Шрифти в офіційних документах

Які шрифти використовувати в офіційних документах, як встановити правила щодо шрифтів в організації, які шрифти краще не використовувати для документації і чим їх використання регламентовано, обговоримо в нашому матеріалі.

Як правильно оформити документ, який шрифт застосовувати і якого він повинен бути розміру, запитують багато початківці фахівці секретарської справи. Іноді відповідь лежить на поверхні, а іноді доводиться йти довгим шляхом. Обговоримо, якими нормативними актами встановлено вимоги до шрифтів, і як оформляти документи секретарю.

Вимоги до шрифтів в офіційних документах

Те, яким чином виглядає документація організації, вибирає керівник компанії. Це може бути сформована практика або новий розроблений за участю професійних дизайнерів брендбук, затверджений локальними нормативними документами компанії як обов`язковий для всіх інформаційних матеріалів. Шрифти офіційних паперів при цьому виступають як частина іміджу компанії. Якщо ж такі вимоги не встановлені або тільки розробляються, слід врахувати кілька вимог.

Шрифти заголовків і текстів в документах повинні бути, перш за все, легкими для сприйняття, читабельними. Для офіційних документів не підходять екзотичні химерні шрифти з безліччю додаткових ліній. Слід вибирати шрифт зі стандартного набору шрифтів: Arial, Times New Roman і так далі. Розмір шрифту повинен бути читабельним, для цього потрібно також врахувати відстань (інтервал) між рядками.

Шрифти бувають із зарубками і без. Вважається, що шрифти без зарубок (Arial) більше підходять для читання відразу з екрану, а з зарубками (Times New Roman) - для читання на аркуші паперу. Але таке сприйняття тексту можна вважати суб`єктивним.

Відео: У ДУБАЯ З`ЯВИВСЯ ІМЕННИЙ ШРИФТ У MICROSOFT

Які вимоги встановлює ГОСТ

Система державних стандартів містить рекомендації щодо вибору шрифту для офіційної документації. Вони для виконання не обов`язкові, але виконання нормативів дозволить створювати якісно оформлені документи, з якими зручно працювати.

Мета гостірованія - уніфікація не тільки сфери виробництва, але і ділової кореспонденції. Правила до неї містить безліч стандартів. Одні стосуються полів документа, інші оформлення списків і реквізитів та ін.

Рекомендуємо матеріали по темі:

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення
Візитні картки в MS Outlook
Як секретарю скласти річний звіт?

Оформлення документів компанії

Наступні дії по кроках, щоб правильно оформити договір або ділову кореспонденцію.

Відео: Word для початківців. Урок 4: Форматування: 1. Символи

Крок 1. Вивчити стандарти в компанії

Запитайте документи, що стосуються діловодства компанії. Знайдіть в них вимоги до оформлення документів, якщо їх немає, приступайте до самостійної розробки стилю документа. Згодом отримаєте схвалення керівництва щодо цього оформлення і упровадите як обов`язковий стандарт для всіх документів компанії, внесіть опис стилю в інструкцію з діловодства компанії. Найзручніше зберегти стиль у відповідному модулі офісної програми, щоб не налаштовувати окремі його частини кожен раз.

Крок 2. Вивчіть ГОСТ 2.105-95

Він містить перелік правил, за якими потрібно створювати документацію будь-якої організації. Документ вичерпний і простий у використанні. Також вам буде корисний ГОСТ Р 6.30-2003.

Крок 3. Виберіть формат аркуша

Відкрийте офісну програму для редагування текстів і створіть новий документ або шаблон документа. Виберіть настройки листа в меню програми. Для створення документів компанії підійде формат А4 з книжковою орієнтацією листа (велика сторона по вертикалі).

Крок 4. Налаштуйте поля документа

Виберіть в меню налаштувань документа поля. Налаштуйте їх розміри відповідно до таблиці:

поле	Розмір (см)
верхнє	2
Нижня	2
ліве	3
праве	1,5

Крок 5. Виберіть шрифт

Для офіційних документів компанії підійде Times New Roman або будь-який інший простий офісний шрифт для тексту.

Крок 6. Встановіть розмір тексту

Відео: Шрифти. Який вибрати шрифт?

Виберіть 14 кегль (так називають розмір шрифту) або 12, якщо віддаєте перевагу більш компактні шрифти.

Крок 7. Налаштуйте інтервал між рядками

Зайдіть в відповідний пункт меню програми для редагування текстів і встановіть полуторний міжрядковий інтервал. Він вважається найбільш зручним для читання.

Крок 8. Вставте номери сторінок

У розділі меню, де можна вставляти нумерацію на сторінки, виберіть потрібний пункт і налаштуйте розташування цих елементів. Нумерація повинна йти арабськими цифрами (1,2,3 ...) з другої сторінки, перебувати на нижньому колонтитулі посередині сторінки. Зробіть розмір номерів сторінок дещо менше, наприклад, виберіть 10 кегль. Перевірте, щоб на титульному аркуші номер сторінки був відсутній.

Крок 9. Налаштуйте оформлення заголовків документа

Налаштуйте стиль заголовків. Вони повинні знаходитися посередині сторінки, тобто вирівнювання має бути по центру. Між заголовком і текстом налаштуйте міжрядковий інтервал з множником 3. Починайте новий розділ документа з нової сторінки, розміщуючи в кінці тексту попереднього розділу розрив сторінки.

Крок 10. роздрукуйте документ

Роздрукуйте приблизний документ, в якому використані всі елементи з їх стилями.

Крок 11. Опишіть і затвердите

Опишіть оформлення та шрифт в офіційних документах вашої компанії і затвердите розроблений стиль у керівництва. З цього моменту не буде виникати питань, як оформити той чи інший документ. Стандарт оформлення зобов`язані будуть враховувати всі працівники вашої компанії.

Рекомендуємо матеріали по темі: