Індекси структурних підрозділів

Відео: 9. ОПР

З даної статті ви дізнаєтеся:

• що таке індекс структурного підрозділи-
• для чого потрібен індекс структурного підрозділи-
• діловодство в підрозділах.

Навіть у найменшій організації існує розподіл обов`язків по підрозділах. Крім того, в тому випадку, якщо структурні підрозділи відсутні, їх кордони завжди можна встановити опосередковано. Наприклад, бухгалтер відповідальний за фінансову діяльність, юрист за дотримання законів і нормативів і так далі. Таким чином, стає очевидна різниця в діяльності тих чи інших співробітників, яка відображається і в документах того чи іншого підрозділу. Щоб не заплутатися в них або не втратити цінні ділові папери і використовуються індекси структурних підрозділів.

Що таке індекс структурного підрозділу

Індекс структурного підрозділу - це, кажучи простою мовою, номер того чи іншого відділу компанії, закріплений документально. Як правило, при прив`язці індексу до служб використовуються порядкові номери від одиниці. Більш того, в більшості випадків все індекси починаються з нуля. Наприклад, індекс бухгалтерії - 01, індекс юридичної служби - 02, кадровий відділ - 03 і так далі. Індекси повинні бути підтверджені документально, що дозволяє в подальшому використовувати їх при організації руху, зберігання і знищення ділових паперів.

Відзначимо, що зміна індексів недоцільна, так як подібна міра гарантовано призведе до плутанини в документах або навіть більш серйозних наслідків. Тому починати нумерацію відділів найкраще з найпопулярніших, які не будуть з часом скасовані (що, в свою чергу, призведе до утворення "порожнього" індексу). Однак це не означає, що його можна привласнити іншому підрозділу, навпаки, індекс повинен залишатися прикріпленим до скасованому підрозділу до тих пір, поки не закінчаться терміни зберігання документів з даними індексом.

Для чого потрібен індекс структурного підрозділу

Як уже зрозуміло, індекс структурного підрозділу дозволить будь-якому співробітникові організації швидко і безпомилково визначити, до якої службі належить та чи інша ділова папір. Це дозволяє значно скоротити плутанину в документообігу організації, зменшити час обороту документів, а також вирішити ряд проблем, пов`язаних із зберіганням і знищенням документів.

Найбільш відчутна користь від використання індексів при організації архівного зберігання. В такому випадку прийом документів та їх подальше зберігання займають набагато менше часу, тому що ймовірність плутанини документів в справах значно скорочується. Це дозволяє організувати грамотне зберігання справ, згідно їх приналежності до структурних підрозділів. Більш того, архівне приміщення також може мати пронумеровані стелажі або шафи, номери яких будуть відповідати індексам підрозділів, документи яких зберігаються в даному місці. Це дозволить будь-якому архіваріуса з легкістю орієнтуватися в справах, а також здійснювати пошук і видачу ділових паперів при необхідності.

Діловодство в підрозділах

Індекси структурних справ активно використовуються при складанні номенклатур справ. Так, номенклатура справ може бути побудована по одній з наступних схем: структурної, виробничо-галузевої або функціональною.

Якщо номенклатура справ будується по структурній схемі, найменування розділів і підрозділів будуть відповідати чинній структурі підприємства і індекси, присвоєні структурним підрозділам, будуть збігатися з розділами (підрозділами) номенклатури справ. У разі, коли ділення на підрозділи в компанії немає, номенклатура може бути побудована по виробничо-галузевої або функціональній схемі. У цьому випадку назви розділів (підрозділів) номенклатури справ будуть збігатися з умовними позначеннями, присвоєним управлінським функціям.

При формуванні індексу структурного підрозділу слід врахувати, що допускається використання цифр, що розділяються знаком «/», в тих випадках, коли в один структурний підрозділ складається з декількох інших структурних підрозділів. Наприклад, індекс 02 присвоєно Управлінню по персоналу, в структурі якого є два підрозділи: відділ кадрів та праці і заробітної плати, в цьому випадку даними відділам в номенклатурі справ будуть присвоєні індекси 02/1 і 02/2 відповідно. За аналогією з цим проводиться індексація управлінських функцій або виробничо-галузевої діяльності.

Індексація справ проводиться відповідно до порядку розташування заголовків в номенклатурі справ.

Індекс справи складається з умовного позначення розділу / підрозділу (індексу структурного підрозділу або функції управління) і порядкового номера самого справи. Наприклад, 04-02 може означати, що 04 - юридичний відділ, 02 - порядковий номер справи в номенклатурі даного структурного підрозділу в поточному році.

Для полегшення розуміння і запам`ятовування рекомендується при складанні номенклатури справ привласнювати однакові індекси для однорідних справ в різних структурних підрозділах або напрямки діяльності компанії. У разі, коли вийде дотримуватися цього правила, розпорядженням директора з адміністративно-господарських питань діяльності в різних підрозділах будуть присвоюватися подібні індекси: 02-04, 03-04, 04-04 і т.д.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1. Інструкція з діловодства. Розділ «Оформлення і відправка вихідних документів»
2. Як без помилок визначати терміни зберігання документів по різним переліками
3. Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання