Види документів в діловодстві. Протокол засідання

• Як скласти протокол?
• З яких розділів складається текст цього документа?
• Які реквізити обов`язкові для оформлення протоколу?

оформлення протоколу

Протоколи, як види документів в діловодстві, складаються на підставі рукописних або записів, зроблених під час засідання (наради), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та інших матеріалів.

З точки зору повноти відображення ходу засідання, розрізняються повні і короткі протоколи. Текст повного протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині вказуються: ініціали, прізвища голови (головуючого), секретаря, присутніх на засіданні і, при необхідності, осіб, запрошених на засідання (нарада).

Відео: діловодство

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним, що містить перелік питань, що розглядаються, перерахованих в порядку їх розгляду, із зазначенням доповідача з кожного розглянутого питання.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:

Відео: Їх не можна зберігати в одній справі! - Олена А. Пономарьова

Пункти розділу «СЛУХАЛИ» нумеруються відповідно до порядку дня.

У повному протоколі після розділу «СЛУХАЛИ» можуть записуватися питання, задані доповідачу, і його відповіді за схемою:

Для зручності роботи з протоколом прізвище особи, який поставив питання, і слово «Відповідь» можуть подчеркиваться.

В основній частині протоколу вказується номер і зміст питання відповідно до порядку денного, викладається виступ доповідача і записується прийняте рішення (рішення).

Основний зміст доповідей і виступів включається в текст протоколу або додається до нього-в останньому випадку в тексті протоколу робиться відмітка:

Постанова (рішення) в текст протоколу вноситься повністю в тому формулюванні, яка була прийнята на заседаніі- при необхідності наводяться результати голосування:

Текст короткого протоколу також складається з двох частин. Вступна частина оформляється за тими ж правилами, що і в повному протоколі. В основній частині короткого протоколу опускається хід обговорення питання і фіксується тільки прийняте по ньому рішення.

В органах влади протоколи оформляються на бланках, наприклад:

В інших організаціях протоколи оформляються на стандартних аркушах паперу. Для оформлення протоколів зручно використовувати шаблони бланків (уніфіковані форми) протоколів.

При оформленні протоколів використовуються наступні реквізити:

• найменування організації - автора документа;
•  вид документа - ПРОТОКОЛ - із зазначенням виду засідання, наради (наприклад: ПРОТОКОЛ наради у керівника Федерального архівного агентства);
•  місце проведення засідання, наради;
•  дата протоколу;
•  номер протоколу.

Протокол підписується головою (головуючим) на засіданні і секретарем (спочатку підпис голови, потім - нижче - секретаря). Підписується один екземпляр протоколу.

Датою протоколу є дата засідання.

Протоколи реєструються, їм присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань координаційних, експертних, методичних і ін. Органів. Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь в засіданні.

В органах влади, що діють на основі колегіальності, на підставі протоколів видаються розпорядчі документи: постанови (рішення) (з кожного питання окремо).

Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді копій протоколів (виписок з протоколів), які розсилаються зацікавленим організаціям і посадовим особам відповідно до покажчиком (списком) розсилки. Копії протоколів (витяги з протоколів) завіряються печаткою служби діловодства (протокольного відділу).

Правила оформлення протоколів встановлюються в інструкції з діловодства (ДНЗ) організації.

В.Ф. Янкова, канд. іст. наук, доц., заст. директора ВНІІДАД

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.