Гост р 6.30-2003 «усд. Усорд. Вимоги до оформлення документів »: рух вперед

Розробка нової редакції стандарту диктується рядом причин: по-перше, термін дії стандарту вже перевищує 10 років (стандарт прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст) - це той термін, після якого стандарт повинен перероблятися або скасовуватися - по-друге, за минулі роки відбулися серйозні зміни в нормативній базі-третє, ми спостерігаємо зміни в технології, які застосовуються для документування діяльності організацій.

Набагато більш широке застосування отримали інформаційні системи електронного документообігу, в зв`язку з чим організації поступово переходять до використання електронних документів, які, в умовах безпаперового документообігу, стають єдиним екземпляром документа, тобто оригіналом. Все це, безумовно, має враховуватися при розробці правил і вимог, що пред`являються до документування управлінської діяльності.

Цього року Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи приступив до переробки даного стандарту, і в даний час ведеться збір та аналіз матеріалу, який дозволить переглянути стандарт, уточнити ряд положень, якісь положення, як вже зараз вважають розробники, потрібно буде виключити зі стандарту, але і, звичайно, необхідно при цьому додати ряд нових положень, актуальних для сучасної практики документування.

Вимоги до бланків документів

Один з розділів стандарту - це розділ, що встановлює вимоги до бланків документів.

У чинній редакції стандарту в розділі «Вимоги до бланків документів» були допущені помилки при перерахуванні реквізитів загального бланка, бланка листи, бланка конкретного виду документів (розділ 4.7 стандарту), що викликає чимало запитань у фахівців при розробці бланків документів.

Наприклад, в бланк листа включені реквізити «Місце складання або видання документа» (реквізит 14), «Відмітка про контроль» (Реквізит 19), в той час як не той, ні інший в бланках листів не використовуються. На жаль, ця помилка не єдина.

Допущені помилки і в схемах розташування реквізитів у додатку А до стандарту (рис. А1 і А2).

Зокрема, відповідно до даних схемами реквізит 16 «Гриф обмеження доступу до документа» розташовується не в робочій зоні документа, а на верхньому полі документа, що абсолютно виключено.

При перегляді стандарту потрібно вирішити і питання використання загального бланка. В даний час загальні бланки використовуються виключно в органах влади і застосовуються дуже обмежено. Загальний бланк - це бланк, що містить, фактично, тільки кілька реквізитів: найменування організації - автора документа, місце складання (видання) документа і відмітки для дати і реєстраційного номера документа. З цієї причини загальний бланк може використовуватися для підготовки різних документів (протоколів, актів та ін.), При цьому назва виду документа карбується в загальний бланк при оформленні документа. Оскільки загальні бланки використовувалися для підготовки, головним чином, внутрішніх документів, організації в більшості своїй відмовилися від загальних бланків на користь комп`ютерних (електронних) шаблонів конкретних видів документів.

Використання електронних шаблонів бланків, що виключають необхідність виготовлення бланків на паперовому носії, - ще одне питання, яке також має бути відображений в новій редакції стандарту.

При підготовці нової редакції стандарту також треба повернутися до питання про двомовних бланках (і навіть бланках на трьох мовах) [1] і дати більш чіткі та конкретні норми щодо таких бланків.

Про історію стандарту ГОСТ Р 6.30-2003, напрямки його вдосконалення, вимоги до оформлення реквізитів документів ви можете дізнатися в №11 2014 журналу "Сучасні технології документообігу і діловодства"

В.Ф. Янкова, заст. директора ВНІІДАД, канд. іст. наук