Проблеми виконання документів

Проблеми невиконання документів

Уявімо собі ситуацію: компанія дуже зацікавлена в укладенні договору, який повинен принести великий прибуток і гарантує виплату премій працівникам. Але через тривалу узгодження документів замовник вирішує укласти договір з іншою компанією, в якій документи узгоджуються в більш короткі терміни. Інша схожа ситуація: в організацію надійшов запит на виконання замовлення, однак співробітник, відповідальний за виконання документів, захворів, в результаті чого документ пролежав забутий усіма на його столі два тижні. А коли працівник повернувся з лікарняного і подзвонив потенційному клієнту, виявилося, що останнім вже не потрібні товари або послуги компанії, оскільки він знайшов іншого виконавця.

Розглянемо найбільш типові ситуації невиконання документів. Компанія веде переговори з укладення вигідного договору і гарантує працівникам премії. Однак узгодження документів затягується і замовник іде до іншої компанії. Або почав оформлення нового замовлення співробітник пішов на лікарняний, і документи, що вимагають виконання, ніким не рушали два тижні. В результаті клієнт втомився чекати узгодження паперів і пішов до іншого виконавця. Компанія знову недорахувалася прибутків.

Інструкція з діловодства. Розділ «Організація виконання документів та доручень»

Відео: Збільшити надходження податків до міської казни намір влади Вологди

Але наслідки економічного характеру не найнеприємніші з тих, які можуть очікувати компанію в такій ситуації. Невиконання документів в потрібний час може спровокувати судові суперечки. Особливо загрожує невиконання вимог судових приставів і рішення суду. За порушення посадовими особами законодавства РФ про виконавче провадження, невиконання вимог судового пристава, за втрату виконавчого документа або несвоєчасне його відправлення і аналогічні порушення на відповідальних осіб накладається судовим приставом штраф в розмірі до 100 хв. розмірів оплати праці (ст. 17.14 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення від 30.12.2001 № 195).

Таким чином, через невиконання документів компанія може отримати ряд серйозних проблем:

• неотримання прибутку;
• адміністративні санкції і штрафи;
• судові переслідування.

Однак, незважаючи на можливі проблеми, керівництво компанії часто не може вирішити питання з виконавською дисципліною. Це відбувається по ряду причин, одна з яких - відсутність обов`язкової реєстрації всіх документів. Індивідуальні підприємці та малий бізнес часто взагалі не контролюють виконання документів. Є кілька варіантів боротьби з невиконанням документів в організації.

централізація діловодства

Створення єдиної централізованої системи реєстрації документів дозволяє швидко вирішити проблему невиконання документів. При централізації діловодства спрощується не тільки контроль виконавців, а й пошук документів, збір статистики по їх виконанню. Але не завжди централізація доцільна. Компанії з сильно розгалуженою структурою, територіально відокремленими підрозділами не можуть собі її дозволити. Тут централізація документообігу неможлива без істотної затримки виконання документів. При децентралізації документи проходять реєстрацію в тому структурному підрозділі, куди були спрямовані. У цьому випадку керівництву слід встановити перевірку виконавської дисципліни в структурних підрозділах.

Реєстрація документів

Процедура реєстрації важлива для вирішення багатьох завдань, серед них і забезпечення схоронності документів, і можливість контролю їх виконання. При реєстрації документів найчастіше допускаються наступні помилки:

• всі документи реєструються службою ДОУ;
• немає переліку документів, що реєструються в структурних підрозділах.

Існує певний порядок реєстрації документів. Набраних, прийнятих або внутрішні документи реєструються окремо, номера їм присвоюються в рамках одного календарного року. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день затвердження або підписання. 

Реєстрація вхідного документа виконується до початку роботи з ним, а вихідні та внутрішні спочатку підписуються повноважною особою, потім віддаються в канцелярію для реєстрації та відправки. 

Графік документообігу

Інструкція з діловодства не завжди зрозуміла виконавцям і в ряді компаній необов`язкова до вивчення на початку роботи співробітника. На додаток до неї можна сформувати простий документ - графік документообігу, який би допомагав швидко визначати:

• порядок реєстрації документів;
• види використовуються документів;
• взаємини між структурними підрозділами.

За допомогою графіка документообігу можна простежити життєвий цикл документа: від отримання або створення до відправлення або виконання. У графіку відображаються всі виконувані з документами дії, вказані виконавці і дано характеристики проведених процедур.

Контроль виконання документів

Графік документообігу зазвичай представлений у вигляді таблиці або схеми, де вказуються відповідальні за виконання особи, а також терміни роботи з документом і порядок передачі його в архів. Графік документообігу дозволяє і новим співробітникам, і керівництву зрозуміти порядок діловодства та узгодження документів.

Призначення відповідальних за виконання документів осіб

Ще одна ефективна міра усунення проблеми невиконання документів полягає в призначенні відповідальних осіб, що відповідають за виконання конкретних типів документів. Наприклад, за кадрові документи може бути відповідальним начальник відділу кадрів, за юридичні - керівник юридичного відділу. Але практика показує неефективність такого підходу, тому що з конкретного співробітника, виконуючого документ, вже неможливо щось вимагати. Необхідно вибудувати схему контролю за виконавською дисципліною більш ефективно.

