Види електронних документів

Все частіше багатьом секретарям доводиться стикатися по роботі з електронними документами. Однак, на превеликий жаль, лише мало хто знає правила та основи роботи з ними. Щоб електронні документи більше не викликали здивування і здивованості на обличчях співробітників, рекомендуємо ознайомити їх з цією статтею.

Відео: Судова практика: Застосування електронних документів, підписаних електронними підписами

З даної статті ви дізнаєтеся:

перелік документів, які бувають в електронному вигляді-
як здійснюється реєстрація електронних документів-
основи роботи з електронними документамі-
які існують види носіїв електронних документів-
як правильно зберігати документи в електронному вигляді-
правильне оформлення електронних документів.

Документи в електронному вигляді все більше витісняють звичайну паперову документацію. Пояснюється це дуже просто - з ними простіше працювати, до них легше організувати доступ, а для їх зберігання не потрібно багато місця. Однак не всі види допускається зберігати в електронному вигляді.

Перелік документів в електронному вигляді

Існує певний перелік документів в електронному вигляді, який формується з вхідної кореспонденції та створених усередині організації електронних документів. Крім того, також допускається зберігання в електронному вигляді первинних документів, регістрів бюджетного обліку та бюджетної звітності. Це пояснюється тим, що більша частина бухгалтерських операцій здійснюється за допомогою спеціальних програм, які і дозволяють створювати і зберігати відповідну документацію.

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості роботи з електронними документами»

Також в електронному вигляді можуть зберігатися документи по кадрам. Наприклад, якщо організація бере на дистанційну роботу співробітника, то трудовий договір може бути оформлений в електронному вигляді і шляхом отримання від працівника всіх необхідних документів таким же способом. Однак в будь-якому випадку роботодавець повинен відправити поштою роздрукований примірник оформленого трудового договору.

Реєстрація документів в електронному вигляді

У більшості випадків в системах електронного документообігу (СЕД) використовується карткова система реєстрації. В її основу закладено принцип створення реєстраційної картки (РК) або реєстраційно-контрольної картки (РКК) документа. Вона містить всі основні дані про ділову папері і, як правило, копію або сам електронний документ. Далі картка і прикріплені до неї додатки зберігаються в базі даних системи електронного документообігу.

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

Слід зазначити, що сукупність полів (реквізитів) реєстраційних карток в різних СЕД можуть відрізнятися. Найбільш зручними є ті системи електронного документообігу, які дозволяють користувачам самостійно додавати до переліку необхідні реквізити або вибирати вид РК і склад її реквізитів.

Робота з документами в електронному вигляді

Багато керівників організацій вже ведуть облік, в тому числі бухгалтерський і податковий, в електронному вигляді. І хоча повністю відмовитися від паперових первинних документів на даний момент ще не представляється можливим, в електронному вигляді оформляється все більше документів. Та й взаємодія з податковими органами економить багато часу і сил з використанням систем ЕД. Види електронних документів

Що стосується електронних документів, то виходячи з норм Федерального закону № 63-ФЗ, підписані простий електронним підписом або посиленою некваліфікованої електронним підписом, такі документи визнаються для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування рівнозначними документами на паперових носіях, підписаних власноручним підписом.

У випадках, встановлених НК РФ, обов`язковим є застосування кваліфікованої електронного підпису (для електронних рахунків-фактур, при електронному взаємодії з податковим органом, в тому числі здачі податкової звітності).

Відео: види електронних документів реферат

Існують два види електронних підписів: посилена некваліфікована електронний підпис (далі - НЕП) і посилена кваліфікована електронний підпис (далі - КЕП). При цьому для взаємодії з контрагентами учасники електронного документообігу укладають відповідну угоду, в якому визначають порядок електронної взаємодії та вид електронного підпису.

Види носіїв електронних документів

Одне з головних переваг електронної документації полягає в тому, що з її допомогою можна організувати швидку і якісну роботу з документами. Матеріали в такому форматі легко підписувати, навіть якщо співробітники, які повинні їх завізувати, знаходяться далеко один від одного. За рахунок цього вдається заощадити величезну кількість часу і сил. Крім того, наявність електронного архіву дозволяє уникнути необхідності виділяти багато місця в організації під паперовий архів. На зберігання накопичуються паперів знадобиться виділити відповідну площу на території підприємства, а також найняти висококваліфікованого архіваріуса, який зможе організувати кваліфіковану роботу з наявними матеріалами. Щоб зберігати електронний архів, досить лише компактних знімних носіїв або декількох жорстких дисків.

Відео: Документи

Передача електронних документів в архів організації

Наприклад, використання в якості носіїв дисків пред`являє досить жорсткі вимоги до температурно-вологісного режиму. Правильний вибір зазначених параметрів дозволяє забезпечити фізичну схоронність носіїв протягом десятиліть.

Зберігання документів в електронному вигляді

Зберігання електронних документів в архіві передбачає наявність носіїв з великою ємністю, оскільки видається недоцільним порушення цілісності документації, яку становить єдиний смисловий блок або відноситься до одного підрозділу.

Практика показує, що система, що склалася в ряді підприємств, характеризується такими рисами: документи, необхідність в яких періодично виникає (т. Е. Затребувані постійно), зберігаються на комп`ютерах виконавців, чий доступ до них відкритий в зв`язку з виконанням посадових обов`язків. Документація ж, необхідність в яких виникає значно рідше, зберігається на резервному сервері або на зовнішніх носіях різної (необхідної) ємності.

Оформлення документа в електронному вигляді

Оформлення документа в електронному вигляді здійснюється за аналогією з паперовими носіями. Як правило, багато СЕД мають ряд стандартних бланків для електронних документів. Особливо це актуально при роботі з бухгалтерської і податкової документації, де порядок оформлення чітко визначено і регламентовано.

Інструкція з діловодства. Розділ «Система електронного документообігу»

Крім того, кожна організація має право створити свої особисті бланки в електронному вигляді. Їх використання доцільне при великому обсязі електронного документообігу, так як значно спрощує необхідність постійного заповнення реквізитів.

Юридичний