Відмінність форматів pdf від pdf / a

PDF (аббр. «Portable document format») - це універсальний формат електронних документів, якому, до речі, скоро виповниться 20 років. Він створений з ініціативи компанії Adobe, і вихідне його призначення - електронне подання друкованих матеріалів. Звідси випливає завдання даного формату - зберегти інформацію про колірній схемі і розташуванні елементів вихідного матеріалу і забезпечити її ідентичний висновок на різних моніторах і принтерах.

За час свого існування формат електронних документів, PDF значно додав у можливостях.

У першій же редакції формату з`явилася можливість вставляти в текст документа гіперпосилання, шифрувати документ паролем і тим самим захищати його від модифікації. У версії PDF 1.4 з`явилася можливість над зображенням наносити текстовий шар, в тому числі невидимий, даючи користувачеві можливість, бачачи «картинку», тим не менш, копіювати з неї текст. Крім того, в цій же версії з`явилася можливість вставляти метадані у вигляді пар «ключ-значення», кожна з яких може бути пов`язана з якоюсь частиною документа (наприклад, окремим зображенням) або з усім документом цілком. Це важливі нововведення з точки зору архівного зберігання, і вони підтримуються форматом донині.

PDF / A - це підмножина формату PDF, що містить обмежений набір можливостей представлення даних. даний формат електронних документів, є стандартом ISO і призначений для довгострокового зберігання електронних документів. Забезпечення тривалого терміну зберігання досягається за допомогою впровадження в вміст електронного документа в форматі PDF / A всієї інформації, необхідної для його відображення. Такою інформацією, зокрема, є шрифти - ті з них, які використані в документі, включені в нього.

Відео: Як редагувати текст документа pdf файлу. Pdf editor free. Безкоштовний PDF редактор

Документообіг в електронному бізнесі

До слова, це впливає на розмір документа: документ у форматі PDF / A не менш, а навіть іноді більше за розміром, ніж документ з аналогічним вмістом, який було збережено в форматі PDF.

Вважається, що документ, що зберігається в форматі PDF / A, зважаючи на повну відсутність зв`язку з такими мінливими компонентами, як гіперпосилання та мультимедійний контент, можна буде відкрити в будь-якій операційній системі через тривалий час за допомогою програм, з яких відповідний формат. Оскільки PDF / A забезпечений статусом міжнародного стандарту, його підтримка з боку розробників ПЗ в довгостроковій перспективі виправдана, а використання доцільно в порівнянні з іншими доступними форматами зберігання, які можуть змінитися в будь-який момент часу.

Згадаймо недавню історію з відмовою від підтримки документів Word старого зразка до версії 2003 року в Google Drive - старт умертвіння формату Word 97-2003 дан.

Відео: Формат PDF - що це

При цьому цілісність і незмінність непідписаного документа в форматі PDF / A не може бути гарантована і не заявляється як особливість формату. Іншими словами, не дивлячись на те що даний формат електронних документів позиціонується як забезпечує довгострокове зберігання, зміна вмісту документа можливо і не є відхиленням від норми, якщо воно не зашифровано. Однак є ще один нюанс: для кожного конкретного документа, формат якого заявлений як PDF / A, неможливо свідомо стверджувати, що це дійсно так.

Необхідна верифікація на відповідність вимогам формату для кожного конкретного документа, і якщо на етапі розміщення в архіві або після чергової зміни вона не буде проведена, можна вважати місію забезпечення довгострокового зберігання потенційно провалену (з деякими застереженнями, але все ж).

Виходячи з описаних вище відмінностей між форматами PDF та його нащадком PDF / A, цілком можна припустити, що перший більше придатний для оперативного обміну і короткострокового зберігання електронних документів, тоді як PDF / A, незважаючи на потенційно великий розмір одиничного документа (в нього впроваджені всі використані шрифти, а це для короткострокового використання надлишковий і відчутний баласт), маючи статус міжнародного стандарту, гарантує, що навіть через досить тривалий час, незалежно від оточення і операційної систе и, будь-який користувач зможе відкрити документ в даному форматі, маючи в своєму розпорядженні додатком-переглядачем. Цей факт укладається в концепцію архіву електронних документів і повинен враховуватися при збереженні кожного документа в ньому.

Як максимально швидко перевести всі паперові документи в електронний вигляд?

Відео: ЯК з PDF зробити DOC (WORD) формат

Тепер необхідно визначитися з тим, що таке відсканований образ документа. У переважній більшості випадків це растрове зображення. Передбачається, що тексту поверх нього немає, тобто в документі зберігається виключно відсканований растр - зображення, текст, який незрозумілий комп`ютера, а зрозумілий тільки людині. У виняткових випадках поверх растрового зображення може бути розташований текстовий шар, частково або повністю наповнений або вручну людиною, або за допомогою системи розпізнавання тексту. Можна припустити, що документ містить метадані, так чи інакше пов`язані з видом документа і його вмістом (наприклад, якщо це рахунок-фактура, метадані можуть містити інформацію про постачальника, дату виставлення, сумі і т.д.).

Очевидно, що відсканований образ документа допускає, але не має на увазі довгострокового зберігання. Але все-таки в більшості випадків образ повинен зберігатися не менше паперового оригіналу, а часто значно довше, оскільки значимість і важливість його в контексті організації-власника завжди тримається вище нульової позначки. Крім того, образ знятий з паперового документа, а це значить, що його зміна не мається на увазі, хоча і можливо.

На підставі перерахованих особливостей, якими володіє відсканований образ документа, можна сміливо заявляти, що однаково придатні обидва формати, оскільки для кожного конкретного документа не будуть використані такі можливості формату, які не підтримуються стандартом PDF / A. Останній допускає і метадані, і текстовий шар над зображенням, і навіть підписання документа з метою захистити його від модифікації, а необхідністю впровадження шрифтів в кожен документ можна знехтувати, оскільки мова йде про образи, де тексту немає, відповідно, немає і шрифтів, так що додаткова вага в цьому відношенні буде малий.

Мухаметшин Ришат, ІТ-аналітик DIRECTUM

"Сучасні технології документообігу і діловодства" - журнал для керівників служб ДОУ, начальників діловодних підрозділів, завідуючих канцеляріями, загальними відділами та архівами про практику управління документами в електронному та паперовому видах.