Статті номенклатури справ

Номенклатура справ, прийнята на конкретному підприємстві, дозволяє систематизувати всі документопотоки, ідентифікувати кожен документ і, тим самим, полегшити його пошук, відстежити маршрут і проконтролювати виконання. Статті номенклатури справ - це по суті, структура бази даних системи документообігу компанії, що дозволяє уніфікувати опис справ і істотно полегшити автоматизацію діловодних процесів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

що таке номенклатура справ-
що є обліковою одиницею в номенклатурі справ-
як визначаються статті зберігання документів за номенклатурою справ-
де можна дізнатися номери статей для номенклатури справ.

Систематизація документопотоков підприємства є однією з найважливіших задач діловодства і вирішується вона за допомогою використання розробленої для кожного конкретного підприємства номенклатури справ. Статті номенклатури справ, їх кількість і зміст уніфіковані, що дозволяє використовувати однакову структуру опису всіх справ в масштабі всієї країни і полегшує процес автоматизації процесів діловодства.

Що таке номенклатура справ

Діяльність будь-якого підприємства супроводжується документаційному потоками, як зовнішніми, так і внутрішніми. Обсяги документаційного забезпечення функціонування організації залежать від характеру її діяльності, обсягів виробництва, чисельності. На великих підприємствах документообіг контролюється спеціально створеним підрозділом, в невеликих компаніях цим займаються секретарі. Основним завданням при цьому є організація обліку документів таким чином, щоб в максимальному ступені полегшити задачу їх ідентифікації і пошуку.

З цією метою на кожному підприємстві розробляється власна номенклатура справ - систематизований реєстр, формуляр якого заповнюється за уніфікованою формою, дотримуватися якої зобов`язані всі компанії, незалежно від форми власності та від того, чи належать вони до джерел формування державних і муніципальних архівів або ж немає.

У діловодстві обліковою одиницею зберігання є справа - пакет документів, сформований за якимось спільною ознакою. Справа формується з внутрішніх, вхідних та вихідних документів, а також додатків до них, в порядку, що забезпечує їх ідентифікацію та збереження відповідно до затвердженої на підприємстві номенклатурою справ. Формуються справи з урахуванням структури і специфіки виробничої і організаційної діяльності компанії, а це означає, що номенклатура справ розробляється для кожного підприємства в індивідуальному порядку. У номенклатуру справи вносяться із зазначенням термінів їх зберігання та відмітками про продовження, утилізації та ін.

Термін дії номенклатури справ - один календарний рік, тобто, документи реєструються з урахуванням конкретної номенклатури справ з 1 січня по 31 грудня, з наступного року в дію вводиться нова номенклатура. Вона може бути точно такий же, як і в попередньому році, але, при необхідності в неї вносяться коректування, обумовлені наприклад, зміною структури штатного розкладу або появою додаткових видів документів.

Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки

Формуляр номенклатури справ складено в табличній формі, найзручнішою для ведення різного роду однорідних по структурі реєстрів. Номенклатура справ складається з двох частин - основної частини в табличній формі і підсумкового запису, яка вноситься після завершення дії даної номенклатури, по завершенню кожного діловодного року. Зміст граф цієї таблиці, що відображають необхідну і достатню інформацію про кожній справі, становить статтю номенклатури справ.

Перелік статей номенклатури справ

Як вже було сказано, таблична частина номенклатури справ заповнюється за уніфікованою формою. Ця форма представлена в двох нормативних документах, якими організації повинні керуватися при складанні номенклатури справ. Це Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (М., 2006), далі - Інструкція, і Основні правила роботи архівів організацій (М., Росархів, ВНИИДАД, 2003), далі - Основні правила.

Але справа в тому, що перелік статей номенклатури справ, представлений в Інструкції відрізняється від того, що представлено в Основних правилах:

Найменування граф номенклатури справ в Інструкції:

індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Термін зберігання і № статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5
Найменування розділу

Найменування граф номенклатури справ в Основних правилах:

індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість од. хр.	Термін зберігання і № статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5
Найменування розділу

Як видно з цих фрагментів, рекомендовані переліки статей номенклатури справ різняться тільки змістом графи 3. Але відмінність це формальне, оскільки смисловий зміст при цьому однаково.

Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ

Але які ж статті номенклатури справ вибрати за зразок, якого потрібно дотримуватися? Експерти сходяться на думці, що державною мовою і муніципальним організаціям використовувати найменування третій графі, яка наведена в Інструкції, а інші можуть використовувати зразок, рекомендований Основними правилами.

Статті зберігання документів за номенклатурою справ

Графа 4 є однією з найважливіших в номенклатурі справ, вона вимагає особливої уваги при заповненні. Справа в тому, що будь-який документ, зареєстрований в системі діловодства компанії, має певні реквізити і є не просто текстом, надрукованим на папері, а й має юридичне значення, яке підтверджує справжність інформації, викладеної в ньому. Тому, в залежності від ступеня важливості, Статті номенклатури справ документи мають свій термін зберігання. По термінах документ може бути віднесений до однієї з трьох категорій: тимчасового, довгострокового і постійного зберігання. Тимчасово документи зберігаються не більше 10 років, але не менше одного року-довготривалі документи зберігаються більше 10 років, постійного, відповідно, постійно.

Статті зберігання документів за номенклатурою справ заповнюються відповідно до затверджених переліків. Підприємства в цьому випадку, як правило, керуються:

«Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558, далі - Перелік;
«Переліку типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання».

Номери статей для номенклатури справ

Важливо правильно визначити номери статей для номенклатури справ, що відповідають типу тих документів, з яких сформовано дане конкретну справу. Так, якщо керуватися Переліком, до категорії постійного терміну зберігання належать документи, зазначені в статтях: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193А, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Інші номери статей для номенклатури справ визначаються відповідно до найменування справи та змістом входять до нього документів.