Дублікати документів

Відео: Як швидко знайти всі дублікати фотографій, файлів і документів

З даної статті ви дізнаєтеся:

• що таке дублікат документа-
• яка різниця між дублікатом, оригіналом і копіей-
• порядок роботи з дублікатами.

Кожен секретар хоч раз стикався з необхідністю створення або роботи з дублікатами. При цьому важливо чітко розуміти, в чому полягає різниця між оригіналом документа і його дублікатом. Також існує і відмінність між дублікатом і копією. Далі ми постараємося прояснити багато спірні моменти, що виникають при роботі з даною документацією.

Що таке дублікат

Дублікат за своєю суттю і призначенням не має практично ніяких відмінностей від оригіналу документа. Слід розуміти, що дублікат видається в тому випадку, коли оригінал загублений або знищений. Говорячи простою мовою, дублікат є ідентичним по відношенню до оригіналу, але з іншим порядковим номером, серією і т.д. Більш того, дублікат повинен містити відповідний штамп, який підтверджує статус даного документа.

Як завірити копію двостороннього документа?

Різниця між оригіналом, дублікатом і копією

Як вже було сказано вище, дублікат видається лише в разі втрати або знищення оригіналу документа. Його головними відмінностями від оригіналу є новий порядковий номер, відмінний від оригіналу, серія, дата і наявність спеціальної позначки "Дублікат". Дана позначка наноситься за допомогою штампа на документ і наділяє його (в сукупності з підписом і печаткою) тієї ж юридичну чинність, що і оригінал документа.

Відео: Оформлення угоди при наявності дублікатів правовстановлюючих документів

Слід розуміти, що копія - це лише копіювання (сканування або рукописне переписування) оригіналу документа. Копія не відрізнятиметься від оригінального документа будь-якими реквізитами, номером або серією. Мета створення копії - точне відтворення оригіналу. Головна відмінність - відсутність юридичної сили.

Варто запам`ятати, що копія може мати юридичну силу лише в тому випадку, коли вона була завірена належним чином і має відповідну позначку.

Відео: Find & Remove Duplicate Files from Android (Similar Image, music, video, doc)

Різниця між копією та дублікатом дуже істотна. Дублікат служить заміною раніше виданим оригіналу, в той час, як копія лише в точності копіює сам оригінал. При виданні дубліката попередні версії документа вважаються недійсними (при їх виявленні), тобто видання дубліката документа скасовує оригінал і його рішення.

Чи можна зняти копію з завіреної копії?

Порядок роботи з дублікатами

Слід розуміти, що видачу дубліката повинен передувати документ, який доведе цю необхідність. В організації при втраті або знищенні оригіналу таким документом є акт, складений комісією зі встановлення причин втрати. Дана комісія в акті повинна детально вказати найменування, номер, серію, дату документа, його зміст, причини його втрати (знищення), а також склад комісії.

Акт підписується головою і всіма членами комісії, затверджується керівником організації, після цього долучається до переданому на зберігання дублікату втраченого або втраченого документа організації, а в номенклатурі справ в розділі «Примітка» робиться відмітка про наявність не оригіналу, а дубліката документа.

Які мобільні додатки роблять якісні скан-копії документів?

Після того як комісія визначила, які документи були втрачені і причини їх втрати, повинні бути вжиті заходи по відновленню цих документів. У разі втрати оригіналу документа відповідний структурний підрозділ або члени комісії ініціюють і здійснюють всі необхідні дії з метою отримання належним чином оформленого дубліката втраченого документа.

Слід зауважити, що після відновлення втрачених документів зберігання підлягає дублікат або завірена в установленому порядку копія документа, про що робиться відповідна відмітка в номенклатурі справ організації.

Слід зазначити, що дублікати повинні бути оформлені на тому ж бланку, що і оригінал документа. Для відмінності дубліката від оригіналу в верхньому правому куті дубліката робиться відповідна відмітка (наноситься від руки або за допомогою штампа). Якщо дублікат видається замість зіпсованого або що стало непридатним документа, то на оригіналі робиться відмітка: "Замість видано дублікат серія ... номер ...".