Як організувати документообіг. 10 правил

Зі статті ви дізнаєтесь:

• в чому користь від централізованої системи документообігу:
• як попередній розгляд документа скорочує його шлях в організації-
• чому важливо розділяти творчі і технічні операції при роботі з документамі-
• що таке документопотоки.

Рівень раціональності в організації документообігу безпосередньо впливає на швидкість отримання документів виконавцями, керівниками, зацікавленими посадовими особами. В системі документообігу повинен бути охоплений весь шлях кожного документа в управлінській службі, від прийому, до передачі на розгляд, підготовки, оформлення та відправки.

У статті ми розглянемо десять правил оформлення організаційних документів.             

1. Прийом і відправлення документів повинні бути централізованими

Тобто будь-які документи організації, як вхідні (незалежно від способу доставки), так і вихідні (за винятком тих, які надходять або відправляються по факсу та електронної пошти і стосуються безпосередніх виконавців) повинні оброблятися в одній відповідальній службі - секретаріаті або діловодних підрозділі (службі ДНЗ).

Таким чином, ви вирішите декілька завдань одночасно: звільніть інші служби і підрозділи організації від технічних дій (по перевірці вхідної документації, розкриття або запечатування конвертів, маркування, поштовим або факсимільним відправлень) і підвищите ефективність використання оргтехніки в офісі (копіювального апарату, факсу, маркувальних і інших машин, які використовуються для обробки документів).

Зверніть увагу! при централізованої формі діловодства операції по обробці документів максимально зосередженийи в службі ДОУ, а структурні підрозділи по можливості максимально звільнені від діловодних функцій (Реєстрації та обліку документів, зберігання справ та ін.). Децентралізована форма документообігу передбачає, що в структурних підрозділах організації ведеться окреме діловодство. обино такой вид діловодства оправдан в разі територіальної роз`єднаності організації, при наявності віддалених від підрозділів. При змішаній формі частина діловодних функцій виконує служба ДОП, частина - підрозділи. Чаще всього при змішаній формі частина документів реєструє, контролює, формує в справи і зберігає служба ДНЗ (здебільшого, це документи, що надходять керівництву і вихідні від керівництва), а документи з питань, вирішення яких перебуває в компетенції підрозділів реєструєтьсяються, контролюєються, виповнилосяються і храняться в структурних підрозділах.

Правила реєстрації документів

2. Виключіть необгрунтовані поворотні рухи в проходженні документів

Документообіг повинен бути організований таким чином, щоб документ не повертався в службу (підрозділ), яку він вже пройшов. Винятком можуть бути тільки випадки, коли це виправдано ділової необхідністю. Наприклад, документ на підпис керівнику неминуче двічі проходить через його секретаря, так як саме він є посередником між керівником і виконавцями.

Відео: Правила і документообіг продажів - курс по УТ 11.1 - 1С: Навчальний центр №1

3. Організуйте попередній розгляд вхідної документації

Так ви зможете виділяти серед маси документів, що надходять найбільш важливі і значущі для організації - ті, які є обов`язковими для розгляду керівником. Якщо інформація, що міститься в документі, може бути розглянута заступником або іншим компетентним співробітником, бажано безпосередньо направляти документ йому, минаючи керівника.

Щоб точно визначати шлях проходження документів, розглядати їх повинен кваліфікований фахівець служби діловодства, який володіє знаннями про структуру організації, функції підрозділів, компетенціях керівників і співробітників.

Пам`ятайте! Документи, що надходять з органів влади, вищестоящих організацій, а також з філій і представництв, зазвичай вимагають прийняття управлінських рішень, і передаються керівникові.

4. Вхідні та вихідні документи повинні бути зареєстровані в організації один раз

Якщо документ надійшов у службу діловодства (секретаріат), був зареєстрований, і після розгляду керівником (або заступником) вступив до одного з підрозділів, повторно реєструвати його не потрібно. Якщо документ, минаючи керівництво, безпосередньо надійшов до підрозділу, він також реєструється одноразово безпосередньо в підрозділі. Інакше кажучи, будь-який документ може мати тільки один реєстраційний номер, який присвоюється йому або в службі діловодства, або в підрозділі.

