології бізнесу, трудової діяльності.

Мотивація - процес, який надихає людину і визначає його поведінку.

Кожній людині потрібно розуміти свою мотивацію, щоб успішно побудувати життя і кар`єру. Не менш важливо і організації управляти персоналом виходячи з мотивації кожного співробітника, щоб правильно визначити його місце в організації, вибудувати план розвитку його кар`єри. Система мотивації персоналу полягає не тільки в матеріальному стимулюванні, а й в моральному заохоченні, створенні умов для професійного зростання і багато чого іншого.

піраміда Маслоу

Діяльність людини спрямована на задоволення потреб. Нагадаємо відому піраміду Маслоу, яка вибудовує ієрархію потреб: в її основі лежать фізіологічні потреби, вище знаходиться потреба в безпеці, ще вище стоять соціальні потреби, потреба у визнанні і потреба в самоактуалізації.

Коли мова йде про задоволення фізіологічних потреб, актуальною може бути проблема правильної організації харчування (в т. Ч. При повній або частковій його оплаті), що може послужити навіть причиною переходу Співробітники в дану компанію. Режим роботи повинен залишати людині можливість відновити сили.

Якщо ми говоримо про потребу в безпеці (кров, одяг, особиста безпека і захист), то необхідно думати і про охорону праці, і про забезпечення житлом, особливо тимчасовим, при залученні працівників з інших регіонів.

Умови роботи повинні бути безпечними, важливі навіть такі дрібниці, як закриваються шафки для зберігання особистих речей.

Соціальні потреби

Ми хочемо спілкуватися з людьми, які поділяють наші радості і турботи, наші надії і прагнення. Знайти для кожного можливість стати учасником відповідної йому команди - непроста, але необхідне завдання. Важливо, щоб нові працівники під час входження в колектив навчалися за стандартами компанії.

Корисними для створення корпоративного настрою можуть бути: продумана, зручна і красива уніформа або якийсь її елемент (корпоративний колір, шарфи, краватки, значки і т. П.), Дрес-код, спільні перерви в роботі-регулярні оперативні зустрічі.

Як випливає реалізовувати потребу у визнанні? У групі або команді кожній людині потрібні статус і роль, відповідні його індивідуальності і самобутності. Співробітникам потрібні заохочення за їх особистий внесок і досягнення. Перерахуємо деякі прості форми заохочення:

• звання "працівник місяця" - право оформляти на власний розсуд робочий простір-участь в програмах і тренінгах саморазвітія- винагороду за стаж роботи-персональна відповідальність за якість постановки і виконання виробничих завдань- привілеї, що відрізняються від загальної системи заохочення.

Потреба в самоактулизации - це верх ієрархічної структури Маслоу. По суті, вона є для кожної людини його Власний відповіддю на питання, як він хоче прожити своє життя, чого має намір досягти.

Це означає прагнення бути краще-шукати можливість використовувати всі таланти і здібності, які постають перед нами пріродой- відчувати радість від усвідомлення того, що ми живемо правильно, вибрали свою справу, розпорядилися кращим чином закладеними в нас здібностями і талантами.

Ніяка найкраща компанія не може зробити цей вибір за вас, але хороша компанія прагне допомогти, дати шанс, створити умови для повного розкриття талантів своїх співробітників, не тільки проголошуючи, але і по-справжньому вірячи, що люди - це найцінніший капітал.

Щоб зрозуміти, наскільки стурбована ваша компанія створенням правильної системи мотивації, проаналізуйте, чи виконуються у вас такі правила.

Правила мотивації

1. У компанії повинні "проговорюватися очікування", т. Е. Співробітникам повинно бути відомо, що їм слід робити. Скрізь, де є можливість кількісних, конкретних вимірювань успіху, вони проводяться. Існує система винагороди, яка всім зрозуміла і виконується.
2. Діє "правило матері". Заохочується розумна організація робіт, коли людина сама визначає для себе приємні і неприємні аспекти своєї роботи і будує її, як би винагороджуючи себе приємними справами за виконання потрібних, але неприємних йому справ. Те, що не подобається, зв`язується з тим, що приваблює.
3. Мотивація завжди повинна бути розумна - конкретна, вимірна, узгоджена, реалістична, точна. Це добре передається американським словом SMART, в перекладі - розум.
   Букви вдало розшифровуються:
   S (specific) - конкретность- M (measurable) - ізмерімость- A (agreed) - согласованность- R (realistic) - реалістічность- T (time bound) - точність за часом.

   Виконавець повинен знати про критерії та порядок можливого вознагражденія- причому покарання, догани краще робити "віч-на-віч", а похвала повинна бути публічною. Саме це найбільш ефективний спосіб досягнення результату.

4. Мотивація - це щоденний і безперервний процес.
5. У компанії відбувається постійне "збагачення мотивації".

Іноді людина згодна працювати, навіть якщо оплата його праці здається йому недостатньою, але якщо він бачить, що поруч з ним працює той, хто отримує явно завищену оплату праці, терпінню людини приходить кінець.

