Зберігання посадових інструкцій

З даної статті ви дізнаєтеся:

• що таке посадова інструкція-
• кількість і зберігання посадових інструкцій в організації-
• основні моменти в оформленні посадових інструкцій.

Для того, щоб зробити процес роботи в організації більш злагодженим, а коло обов`язків кожного співробітника більш чітким багато керівників видають такі внутрішні документи, як посадові інструкції. Про те, що вони регламентують і як повинні зберігатися ми розповімо вам більш детально.

Що являє собою посадова інструкція

Посадова інструкція - це внутрішній документ, який покликаний визначати посадові обов`язки того чи іншого працівника і чітко регламентувати порядок їх виконання. Більш того, посадова інструкція також може містити розділи щодо зовнішнього вигляду співробітника, якщо це впливає на його трудову діяльність (наприклад, для секретаря організації).

Відео: Пишемо посадові інструкції. Частина 1

Наявність посадових інструкцій в організації говорить про чіткий розподіл обов`язків, а також про бажання керівника створити єдиний і злагоджений механізм роботи всього колективу. Однак в невеликих компаніях, найчастіше, відсутня необхідність в складанні посадових інструкцій, так як маленький штат співробітників дозволяє безпосередньо відслідковувати роботу кожного. Якщо ж у вашій організації планується видання посадових інструкцій, то давайте розглянемо, як це відбувається.

Що принесе незалежна оцінка кваліфікації секретарям

Як правило, розробкою посадових інструкцій займається служба ДОУ при безпосередній участі голови відділу компанії, для якого дана інструкція створюється. Наприклад, якщо виникла необхідність створення інструкції для бухгалтерів, то брати участь в даному процесі має головний бухгалтер, який знає специфіку даної роботи. Після складання інструкції вона повинна пройти узгодження у глави відділу і у керівника організації.

Відео: Як змусити посадові інструкції працювати

Відзначимо, що не існує будь-яких обмежень за посадами, для яких розробляються інструкції. При особливому бажанні, посадова інструкція може бути розроблена як для самого керівника організації, так і для прибиральників і вантажників.

Кількість і зберігання посадових інструкцій в організації

В основному, посадові інструкції в організаціях видаються в двох-трьох примірниках. Перший примірник повинен перебувати безпосередньо в тому підрозділі організації, в якому трудяться співробітники даної посади, другий примірник зберігається разом з статутом організації та іншими розпорядчими документами, а третій може перебувати в службі ДОП в якості копії або у самого керівника організації.

Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків

Відзначимо, що якщо співробітники, що займають однакову посаду працюють в різних підрозділах (наприклад, секретарі начальників різних підрозділів), то і посадова інструкція повинна бути у кожного своя.

Основні моменти в оформленні посадових інструкцій

Основним регламентом, що встановлює вимоги до оформлення текстових документів, є ГОСТ Р 6.30-2003 (далі - ГОСТ). І, хоча ці вимоги носять тільки рекомендаційний характер, їх слід вивчити і застосовувати в максимально повному обсязі.

Відео: ОРГАНІЗАЦІЯ. Зберігання документів: гарантії та інструкції

Так, ГОСТом встановлюється перелік реквізитів, які повинна містити посадова інструкція. Це найменування підприємства і самого документа, його дата і номер, місце видання документа, заголовок до тексту інструкції (найменування посади, для якої вона розроблена), грифи погодження та затвердження, підписи розробників інструкції і відмітка про те, що працівник з документом ознайомився, що містить поля для його підпису і дати ознайомлення.

Увага: Клас посадової інструкції як виду документа по ОКУД - 0200000 - «Організаційно-розпорядча документація», код, який необхідно вказати в реквізитах, 0253051.

Відео: Хто і як повинен писати посадові інструкції в компанії - Денисевич Сергій

Текст посадової інструкції повинен бути розбитий на кілька розділів, усередині яких, при необхідності, можуть міститися підрозділи. У документі повинні з максимальним ступенем подробиці розглядатися такі питання, як:

• основні трудові функції і види робіт;
• повноваження і їх короткий опис;
• відповідальність і міри покарання, що застосовуються в разі недотримання працівником вимог посадової інструкції.

Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно

Нумерація розділів і підрозділів виконується римськими цифрами, точки в кінці їх наименований не проставляються.

Оскільки посадова інструкція є внутрішнім документом, дія якого обмежується однією організацією, відповідно до ГОСТу допускається розміщувати реквізит «Погоджено» в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу. Проставлення візи узгодження на кожному аркуші також допускається.