Оформлення додатків

Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений і чинний документ (наприклад, копія статуту організації, копія штатного розкладу організації, підписані і зареєстровані екземпляри договору, що висилаються контрагенту, і ін.), Так і проект документа (наприклад, проект постанови, проект розпорядження) або частина документа, яка пояснює або розкриває зміст окремих положень основного документа (наприклад, список членів створюваної наказом керівника комісії, який є додатком до е ому наказом, або план заходів, також затверджується наказом).

Оформлення додатків до документів за всіма правилами

Існує два види зв`язку між основним документом і додатками до нього: основний документ і додаток зв`язані необхідністю пересилки документів, тобто документообігом, наприклад:

• супровідний лист і додаток до нього;
• основний документ і додаток пов`язані змістом:
• договір і додаток до нього у вигляді кошторису витрат, календарного плану або іншого документа;
• наказ і план заходів або список членів комісії, котрі розкривають зміст відповідних пунктів розпорядчої частини наказу;
• наказ і затверджується цим наказом регламент, який є додатком до наказу.

У першому випадку супровідний лист і документи-додатки складають єдиний комплект документів, у другому випадку основний документ і документи-додатки є частинами одного документа.

Залежно від того, яким чином пов`язані основний документ і додатки, по-різному оформлюється відмітка про додаток.

Як оформити додаток, коли основний документ і додатки зв`язані необхідністю пересилки

Розглянемо перший варіант, коли основний документ і додатки об`єднуються, головним чином, для того, щоб забезпечити пересилку адресату документів, що мають самостійний характер і жодним чином не пов`язаних змістом один з одним. Оскільки з супровідним листом пересилаються документи, що мають самостійний характер, які можуть бути остаточно оформленими документами чи підготовленими проектами документів, робити будь-які додаткові позначки або проставляти додаткові реквізити на цих документах не можна. У зв`язку з цим спеціальний реквізит - позначка про наявність додатків, що містить інформацію про додатки, проставляється на супровідному листі.

Правила оформлення відмітки про наявність додатків встановлені ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів "(далі - Стандарт). І хоча Стандартом передбачено кілька варіантів оформлення відмітки, на практиці зустрічаються ситуації, не передбачені стандартом. У зв`язку з цим має сенс розглянути всі ситуації, як передбачені, так і не передбачені Стандартом.

Ситуації оформлення додатків, передбачені Стандартом

1. Якщо документ-додаток названий на тексті, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: на 5 л. в 2-х прим.

Якщо лист має програму без назване в тексті, то в позначці про наявність додатка вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників, а при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. Наприклад, якщо документ-додаток названий на тексті:

Додаток: в 1 прим.

або якщо документ-додаток не названий в тексті:

Додаток: Каталог запасних частин до пральних машин Samsung в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який також має додатки, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: лист Росархіву від 05.06.2010 № 02-6 / 172 і додаток до нього, всього на 3 л.

Якщо додаток надсилають не в усі зазначені в документі адреси, а тільки першого (основного) адресату, позначку про програму оформлюють таким чином:

Додаток: на 3 л. в 5 прим. тільки в перший адресу.

Нестандартні ситуації оформлення додатків до супровідних листів

Як вже було сказано, на практиці виникають ситуації, оформлення яких не передбачено Стандартом. Розглянемо їх.

1. В якості додатків до супровідного листа можуть пересилатися документи на паперовому носії та на електронних носіях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах). В цьому випадку відмітка про наявність додатків може бути оформлена наступним чином:

Відео: Розробка Мобільних додатків - Оформлення додатки

Оскільки кількість аркушів документа-додатка в позначці про наявність додатка вказують для контролю комплектності документів при їх відправленні й одержанні, при пересиланні документів на електронних носіях досить вказати кількість самих носіїв.

Якщо з супровідним листом пересилається тільки документ на електронному носії, позначку про програму можна оформити наступним чином:

Додаток: Проект договору поставки електротехнічної продукції на компакт-диску в 1 прим.

2. Особливим чином оформляється відмітка про додаток при пересиланні конфіденційних документів (документів, що містять службову таємницю з грифом "Для службового користування", комерційну таємницю з грифом "Комерційна таємниця" або іншу конфіденційну інформацію з грифами "Конфіденційно" або "Строго конфіденційно" або іншими ).

Хоча нормативними правовими актами не встановлено особливого порядку оформлення супровідних листів і позначки про контроль при пересиланні конфіденційних документів, на практиці такі правила склалися. Ці правила закріплюються в локальних нормативних актах (правилах, положеннях, інструкціях), якими в організаціях регламентуються питання конфіденційного діловодства.

Відповідно до цих правил при пересиланні конфіденційних документів в супровідному листі в позначці про наявність додатка додатково вказується номер документа-додатка (мається на увазі реєстраційний номер документа) і гриф обмеження доступу до документа, наприклад:

Відмітка про програму, коли документ і додаток пов`язані змістом

Розглянемо оформлення додатків в випадках, коли основний документ і додаток пов`язані змістом. Такого роду програми можуть мати найрізноманітніші документи: розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження), будь-які види договорів, особливо цивільно-правових, різні акти (перевірок, ревізій, експертизи та ін.), Плани, програми, звіти та ін .

Оскільки в цьому випадку, як уже зазначалося вище, документ-додаток є невід`ємною частиною основного документа, відмітки про наявність додатка присутні і в основному документі, і в документі-додатку, але оформлюються вони інакше, не так, як в супровідних листах.

Як правило, при оформленні основного документа у відповідному пункті документа робиться посилання на додаток. Наведемо як приклад текст розпорядчого документа.

Оформлення з одним додатком

Оформлення з декількома додатками

Відео: Як оформляти додатки в дипломі

Відповідно, на кожному додатку до основного документа оформляється відмітка про додаток за формою, встановленою ГОСТ Р 6.30-2003:

Слово "додаток" може друкуватися прописними буквами зі знаком №, допускається також центрировать рядки реквізиту щодо самої довжини рядка:

Аналогічним чином оформляються додатки до договорів, актів, планів, звітів та інших документів, наприклад на додатку до договору:

Якщо додатком до документа є документ, що затверджується розпорядчим документом (наприклад, наказом), то поряд з відміткою про програму на яке затверджується документі-додатку повинен бути ще і гриф затвердження. Оскільки гриф обмеження доступу до також містить посилання на основний документ (наприклад, наказ), Методичними рекомендаціями по розробці інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76) передбачено наступне.

Якщо додатком до документа (наприклад, до наказу) є затверджується документ (положення, правила, інструкція, регламент і ін.), У верхньому правому куті проставляється відмітка про додаток, нижче - гриф обмеження доступу до документа, наприклад:

Відео: 10 КОРИСНИХ додатків для ТЕЛЕФОНУ

Тобто в даному випадку щоб не повторювати посилання на розпорядчий документ (наказ) в позначці про програму і в грифі затвердження, дата і номер розпорядчого документа наводяться один раз - в грифі затвердження.