Експертиза цінності документів
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Номенклатура справ - це систематизований перелік справ, що утворюються в результаті господарської діяльності підприємства, із зазначенням термінів їх зберігання та утилізації, оформлений відповідно до встановленому порядку.
Всі вхідні, вихідні та внутрішні документи організації з метою забезпечення їх збереження, обліку, полегшення ідентифікації і пошуку групується в окремі справи відповідно до затвердженої номенклатури справ. Відповідальним за розробку номенклатури справ в організаціях з великим обсягом документообігу, як правило, є канцелярське підрозділ, а в тих компаніях, де обсяги невеликі, цим зазвичай займається секретар.
Номенклатура справ може бути віднесена до одного з трьох видів:
У типовій номенклатурі справ встановлюється склад справ, що заводяться в системі діловодства однотипних підприємств, де вона є нормативним документом, обов`язковим для виконання. У зразковою номенклатурою встановлюється приблизний склад справ, оформлюваних в установах, на які вона поширюється, із зазначенням індексів цих справ. Орієнтовна номенклатура справ має рекомендаційний характер, наприклад: «приблизна номенклатура справ для державних бюджетних установ».
Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки
Індивідуальна номенклатура справ, розроблена для конкретного підприємства, підрозділяється на:
При цьому порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу не відрізняється від порядку складання зведеної номенклатури справ організації, відмінності стосуються лише оформлення.
При оформленні, погодженні та затвердженні номенклатури справ, а також при формуванні заголовків справ, слід керуватися «Основними правилами роботи архівів організацій». Для складання формуляра номенклатури справ використовується уніфікована форма, дотримуватися яку зобов`язані всі організації, незалежно від форми власності та відомчої належності.
Для оформлення номенклатури справ використовується загальний бланк організації. Найменування документа - НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ - має бути написано великими літерами. У реквізиті «Дата номенклатури справ» проставляють дату підписання документа, при цьому вона не може бути пізніше ніж 1 січня того року, на який поширюється номенклатура справ. У реквізиті «Індекс (№) номенклатури справ» вказують реєстраційний номер документа, а в «Місце складання» - місце розташування підприємства. При написанні заголовка вказується рік, на який поширюється дія даної номенклатури справ (в даний час в організаціях складаються номенклатури справ на наступний 2017 рік).
У прикладі 1, представленому нижче, ви зможете побачити зразок оформлення зведеної номенклатури справ підприємства, а в Примері 2 - зразок номенклатури справ структурного підрозділу.
приклад 1
приклад 2
Як видно з наведених вище прикладів, номенклатура справ підприємства повинна:
Коли організація входить в число тих, які є джерелами комплектування державного або муніципальних архівів, розроблена в ній номенклатура справ повинна бути узгоджена з з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) міського архівної установи, а також з центральної експертної або експертною комісією організації (якщо така є ). Якщо підприємство не є джерелом формування таких архівів, узгодження номенклатури не потрібно.
Номенклатура справ організації: правила складання заголовків справ
Оскільки номенклатура справ структурного підрозділу входить в зведену номенклатуру справ і є її складовою частиною, її не потрібно затверджувати керівником підприємства. На номенклатурі справ структурного підрозділу проставляється віза керівника архіву організації або особи, відповідальної за архів. Вона також повинна бути узгоджена з експертною комісією структурного підрозділу (при її наявності) і підписана керівником даного структурного підрозділу.
У разі, коли структурних підрозділів на підприємстві немає і всі справи формує секретар, номенклатуру справ підписує укладач і затверджує керівник підприємства.
Після затвердження номенклатура справ вважається дійсною протягом наступних п`яти років, але якщо змінилася структура або функції організації, документ необхідно актуалізувати і затвердити заново. Коли таких змін не було, в кінці кожного календарного року документ уточнюється, передруковується і з початку наступного року вводиться в дію автоматично.
Відповідно до встановленої практики, в якості основи для визначення структури номенклатури справ використовується структура (штатний розклад) підприємства. Назви розділами, підрозділами та іншими контрольними позначками номенклатури справ присвоюються відповідно до назв структурних підрозділів, наприклад: бухгалтерія, юридичний відділ, канцелярія та ін.
Текст номенклатури справ оформляється у вигляді таблиці, що складається з двох частин: основний і підсумкового запису про категорії та кількість заведених справ.
Ті графи таблиці, в яких відображаються відомості про одну справу, являють собою одну зі статей номенклатури справ. Кожна стаття номенклатури справ становить п`ять граф (Приклади 1 і 2), в які вноситься вся необхідна інформація:
Номенклатура справ організації: форма, структура, ведення та коригування
Слід враховувати, що ті найменування граф таблиці основної частини номенклатури справ, які представлені Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, відрізняються від тих, які представлені в Основних правилах роботи архівів організацій. Якщо звернути увагу на найменування, зазначені в третій графі тієї й іншої таблиці, зрозуміло, що розбіжності не носять смисловий характер, різниця тільки в формулюваннях. Перед організацією, зобов`язаною дотримуватися встановленої форму номенклатури справ, постає питання, який таблицею користуватися? Ми рекомендуємо державним і муніципальним організаціям використовувати найменування третій графі, наведене в Типової інструкції, а всім іншим підприємствам то найменування, яке рекомендовано Основними правилами роботи архівів організацій.
Найменування граф номенклатури справ в «Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади»:
індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Термін зберігання і № статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Найменування розділу |
фрагмент документа
Найменування граф номенклатури справ в «Основних правилах роботи архівів організацій»:
індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість ед.хр. | Термін зберігання і № статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Найменування розділу |
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Відео: Урок 15. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 1Систематизація та зберігання документів -…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
Перехідні справи в номенклатурі - особливий вид пакетів документів, по відношенню до яких застосовуються особливі…
Одним з найважливіших етапів в роботі з документами в будь-якій організації є правильне оформлення справ. Це необхідно…
Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…
Терміни зберігання документів за номенклатурою справ різні, а прописуються вони в спеціальних переліках. Інформацію з…
Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…
Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Будь-яка компанія має кілька підрозділів, кожен з яких відповідальний за конкретну роботу в організації. До таких…
Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…
Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане…
Перед кожним секретарем регулярно стоїть питання про необхідність організації поточного зберігання документів до…
Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…
Будь-яка номенклатура справ складається з двох частин. Як і переважна більшість, підсумковий запис до номенклатури…
Номенклатура справ, прийнята на конкретному підприємстві, дозволяє систематизувати всі документопотоки, ідентифікувати…
Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те,…
Величезне значення в організації зберігання документів відіграє номенклатура справ. Її складання та оформлення в…