Зберігання печаток організації

Друк - розроблений індивідуально атрибут оформлення документів і підтвердження (засвідчення) джерела документації. На друку розміщують зазвичай повна назва компанії і її адресу. Порядок роботи зі штампами в організації встановлюється внутрішніми документами. Друк - право, а не обов`язок для комерційної компанії. Але багато фахівців з кадрів і діловодства рекомендують все-таки мати печатку, щоб уникнути колізій, пов`язаних з недосконалістю законодавства.

Компанія може мати кілька штампів - одну основну і додаткові для підрозділів, наприклад, для кадрової служби.

Облік печаток організації

Друку компанії повинні перебувати під суворим обліком. Для цього ведуть спеціальний журнал. У документі відображають рух друку, яке складається з виготовлення, заміни, передачі, знищення та інших дій з цим елементом ділового обороту.

Відео: Поради по зберіганню і організації простору будинку

Журнал ведуть за загальними принципами: самостійно зшивають або замовляють в друкарні бланк, нумерують листи, скріплюють печаткою і заповнюють призначені наказом співробітники. Журнал відповідальний працівник зберігає в недоступному місці, наприклад, в сейфі, ключі від нього тримає у себе і передає іншим співробітникам тільки за офіційним письмову вимогу за підписом керівника підприємства.

Де зберігається печатка організації

Справжній безлад починається в організації, якщо місце зберігання штампів не встановлено, вона лежить в бухгалтерії, то на ресепшн, то у юристів. За загальним правилом друку зберігають в канцелярії, це зручно і для основної печатки, і для додаткових печаток підрозділів. Якщо штампи забирають з канцелярії, повідомляють про це відмітку в журналі обліку. Це важливо не тільки для того, щоб швидко знайти друк, якщо її немає у секретаря. Штамп - матеріальна цінність, за збереження якої хтось повинен відповідати. Відповідальність встановлюється наказом. Якщо друк забрав інший співробітник, відповідальність переходить на нього. При цьому не обов`язково кожен раз оформляти наказ керівника. Досить зробити повний запис в журналі обліку, щоб відповідальність за збереження друку перейшла до співробітника, який забрав печатку.

Хто може зберігати печатка організації

У компанії може бути призначений будь-який співробітник, який буде тримати у себе друку. Посада, відділ і місце зберігання залежить від усталеного порядку документообігу в компанії, її структури. Зазвичай це секретар, керівник юридичного, договірного відділу або головбух. Важливо, щоб право тримати у себе штампи, було закріплено за співробітником документально. При цьому печатка повинна бути недоступна іншим працівникам компанії. Для цього ставлять сейф, а ключ від нього передають у відання відповідального співробітника. Також для зберігання штампів можна використовувати закривається шафка або ящик робочого столу, якщо знизити захищеність зберігання дозволяє поточна ситуація у вашій компанії. Звичайно, в сейфі цінності краще захищені від розкрадання.

Відео: Мій скрап куточок 1-я частина / ідеї зберігання і організації матеріалів

Порядок зберігання і виносу печаток

Порядок затверджується наказом по компанії за підписом керівника. У розробці бере участь відділ діловодства, юристи та інші зацікавлені підрозділи. Всі печатки підприємства на зберігання надходять до канцелярії. Відповідальні за друку співробітники канцелярії ведуть облікову документацію, яка відображає рух печаток за межами офісу і всередині нього. У кожному підрозділі керівник повинен призначити працівника, який буде відповідати за друку, які передаються до відділів або розроблені спеціально для них. За кожну друк співробітник несе персональну відповідальність.

Щоб передати печатку з одного підрозділу в інший, оформляють акт. Якщо співробітника, який відповідає за штамп, переводять або звільняють, матеріальні цінності передають іншому працівникові, про що в журналі роблять запис. Зазвичай виносити штампи за межі організації заборонено. Винятком можуть стати поїздки секретаря до керівника, який не може бути присутнім в офісі, а потім відразу з підписаними і завіреними паперами - до одержувача або замовнику документів. Для винесення друку з місць її постійного зберігання можуть бути й інші причини.

Якщо штамп пропав, працівники повинні повідомити про це керівнику. Для визначення причин і провини відповідальних осіб проводять розслідування, за його результатами роблять висновки. Якщо вина встановлена, співробітники, відповідальні за зберігання печатки, отримують дисциплінарні стягнення.