Документування нарад

Підготовка. Запрошуємо на нараду 

Лист на фірмовому бланку є різновидом ділового листа, а значить, складається в повній відповідності з ГОСТ Р 6.30-2003 Державний стандарт Російської Федерації. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (далі - ГОСТ Р 6.30-2003). Не будемо повторювати загальні правила оформлення реквізитів, торкнемося лише пари особливостей.

При заповненні реквізиту «Адресат» в листі-запрошенні слід пам`ятати, що згідно з ГОСТ Р 6.30-2003 допускається вказувати в одному листі не більше чотирьох адресатів. Якщо ж їх більше, то до листа додається список розсилки. Зверніть увагу: список розсилки є невід`ємною частиною листи і разом з ним надсилається всім адресатам. Саме ж лист готується в кількості примірників, яка дорівнює кількості адресатів, плюс один візовий примірник, отримує один вихідний номер, після чого розсилається (доставляється). При розсилці по електронній пошті або факсом досить одного примірника листа. Якщо з якихось причин організатори наради не бажають показувати адресатів листа один одному, вихід тільки один: відправляти по одному листу на кожну адресу. У цьому випадку кожен лист отримає власний вихідний номер.

Текст листа-запрошення простий. Він містить найменування, тему заходу, дату, місце і час його проведення, а також координати контактної особи для уточнення інформації. В якості додатків до листа-запрошення можуть бути спрямовані порядок денний наради, його програма, інформаційно-довідкові матеріали для ознайомлення учасників і т.п.

Наведемо приклад листа-запрошення на нараду зі списком розсилки:

На № ______ від ________

Про нараду

Шановні панове!

        На виконання Наказу Голови міста Челябінська від 15.05.2014 № 454-5 / П «Про благоустрій» запрошуємо вас взяти участь в нараді з питання будівництва дитячого спортивного містечка «Олімпійський».

         Нарада відбудеться 16.06.2014 о 11:00 за адресою: м Челябінськ, вул. Рєпіна, д. 55, каб.12 (конференц-зал).

         Просимо вас підтвердити свою участь до 15:00 11.06.2014 за телефоном (345) 678-90-18 або по електронній пошті email. Контактна особа - секретар директора з будівництва Анастасія Полянська.

Додатки: 1. Копія Наказу Глави міста Челябінська від 15.05.2014 № 454-5 / П на 3 л. в

1. прим.

            2. Порядок денний наради на 1 л. в 1 прим.

3. Список розсилки на 1 л. в 1 прим.

Директор по будівництву                              Рубашкін                        А.С. Рубашкін

А.Г. Полянська

(345) 678-90-18

Канал відправки (доставки) листи відправник вибирає на свій розсуд. Але в будь-якому випадку потрібно подбати про документальних підтверджень того, що кожен адресат отримав листа.

Збори на високому рівні 2 ур.

Необхідність проведення зборів в деяких випадках визначається на законодавчому рівні. Так, відповідно до ст. 32 Федерального закону від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» загальні збори учасників товариства є вищим органом управління ТОВ.

Згідно зі статтею 34 цього ж закону, загальні збори скликаються виконавчим органом товариства, тобто керівником. Процедура скликання учасників і проведення зборів регламентована і міститься в Статуті або Положенні про порядок скликання та проведення загальних зборів учасників товариства.

Згідно із загальним правилом, керівництвом організації видається наказ по основній діяльності, в якому ряд працівників отримує вказівки з підготовки та обслуговування майбутніх зборів. Нагадаємо, що згідно із законом повідомити учасників товариства про майбутні збори необхідно не пізніше, ніж за тридцять днів до його проведення. Наведемо зразок такого наказу.

На підставі цього наказу складається лист-запрошення. Копія наказу додається до листа, як і порядок денний, на окремому аркуші, звіти та інші інформаційно-довідкові матеріали також прикладаються для ознайомлення, список учасників зборів - при необхідності. Доставляти подібні листи найкраще силами кур`єра, який подбає про позначці про отримання на візовому екземплярі листи, або відправляти поштою рекомендованим листом.

протокол

Центральним документом наради, без сумніву, є протокол. Про те, яким чином оформлюються протоколи, можна дізнатися в наступних нормативних документах:

• ГОСТ Р 6.30-2003.
• Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003.
• Типова інструкція з діловодства та роботи архіву в митних органах (затв. Наказом ФМС Росії від 18.10.2004 № 160).

реквізити протоколу 

Протокол містить такі реквізити:

• найменування організації - оскільки протокол оформляється на загальному бланку документів, винаходити нічого не потрібно-достатньо лише підготувати бланк відповідно до Додатку Б до ГОСТ Р 6.30-2003 (рисунок Б.1 - загальний бланк, малюнок Б.5 - бланк конкретного виду документа) ;
• назва структурного підрозділу - ПРОТОКОЛ;
• заголовок до тексту - тут можуть бути вказані вид наради, його тема або склад, наприклад:

ПРОТОКОЛ

оперативної наради

або

ПРОТОКОЛ

наради з питання затвердження проекту ...

