Особливості документування колегіальної діяльності в акціонерних товариствах

Документаційне забезпечення діяльності органів управління

 Всі органи управління відрізняються особливим порядком організації своєї діяльності, що визначає специфіку її документаційного забезпечення.

Перш за все, потрібно сказати, що управлінська діяльність АТ як організованої системи будується на поєднанні принципів колегіальності і єдиноначальності, і це істотно відбивається на документаційне забезпечення управління.

Так, колегіально приймаються рішення вищим органом управління акціонерного товариства - загальними зборами акціонерів. Такий же порядок діяльності встановлено і для іншого органу управління - ради директорів. Виконавчий орган АТ може бути як колегіальним (правління, дирекція), так і одноосібним (директор, генеральний директор). У процесі оперативного управління діяльністю акціонерного товариства його генеральний директор одноосібно вирішує багато питань і несе за них персональну відповідальність.

Законодавством РФ визначено порядок діяльності кожного органу управління, вимоги до відповідних процедур і документів. Дотримання встановлених процедур безпосередньо пов`язано з необхідністю роботи з певною документацією. Тому правовими актами не тільки регулюється склад документів, які утворюються в діяльності органів управління в акціонерних товариствах, але і порядок їх складання та оформлення, встановлюються вимоги до їх змісту, термінів підготовки, зберігання і т. Д.

Документування діяльності загальних зборів акціонерів

Загальні збори акціонерів є вищим органом управління акціонерного товариства. Відповідно до російського законодавства це орган управління, через який акціонери здійснюють свої права, перш за все - своє право брати участь в управлінні АТ. Необхідною умовою ефективності прийняття рішень акціонерами є встановлення чіткого порядку проведення загальних зборів.

Підготовка будь-яких зборів вимагає дотримання ряду правил незалежно від того, разове цей захід або що проводиться регулярно. І в тому, і в іншому випадку процедура підготовки вимагає виконання послідовних дій, які пов`язані, в основному, зі складанням певних документів.

При проведенні будь-яких зборів слід мати на увазі, що всі дії повинні оформлятися відповідно до розроблених нормативів і що рішення зборів повинні мати юридичну силу. Це стосується і всіх тих документів, якими оформляється процедура підготовки і проведення зборів. Особливо важливо пам`ятати про це при підготовці загальних зборів акціонерів в акціонерному товаристві, так як воно має високий правовий статус.

Не випадково порядок підготовки і проведення загальних зборів акціонерів, склад основних документів і вимоги до них закріплені в низці законодавчих та інших правових актів, в числі яких Федеральний закон від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» (далі - Федеральний закон про акціонерні товариства », постанова ФКЦБ Росії від 31.05.2002 № 17 / пс« про затвердження Положення про додаткові вимоги до порядку підготовки, скликання і проведення загальних зборів акціонерів »(далі - Положення про додаткові вимоги до порядку підготовки, скликання і проведення загальних зборів акціонерів) та ін.

Акціонерні товариства проводять загальні збори двох видів: річне і позачергове. Законодавством встановлені і форми проведення загальних зборів акціонерів:

• спільна присутність акціонерів для обговорення питань порядку денного та прийняття рішень з питань, поставлених на голосування, - збори;
• заочне голосування.

Зборів, що проводяться в різних формах, різняться термінами проведення. Процедури їх підготовки, проведення та документування також мають деякі відмінності. Об`єднує їх те, що кожен етап пов`язаний з підготовкою документації та її обробкою.

Потрібно сказати, що річні збори є обов`язковим і проводиться з обов`язковою порядком денним. Рішення з питань порядку денного річних зборів згідно із законом не можна приймати заочним голосуванням. Рішення приймаються тільки в присутності акціонерів. Цей факт визначає порядок проведення зборів, склад необхідних документів, терміни їх підготовки і склад інформації, що включається в зміст.

Нижче представлена схема, що відображає загальний порядок документування підготовки та проведення річних загальних зборів акціонерів у формі спільної присутності акціонерів:

Позачергові загальні збори акціонерів може бути проведено у формі заочного голосування. Підготовка і проведення загальних зборів акціонерів в такій формі передбачає інший порядок дій уповноважених посадових осіб. Особливості заочного голосування знаходять відображення і в документуванні.

Важливо знати!