Відео: Юрист Live. Нові правила електронного документообігу в судах

Як правильно узгоджувати документи

5. Резолюції на документах повинні точно визначати терміни, виконавців і суть доручень

Незважаючи на те, що резолюції виносять керівники, секретар повинен контролювати цей процес і може в деякій мірі вплинути на нього. Тобто відстежувати, щоб текст резолюції був сформульований максимально конкретно, виключав можливі питання виконавця. Наприклад, якщо керівник просто вказав прізвище співробітника і дату виконання, а суть доручення не описав, або воно розпливчасто ( «Прошу розглянути») така резолюція неінформативна, і завдання секретаря - пояснити це керівнику і попросити доповнити резолюцію. У таких випадках не можна давати хід документу без уточнень, так як це може призвести до невиконанням розпорядження.

Що робити, якщо в резолюції не зазначено термін виконання?

6. Усуньте необгрунтовані узгодження, організуйте паралельні узгодження, скоротіть терміни

Важливий етап в підготовці управлінських документів - узгодження. Практично всі документи, які підписує або затверджує керівник, повинні бути попередньо узгоджені (завізовані) зацікавленими особами. Раціонально організований документообіг має на увазі, що документ узгоджується тільки тими посадовими особами, думка яких необхідно для підготовки проекту документа. Ця процедура повинна бути прописана в інструкції з діловодства, із зазначенням значущих документів, необхідних для погодження, і посадових осіб, чия віза в документі обов`язкове.

Також важливо встановити оптимальні терміни узгоджень. У деяких організаціях часто на це йде близько місяця. За такий термін багато рішень можуть втратити актуальність. Визначте терміни візування документів і також пропишіть їх в інструкції з діловодства. Наприклад, у багатьох організаціях, в тому числі, в органах влади, встановлений максимальний термін для узгодження - 3-5 днів.

7. Організуйте делегування керівником права підпису

Керівник може передати право підпису на деяких документах своїм заступникам або керівникам підрозділів. Таке рішення може значно скоротити терміни руху документів в організації. Для заступників та інших посадових осіб делеговане право підпису - мотивуючий фактор, що підвищує їхню особисту відповідальність за роботу підрозділу.

Щоб делегувати право підпису, керівник видає відповідний наказ (розпорядження).

8. Розділіть творчі і технічні операції при підготовці документів

Грамотна організація документообігу часто виявляється неможливою через те, що фахівці самостійно виконують технічні операції: друк документів, передачу їх в інші підрозділи і т.п. Такі тимчасові витрати невиправдані.

При раціональної організації документообігу творчі і технічні діловодних операції виконуються різними співробітниками, відповідно до посади і кваліфікацією.

9. Розділіть документи на документопотоки

Документопотік - це сукупність документів одного виду або призначення, що мають один маршрут в документообігу організації.

Зазвичай виділяють три документопотока: вхідні, вихідні та внутрішні (які не призначені для виходу за межі організації) документи.

Кожен документопоток зазвичай має підрівні (потоки 2-го рівня), наприклад, потік «Вхідні документи» включають в себе три потоки:

1. документи з вищестоящих організацій;
2. документи з філій і представництв;
3. документи від організацій-партнерів, звернення громадян тощо

У документопотоках вихідних і внутрішніх документів підрівні виділяються аналогічним чином. 

Відео: Інтеграція з 1С: Документообіг - огляд модуля

Документи, що мають обмежений доступ (гриф «Комерційна таємниця», «Конфіденційно» та ін.) Зазвичай виділяються в особливий документопоток, роботу з ними контролює служба безпеки організації.

10. Виділіть «незареєстровані документи»

До них можуть ставитися документи, які не вимагають виконання і не використовуються в довідкових цілях.

Зазвичай перелік таких документів включають в інструкцію з діловодства: запрошення, рекламні буклети, листівки з поздоровленнями т.п.

Такі документи передаються безпосередньо адресатам або (якщо це, наприклад, рекламне видання) в зацікавлена підрозділ. Вони мають короткий шлях в системі документообігу та не реєструються.

Ці 10 правил організації документообігу мають універсальний характер і застосовні для роботи в будь-якій організації.