Інформаційно-довідкові документи

Стаття розповідає про те, як відбувається оформлення інформаційно-довідкових документів в 2016 році. Ви дізнаєтеся, які елементи включаються до складу інформаційно-довідкових документів різних типів, ніж система інформаційно-довідкових документів відрізняється від системи розпорядчої документації, а також в чому полягає основне призначення інформаційно-довідкових документів організації в 2016 році.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

ніж інформаційно-довідкові документи відрізняються від распорядітельних-
які існують види інформаційно-довідкових документів-
як функціонує система інформаційно-довідкових документів в організації-
як відбувається складання інформаційно-довідкових документів в 2016 році-
в чому полягає основне призначення інформаційно-довідкових документів.

Інформаційно-довідкові документи містять відомості, які можуть служити основою для розробки управлінського рішення, але самі по собі не зобов`язують виконувати будь-яке доручення, на відміну від розпорядчої документації. Вони бувають як внутрішніми (для використання в межах організації), так і входять або виходять.

документи діловодства

Відео: Урок 11. Інформаційно-довідкові документи. Частина 1

Якщо мова йде про вихідному інформаційно-довідковому документі, складеному рядовим співробітником, перед відправкою зовнішньому агенту його слід завірити підписом одного з керівників організації. Інформаційно-довідкові документи

Призначення інформаційно-довідкових документів

Основне призначення інформаційно-довідкових документів в 2016 році полягає в передачі інформації від одного адресата до іншого, причому в ролі адресатів можуть виступати і окремі співробітники, і цілі відділи або установи. У більшості випадків інформаційно-довідкові документи організації представляють собою засіб внутрішніх комунікативних зв`язків: наприклад, доповідна записка, спрямована начальнику відділу його підлеглим, ставить керівництво до відома про певні події в підвідомчому йому підрозділі.

Ознайомившись зі змістом записки, начальник відділу приймає викладену підлеглим інформацію до відома і в подальшому може використовувати її як підставу для розробки управлінського рішення.

Істотні помилки в документах

Система інформаційно-довідкових документів

Однією з характерних особливостей інформаційно-довідкових документів вважається їх висхідна спрямованість: левова частка службових і доповідних записок, звітів, зведень, заяв і пропозицій «подорожує» знизу вгору по службових сходах - від рядового працівника до керівника відділу, від керівника відділу до директора організації, з підвідомчої установи до вищої інстанції.

Використовувана будь-якою компанією система інформаційно-довідкових документів умовно ділиться на дві групи: довідково-аналітичні документи, до яких прийнято відносити зведення, відгуки та інші документи подібного змісту, і безпосередньо інформаційні документи, такі як пропозиції, заяви і т. Д.

Корисно знати: складаємо звіт англійською мовою

Види інформаційно-довідкових документів

У діловодстві часто використовуються найрізноманітніші види інформаційно-довідкових документів, кожен з яких виконує свою строго певну функцію. Так, якщо перед співробітником стоїть завдання донести до керівництва будь-які відомості аналітичного характеру, він складає зведення або звіт. До групи довідково-аналітичних документів також відносять:

Відео: Урок 12. Інформаційно-довідкові документи. Частина 2

відгуки;
акти;
списки;
переліки;
укладення;
довідки.

розпорядчі документи

Відео: Презентація на тему Інформаційно-довідкові документи

Не менш широко використовуються інформаційно-довідкові документи другого типу, до якого належать:

протоколи;
службові листи;
службові записки;
пояснювальні записки;
пропозиції та подання;
заяви;
доповідні записки.

До категорії зовнішніх інформаційно-довідкових документів можна віднести листи, факсимільні повідомлення, телеграми і телефонограми.

Складання інформаційно-довідкових документів

Порядок, в якому відбувається складання інформаційно-довідкових документів в 2016 році, регламентується локальної нормативною документацією компанії. Доцільно розробити готові форми і шаблонні зразки, якими працівники зможуть користуватися при складанні службових записок, звітів і т. Д. При затвердженні локальних норм потрібно керуватися вимогами ГОСТ Р 6.30-2003 ( «Уніфіковані системи документації»).

Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи за всіма правилами

Стандартне оформлення інформаційно-довідкових документів передбачає використання бланка з кутовим розташуванням реквізитів (особливо якщо мова йде про службових листах, до форми яких пред`являються найбільш суворі вимоги, і довідках, що відправляються до вищих інстанцій).

До протоколів, актів і зведеннями застосовуються інші правила, оскільки при складанні документів даного типу особливу важливість набувають протокольні формальності процедури. Потрібно переконатися, що на документі стоять підписи всіх посадових осіб, в обов`язки яких входить його засвідчення: наприклад, при складанні акта ставляться підписи всіх членів комісії, а при оформленні протоколу його повинні запевнити голова зборів і секретар.

Школа професійного секретаря: навчіться бездоганно складати листи інформаційного характеру

Склад інформаційно-довідкових документів

Склад інформаційно-довідкових документів залежить від їх виду.

Протоколи, як правило, складаються з «шапки» і двох частин - вступної та основної. У вступній частині вказуються прізвища та посади учасників засідання, дані голови, відомості про порядок денний. Основна частина висвітлює результати розгляду кожного стоїть на порядку питання ( «слухали-ухвалили-вирішили»).
Доповідні записки зазвичай складаються з трьох різних за змістом частин: в першій викладаються факти, що послужили приводом для складання, у другій аналізується ситуація, що склалася, а в третій містяться висновки, пропозиції, прохання.
Службові записки також можуть містити прохання або пропозиції, а пояснювальні - опис ситуації, що склалася і пояснення її причин.
Заяви зазвичай складаються для вирішення кадрових питань та можуть забезпечуватися додатками.
Подання (документ з пропозицією заохотити, нагородити або призначити на нову посаду співробітника організації) повинно містити відомості про самого працівника, а також про мотиви його призначення, нагородження або переміщення.
Акти оформляються на бланку організації і вимагають колегіального складання, відображення фактичного стану справ і повного набору реквізитів, в тому числі підписів, грифів затвердження, даних про місце і час складання.