Для акціонерного товариства і для кожного окремого акціонера вкрай важливо, щоб процедура підготовки та проведення позачергових загальних зборів акціонерів і документація, необхідна для цього, також відповідали законодавчим нормам і мали юридичну силу.

Нижче представлена схема, що демонструє порядок підготовки і проведення позачергових загальних зборів акціонерів у формі заочного голосування:

Таким чином, порівнюючи хід підготовки і проведення загальних зборів акціонерів - річного (в формі спільної присутності акціонерів) та позачергового (у формі спільної присутності акціонерів і в формі заочного голосування), можна побачити, що багато процедур повторюються. Те ж саме відноситься і до складу необхідної для них документації. Однак потрібно мати на увазі, що є і суттєві відмінності як у змісті документів, так і в роботі з ними. Тому багато положень, пов`язані з підготовкою і проведенням загальних зборів акціонерів у формі заочного голосування, окремо регламентуються нормами Федерального закону про акціонерні товариства та Положення про додаткові вимоги до порядку підготовки, скликання і проведення загальних зборів акціонерів.

Особливості кожного документа, зазначеного в схемах проведеннях зборів акціонерів, вимагають окремого розгляду, що і буде зроблено в наступних публікаціях. Загальною умовою при їх складанні є дотримання всіх правових вимог. Однак потрібно зазначити, що норми правових актів стосуються в основному змісту документів, а форми більшості з них практично ніяк не регламентуються. Тому АТ можуть самі розробити пакет типових форм документів для проведення загальних зборів акціонерів та затвердити їх в якості додатків до положення про загальні збори акціонерів.

Рада директорів (наглядова рада)

Ще одним органом управління в акціонерних товариствах є рада директорів (наглядова рада). Він здійснює загальне керівництво діяльністю АТ (за винятком тих питань, які закон відносить до виняткової компетенції загальних зборів акціонерів), визначає стратегію його розвитку, приймає річної фінансово-господарський план.

Законодавство покладає на раду директорів обов`язок визначати пріоритетні напрямки розвитку акціонерного товариства, його довгострокову перспективу, контролювати діяльність виконавчого органу.

Форма роботи ради директорів - засідання. Стаття 68 Федерального закону про акціонерні товариства містить загальні норми щодо проведення засідань ради директорів АТ, детально не регламентують порядок підготовки і скликання таких засідань. Законом встановлено, що порядок скликання та проведення засідань ради директорів конкретного акціонерного товариства визначається його статутом або відповідним внутрішнім документом, наприклад положення про раду директорів. Це саме можна сказати і до документації, якої оформляється діяльність цього органу управління. Єдиним документом, вимоги до якого встановлені законодавчо, є протокол засідання ради директорів. Більш докладні рекомендації, в тому числі і по документуванню діяльності ради директорів, містяться в Кодексі корпоративної поведінки, який був схвалений на засіданні Уряду РФ і введений в дію розпорядженням ФКЦБ Росії від 04.04.2002 № 421 / р «Про рекомендації до застосування Кодексу корпоративного поведінки».

Рекомендації Кодексу, закріплені в статуті або положенні про раду директорів конкретного АТ, набувають характеру норми і, отже, стають обов`язковими для виконання.

Для визначення порядку проведення засідань ради директорів і документування відповідних процедур необхідно враховувати як загальні вимоги до організації діяльності колегіальних органів управління, так і правові норми, що регулюють діяльність саме цього органу управління.

Процедура проведення будь-якого засідання передбачає певну послідовність дій, кожне з яких супроводжується складанням документів.

Перший етап полягає в підготовці до засідання ради директорів, яка передбачає:

• визначення порядку денного та прийняття рішення про скликання засідання;
• повідомлення членів ради директорів про скликання засідання ради, формі його проведення та порядок денний;
• підготовку довідково-інформаційних матеріалів з питань, включених до порядку денного, і спрямування їх членам ради директорів.

Другий етап - це власне проведення засідання та прийняття рішень з питань порядку денного.

завершується робота (Третій етап) складанням і оформленням протоколу засідання, після чого прийняті на ньому рішення доводяться до відома зацікавлених осіб.

Їм надсилаються або розпорядчі документи, складені на основі протоколу, або виписки з протоколу.