При спілкуванні з колегами, керівництвом слід пам`ятати, що кожна людина - індивідуальність. Психофізіологічні особливості, вік, cоциальное положення, доля і багато іншого накладають свій відбиток на характер ведення справ і поведінку людини в колективі.

Потреби, характер і мотивація

У теорії мотивації виділяється чотири види потреб:

• в досягненні (що означає потребу взяти на себе відповідальність за вирішення проблеми і бажання довести роботу до завершення);
• у владі (що означає бажання тримати все під контролем і впливати на інших людей, керувати);
• в прийнятті (що означає бажання подобатися і завойовувати повагу інших);
• в самодостатності і незалежності.

Можна умовно розділити характери людей на групи з різним ступенем розвитку у них тієї чи іншої мотивації.

"Допомагають люди". Для них можливість допомогти є істотним додатковим стимулом.

Зазвичай це уважні, спрямовані до ідеалу, скромні, довірливі, віддані, сприйнятливі і комунікабельні співробітники. Ставлячи перед ними завдання, слід підкреслити важливість її виконання для всієї компанії, ідеальність мети, можливість саморозвитку. Краще це зробити у формі прохання.

"Директивні люди".

Як правило, це контролюючі ситуацію, швидко діючі, самовпевнені, які вміють переконувати, що люблять ризик і суперництво співробітники. Для них краща мотивація - особиста персональна відповідальність, складність поставленого завдання, можливість підвищення авторитету і статусу.

"Консолідує люди".

Це практичні, економні, замкнуті, точні, ґрунтовні, методичні, конкретні, що аналізують співробітники. Ставлячи перед ними завдання, краще грунтуватися на фактах і цифрах, точних принципах роботи, конкретні результати.

"Адаптивні люди".

Вони - гнучкі, що шукають, як правило, молоді, оптимістичні, тактовні, товариські співробітники. Для них краща мотивація - можливість бути на виду, різноманітність доручень, можливість вчитися і розвиватися.

дослідження мотивації

Теорія мотивації пропонує безліч розроблених підходів, а компанії дуже зацікавлені в правильному їх застосуванні. Але на практиці все виявляється не так-то просто. В одному відомому дослідженні, проведеному за кордоном, керівникам компаній було запропоновано проранжувати очікування своїх працівників. Потім дослідники попросили працівників проранжувати значимість для них обраних аспектів.

Працівники за ступенем значущості хотіли: 1) прізнанія- 2) почуття причетності до справ компанії-3) допомоги у вирішенні особистих проблем-4) безпеки-5) хорошої зарплати.

Керівники компаній, як виявилося, вважають, що працівники найбільше хочуть: 1) хорошою зарплати- 2) безпеки-3) продвіженія- 4) хороших умов роботи-5) цікавої роботи.

Такого роду дослідження проводяться досить давно: так, дослідники наполегливо працювали, намагаючись знайти образ ідеальної середовища для працівників промисловості. Дослідження охоплювали всі аспекти: освітлення, дозвілля, оплату, фізичний комфорт і т. Д. Виявилося, що людям не так важливо, що саме вони роблять, але дуже важливо, щоб помічали їх індивідуальність, зверталися з ними по-людськи. Тільки в цьому випадку виробництво постійно розвивається. Це відкриття назвали "ефектом Хоторна", тому що його вперше виявили на заводі Хоторна компанії Western Electric в Чикаго.

Отже, ми розглянули кілька різних людських характерів і особливості їх мотивації, а також деякі загальні закономірності впливу правильної мотивації на ефективність і прогрес.

На закінчення хочеться дати кілька практичних порад, які допоможуть вам розібратися у власній мотивації, збільшити ефективність своєї праці і отримувати задоволення від роботи:

• Регулярно підводите підсумки того, чого ви досягли за день, за місяць, за рік (до речі, такі записи дуже знадобляться, якщо виникне необхідність говорити про підвищення).
• Поставте перед собою цілі, відповідно до системи SMART.
• Розробіть форму самовознагражденія - за малі, середні та великі досягнення. Якщо ви відчуваєте, що заслужили нагороду, порадуйте себе (сходіть в кіно або театр, купіть собі подарунок і т. П.). При цьому будьте чесні з собою.
• Регулярно переглядайте ваші особисті цілі і задачі (всі люди змінюються, а в суєті справ необхідно виділити час на усвідомлення того, які зміни відбулися з вами).
• Постарайтеся побачити себе з боку.
• Слідкуйте за своїм здоров`ям: за харчуванням, відпочинком і фізичним станом. Давно відомо, що в здоровому тілі - здоровий дух.
• Не варто лаяти себе, гризти, "є поїдом", це не призведе до поліпшення ситуації, важливо вірити в себе і вселяти собі цю віру: прагнете до того, щоб ваш внутрішній монолог був позитивним. Використовуйте позитивні навіювання і регулярно повторюйте їх собі. Саме так бажане перетвориться в дійсне.

У книзі Макса Еггерта "Мотивація" наведені 100 способів сказати: "Добре зроблено". Спробуйте згадати, як це відбувається у вас в компанії, або написати їх самі.