або

ПРОТОКОЛ

зборів робочої групи по ...;

• дата документа - дата проведення наради;
• реєстраційний номер документа;
• місце складання документа;
• текст документа;
• підписи головуючого і секретаря;
• візи ознайомлення.

Крім перерахованих обов`язкових реквізитів, протокол може містити також:

• гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
• резолюцію - це не зовсім коректно з точки зору класичного діловодства, але коли в організацію від вищестоящої інстанції приходить для виконання протокол без супровідного листа, керівнику доводиться ставити резолюцію прямо на протоколі.

Відмітка про наявність додатка після тексту протоколу не робиться. Відомості про наявність додатків прийнято давати в тексті протоколу.

текст протоколу

Розрізняють коротку і повну форми протоколу. У короткій формі не фіксується хід обговорення питань порядку денного та залишається тільки прийняте по ним рішення. У повній формі протоколу, навпаки, скрупульозно записуються теми виступів, хід можливої дискусії, результати голосування і т.д., а вже потім - рішення з питання.

Все залежить від форми, текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині перераховуються відповідно до своїх функцій присутні на нараді особи і вказується порядок денний.

Учасники наради вносяться в протокол в наступному порядку:

1. Голова.
2. Секретар.
3. Інші присутні.

Прізвища присутніх розташовуються в алфавітному порядку. Якщо в нараді беруть участь представники різних організацій, то прізвища супроводжуються посадами і зазначенням місця роботи. Якщо «Присутніх» більше 15 осіб, список складається окремо і прикладається до протоколу, тоді на самому документі пишеться просто:

ПРИСУТНІ: 20 чол. (Список додається).

«Присутніх» слід відрізняти від «Запрошених» на засідання осіб.

Якщо перші - повноправні учасники наради, які приймають рішення з питань порядку денного, то «Запрошені» можуть бути викликані, наприклад, для того, щоб дати експертну оцінку по якомусь питання, в якості спостерігачів і т.п. Рішень вони не приймають.

На порядку денному послідовно перераховуються питання, які планується обговорити на нараді. У короткому протоколі щотижневого оперативного наради повістка може й не бути, але якщо нараду збирається по чітко означеного питання, що вимагає одного або декількох рішень, то вона обов`язкова. Питання порядку повинні бути сформульовані гранично ємко і конкретно.

Кожне питання порядку денного висвітлюється за наступною схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ.

Схема може доповнюватися, наприклад, розділом «ГОЛОСУВАЛИ», розділом «ПИТАННЯ» або обійтися без розділу «ВИСТУПИЛИ», але в цілому логічна структура протоколювання завжди залишається незмінною: спочатку питання, потім рішення.

Рішення, прийняте з питання, може бути як нормативним, так і поручительських. До перших відносяться всілякі «затвердити», «рекомендувати», «прийняти», «призначити» і т.п., тоді як другі містять в собі завдання для певних виконавців з термінами виконання.

Звичайно, навряд чи в ході засідання секретарю вдасться скласти повністю коректний протокол. Швидше за все, будуть вестися лише чорнові записи на папері і одночасно - звукозапис на диктофон. Після наради секретар розшифрує свої чернетки і складе документ по повній формі.

Готовий протокол бажано узгодити з виступали на нараді. Для цього учасник проставляє свою візу на лівому полі протоколу напроти свого прізвища і теми виступу або думки. Після цього протокол підписується головою і секретарем.

Наведемо зразок повного протоколу наради:

Виконання протоколу: після наради

Після того як нарада завершилося, а підписаний усіма потрібними особами протокол складено, залишається виконати ще ряд дій. В першу чергу потрібно розіслати учасникам копії протоколу. Якщо все працюють в одній організації, досить розсилки по електронній пошті. Колегам ж з інших компаній копія направляється із супровідним листом.

У другу чергу потрібно скласти план виконання заходів за рішеннями, прийнятими на нараді, і інформувати кожного виконавця про його задачі і строк її виконання. Робити цю роботу зазвичай доводиться секретарю або помічнику головуючого він до того ж є і контролером за виконання завдань.

Усередині організації завдання по протоколу ставиться в загальному порядку: електронного листа, завдання в СЕД і т.п.

Наведемо приклад інформаційного листа в іншу організацію, в якому викладаються завдання за підсумками наради.

Про виконання протоколу

Шановний Євгене Павловичу!

         На виконання Протоколу засідання Міжгалузевої комісії із забезпечення безпеки працівників шкідливого виробництва від 05.06.2014 № 6 прошу Вас виконати намічені заходи до 01.07.2014.

Додаток: копія Протоколу на 5 л. в 1 прим.

Генеральний директор                          Шабанов                                      Л.Є. Шабанов

М.А. Карпенко

(5678) 90-12-34, доб. 1-89   

Отже, ми розглянули основні документи, якими оформляється підготовка, проведення нарад, а також діяльність після їх завершення.

Сподіваємося, що отримана інформація допоможе вам більш ефективно працювати з документами і уникати багатьох поширених помилок.