Штампи для архіву

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• відмінність між печаткою та штампом-
• види штампів і їх призначення-
• як використовувати штампи в архіві організації.

Відео: Штамп для вирубки і витяжки

Велике практичне застосування в діяльності будь-якої організації знайшли штампи і печатки. Однак слід не тільки правильно розуміти їх призначення, а й застосовувати їх у міру необхідності. І якщо друку в архіві організації практично не використовуються, то застосування штампів багато в чому спрощує роботу.

Відмінності між печаткою та штампом

Друку використовуються в діяльності організації для підтвердження різних документів. Наявність друку є обов`язковим для здійснення діяльності будь-якої компанії. Друку використовуються для запевнення розпорядчих документів, для бухгалтерських паперів (кошторису, рахунки-фактури, ордера.), Для договорів і т.д. Багато організацій навіть використовують спеціальні печатки з витісненними логотипом і назвою компанії для нанесення на вихідні листи.

Застосування штампів в організації не є обов`язковим, а залишається на розсуд самих співробітників організації. Зовні штампи і печатки багатьом схожі, але завдання у них абсолютно різні. Важливо розуміти, що штампи використовуються для заміни рукописного тексту відбитком. Їх застосування є доцільним в тих випадках, коли одну і ту ж фразу (або слово) потрібно нанести велику кількість разів на документи.

Види штампів і їх відмінності

Розглянемо найбільш популярні види штампів та документів.

• Реквізітні штампи. Дані штампи містять реквізити компанії, ІПН / КПП, ОГРН, номера розрахункового рахунку і т.д. Використовуються в більшості випадків для нанесення на договори та інші документи.
• Адресні штампи. Дана категорія містить інформаційні відомості: адреса компанії, телефон, факс, електронну пошту і т.д.

Нова гербова печатка, нові бланки і печатки структур

• "Екземпляр". Дані штампи використовуються на документах, які підлягають поверненню в організацію. Як правило сам штамп має відбиток «Поворотний екземпляр». Іноді до нього додається назва і найменування компанії. Застосовуються на товарних накладних, рахунках-фактурах і т.д.
• Штамп «Відмітка про погодження». Ставиться на документах, які потребують візування. Даний штамп має напис «Погоджено». Також може включати прізвище, ініціали та посада співробітника, візує документ (такий штамп буде також вважатися іменним).
• Штампи для листів. Використовуються як для вхідних, так і вихідних листів компанії. Містять назву компанії і порожні рядки для рукописного внесення номера листи (для вхідних і вихідних листів використовується окрема нумерація) і дати.

Використання штампів в архіві

Як уже зрозуміло, з усіх перерахованих вище штампів жоден з них не підходить для використання в архіві. Однак штамп візування може використовуватися безпосередньо співробітниками архіву на документах, що вимагають їх безпосереднього узгодження.

Штампи, використовувані в архіві, відносяться до категорії спеціальних штампів. Даний вид не використовується на конкретних паперах - він лише спрощує роботу з документообігом в архіві. Давайте розглянемо, які штампи доцільно використовувати в архіві.

Друк на кадрових документах

При значному обсязі електронного документообігу (отже, електронного архіву) на паперових копіях необхідна наявність відмітки про те, що копія відповідає електронному зразком. Наявність такого штампа значно спростить завдання і не зажадає рукописного запевнення кожної копії.

Також в архіві можуть стати в нагоді штампи для оригіналів і дублікатів документів. Вони містять аналогічні написи і ставляться на документи, які поміщаються в архів в декількох примірниках.

Відео: Міський пейзаж. Штамп. "Чарівниця" на ТРК "АЛЕКС", Ефір 19.11.2015г

Більш того, в архіві можна використовувати штампи для нанесення на справи відбитка, на якому буде вказана дата прийому на зберігання (дата наноситься рукописно), для нанесення на справи і документи, які знаходяться в поганому стані (штамп «Старі»), для конфіденційного діловодства і т.д. Як ви вже зрозуміли, можна самостійно створити необхідний штамп, який підійде для оптимізації роботи конкретно у вашому випадку.