У загальних рисах порядок документування засідань ради директорів повторює порядок підготовки і проведення загальних зборів акціонерів.

Важливо знати!

Дуже важливо грамотно визначити, які документи і в які терміни повинні бути складені, яку інформацію включати в зміст і як документи оформити.

Як вже говорилося, всі рішення повинні бути оформлені документами, що мають юридичну силу. Тому дуже важливо правильно підготувати засідання і провести його (а значить, підготувати всі документи для проведення засідання і документи, що фіксують прийняті на ньому рішення).

Виконавчий орган АТ: порядок документування діяльності

Виконавчий орган акціонерного товариства є ключовою ланкою структури управління в акціонерному товаристві. На нього покладається поточне керівництво діяльністю товариства та виконання рішень загальних зборів акціонерів і ради директорів. Освіта виконавчих органів може бути віднесено до компетенції як загальних зборів акціонерів, так і ради директорів. Товариство з обмеженою відповідальністю сама вирішує це питання і закріплює порядок утворення виконавчих органів в своєму статуті.

Одноосібний виконавчий орган (Директор, генеральний директор) без доручення діє від імені АТ, в тому числі:

• представляє його інтереси як на території Російської Федерації, так і за її межами;
• укладає угоди, за винятком випадків, передбачених статутом, видає доручення від імені АТ;
• стверджує штат АТ, укладає трудові договори з працівниками, розподіляє між ними обов`язки і визначає їх повноваження;
• відкриває рахунки в банках, організовує ведення бухгалтерського обліку і звітності, має право першого підпису під фінансовими документами;
• видає накази і дає вказівки, обов`язкові для виконання всіма штатними працівниками АТ і підписує від його імені документи;
• особисто відповідає за збереження документації та організацію зберігання документів АТ.

У разі якщо в акціонерному товаристві діє колегіальний виконавчий орган (Правління, дирекція), генеральний директор керує його діяльністю, будучи головою правління (дирекції).

Для діяльності виконавчого органу акціонерного товариства і підлеглого йому апарату управління характерне використання документів, включених в уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основним документом, який визначає в даний час вимоги до них, є державний стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

До складу системи входять: організаційні документи (інструкції, положення, правила та ін.) - документи, що відображають розпорядчу діяльність генерального директора та інших керівників, що діють на основі єдиноначальності (накази, розпорядження) - службові листи-акти-доповідні і службові записки та ін . Ці документи створюються в процесі оперативної управлінської діяльності будь-якої організації - як державної, так і недержавної.

Для всіх категорій і видів документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, встановлено єдиний порядок їх складання та оформлення. Державний стандарт містить вимоги до реквізитів документів, які безпосередньо впливають на юридичну силу документів, а також виконують інформаційні функції, тобто вказують на склад посадових осіб, що беруть участь в підготовці документів, і на порядок роботи з ними. Тому документи повинні оформлятися з дотриманням норм і правил, встановлених в законодавчих актах і нормативно-методичних документах.

Значення організації документообігу в акціонерних товариствах

Ще однією важливою складовою документаційного забезпечення управління компанією є документообіг, тобто рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення їх виконання або відправки.

На замітку

Від того, як організований документообіг, багато в чому залежить ефективність управлінської діяльності в акціонерних товариствах.

Тому це завдання як одна з основних покладається на спеціальний структурний підрозділ - службу документаційного забезпечення управління (службу діловодства), що є частиною апарату управління виконавчого органу.

Документообіг об`єднує всю послідовність переміщень документів і включає такі операції з ними, як отримання, розгляд і розподіл, передача на виконання, організація виконання і відправка. У технологічний ланцюжок обробки документів входять також їх реєстрація, інформаційно-довідкова робота, контроль за термінами виконання. Щоб організація документообігу була ефективною, необхідно дотримання певних правил, які закріплюються в інструкції з діловодства (або в аналогічному локальному акті) конкретної організації. Загальні правила ведення документообігу містяться в державних нормативних актах і методичних документах. Але, розробляючи свої інструкції, організації адаптують дані правила до конкретних умов. Це дозволяє організувати оперативне проходження документів по найбільш короткому маршруту з найменшими витратами часу.

Про одну з найсерйозніших завдань в області роботи з документами - забезпечення їх збереження, ми розповімо в наступному номері журналу.