Схема контролю за виконавською дисципліною

Виходячи із судової практики, можна відзначити, що відповідальність за систему документообігу завжди покладена саме на керівника організації. Тому, володіючи повнотою відповідальності, керівник повинен грамотно делегувати повноваження співробітникам. Підвищенню виконавської дисципліни сприятиме видання наказу про призначення відповідальних за своєчасне виконання документів в кожному відділі, структурному підрозділі.

Процес виконання документів може бути максимально оптимізований за допомогою впровадження СЕД. При цьому всі вхідні документи проходять централізовану реєстрацію. Зберігання документів організовано в одному місці, а виконавці працюють тільки з електронними копіями. Система надає можливість вказувати терміни виконання документів, делегувати контроль виконання іншим співробітникам. При цьому допускається одночасна робота декількох співробітників з одним документом, система автоматично узагальнює результати виконання.

Але система не застрахована від помилок в результаті людського фактора. Найчастіше проблема з`являється, коли занадто формально призначається виконавець, і в процесі переадресаций втрачається час. Часто при направленні документів не призначається контролер виконання, що знову призводить до затягування терміну.

Несвязиваніе документів - ще одна помилка в роботі документообігу. Вхідний і вихідний у відповідь документи повинні бути пов`язані, для цього в СЕД є конкретні функції, але виконавці часто забувають їх застосувати. В результаті через деякий час важко з`ясувати чи був відправлений відповідь на документ, а пошук його в системі забирає багато часу.

Нечітке розуміння виконавцями обсягів своєї роботи і відповідальності. Описати в інструкціях всі можливі ситуації неможливо, тому непоодинокі випадки, коли виконавець в певний момент вважає, що настав наступний етап проходження документа, а його робота закінчилася.

Правильна мотивація співробітників допоможе уникнути формального підходу у виконанні документів та підвищить відповідальність, що в поєднанні з електронною системою документообігу приведе до ефективного результату.

Встановлення термінів виконання документів

При відсутності в документі термінів виконання над ним можуть і зовсім не працювати. Терміни виконання повинні бути вказані в календарних днях з моменту затвердження або надходження документа. Терміни виконання прописуються в самому документі (переважно), в графіку документообігу або в інструкції з діловодства.

Деякі співробітники починають виконувати документ в самий останній момент і звітують за ним з затримкою. Тому розумніше встановлювати термін з запасом в декілька днів, щоб була можливість доопрацювати документ. У деяких ситуаціях терміни виконання документів встановлені законодавчо.

Практику перенесення терміну виконання документів вкрай не бажано підтримувати, хоча вона об`єктивно має місце при форс-мажорів. Необхідно вести перевірку дотримання термінів і статистику їх порушення для стимулювання роботи співробітників.

Необхідно розробити класифікатор причин невиконання документів:

• 01 - виконавець на лікарняному;
• 02 - від`їзд виконавця у відрядження;
• 03 - виникнення форс-мажору.

Якщо в структурні підрозділи передається велика кількість документів, бажано складати опис всього переданого на виконання. Це знизить ризики втрати і плутанини в документообігу.

Мотивація персоналу

Ефективне вирішення проблеми виконання документів неможливо без відповідної мотивації персоналу. Якщо співробітники зацікавлені в преміях, виконавська дисципліна підвищується. Створення в компанії здорового конкурентного середовища теж сприяє своєчасному і чіткому виконанню документів. Поєднання даних мотивацій призводить до гарних результатів на практиці.

У критерії преміювання співробітників, перш за все, має входити умова виконання документів в строго визначені терміни. Ввівши конкретну і прозору оціночну систему, за виконану роботу можна буде преміювати старанних співробітників. Корпоративна система преміювання працівників має масу позитивних моментів. Завдяки системі оцінок виконавець чітко усвідомлює, як оцінюється його робота, покращуючи терміни виконання документів, він отримує більше матеріальне заохочення.

Технологія роботи з документами. документообіг

Розмір грошового заохочення і система його розрахунку є прозорими для всього персоналу. Все повинно бути описано в положенні про преміювання, окремо фахівці відділу кадрів можуть прокоментувати співробітникам нюанси розрахунку премії. Важливо, що всім на підприємстві видно, хто з виконавців здає документи в термін, а хто затягує роботу. Введення подібної практики підвищує ефективність документообігу в будь-якій компанії.

Резюмуючи, можна відзначити, що проблему виконання документів в кожній організації вирішують самостійно. Десь більше допомагає метод покарань, десь - заохочення. Ряд керівників всіх можливих ситуацій намагаються прописувати в локальних актах по підприємству і вимагають виконання кожної коми, інші повністю покладаються на сумлінність співробітників. Але проблема виконання документів найбільш ефективно вирішується при комплексному підході.

Відео: Таджики переспівали "Гриби - Тане Лід" // Пародія