Терміни виконання документів

Найважливішим параметром життєвого циклу документа є термін його виконання. Як його відстежувати і як працювати з термінами виконання, розповість наш матеріал.

Будь-які папери, як надходять, так і виходять з компанії, мають терміни виконання. У випадку з вхідними документами з термінами виконання секретар повинен поставити документ на контроль. Подальший контроль виконання документів повинна взяти на себе канцелярія або відділ діловодства. Як визначаються терміни виконання? Є три способи.

Терміни виконання не встановлюються в випадковому порядку. Період закріплений локальними нормативними актами організації. Якщо ви не знаєте, яку дату застосувати, вивчіть інструкцію з діловодства, яка прийнята у вашій організації.

Основні способи встановлення терміну виконання - наказ керівника організації, відсилання в самій діловому папері, загальні правила.

Таким чином, в діловодстві розрізняють типові та індивідуальні терміни виконання. У першому випадку застосовуються загальні правила, які в нормативних документах держоргани встановлюють дати для окремих видів документів. У другому термін встановлюється виходячи з поточних потреб учасників ділового обороту.

Відмінності типового та індивідуального терміну виконання документів

Типовий термін

індивідуальний термін

документи

Термінові доручення уряду і президента (3 дні з дати підписання), оперативні доручення (10 днів), звичайні доручення (місяць), звернення громадян (30 днів).

Відео: Звітні форми в СЕД «ДЕЛО»

Документи організації, дата виконання яких зазначено в резолюції керівника або інструкції з діловодства.

Документи, щодо яких немає нормативного вимоги, а також вказівки в інструкції з діловодства. Терміни при цьому вказуються в окремому наказі або в самому тексті документа.

Позначки «Терміново» або «Негайно» - 3 дні. Позначка «Оперативно» - 10 днів. Визначення терміну «Протягом ... днів», то день прийняття резолюції - це перший день строку. У терміні вказана конкретна дата, то крайній термін виконання - до кінця робочого дня зазначеної дати. «По ...» - останній день - зазначена дата. «До ...» - останній день - дата, яка передує зазначеної. «Не пізніше ...» - останній день виконання доручення - зазначена в резолюції дата.

порядок зміни

Ухвалення нового нормативного документа або ЛНА.

Рішення керівника або відповідальної особи.

Список документів з однаковим терміном виконання

Щоб секретарю вирішити, які документи будуть мати той чи інший термін виконання, потрібно проаналізувати специфіку компанії, її документообігу. Рішення приймається спільно відділом виробництва, юридичним, фінансовим відділом, із залученням керівників підрозділів і керівника організації.

Термін виконання документів за замовчуванням

Термін виконання за замовчуванням застосовується до звернень громадян до держорганів і становить 30 днів. Він може застосовуватися і до інших видів документів. Встановлений він Федеральним законом про порядок розгляду звернень громадян.

Відео: ТЕРМІНИ податкового Законодавства - як і з якого моменту обчислюються!

Термін починає текти з моменту надходження в організацію або з дати підписання документа керівником. Вважається термін в календарних днях. Довести до відома виконавців отриману папір потрібно в той же або на наступний день. При цьому діловоду потрібно враховувати терміновість документа. Наприклад, що прийшов в п`ятницю терміновий документ краще передати виконавцю якомога швидше, адже на роботу з ним відводиться всього три дні. Коли витікання періоду припадає на вихідний, термін потрібно скоротити до останнього робочого дня.

Що на практиці означає термін виконання документів діловодства

Вказівки в діловому папері: відправлення запитів, виставлення рахунків, їх оплата та інші дії, які наказує зробити автор, обов`язкові для виконання протягом зазначених строків. Якщо вимоги порушені, виконавці складають пояснювальну записку на ім`я керівника. Він в свою чергу розбирається з причинами невиконання вимог документа в термін. Якщо є винні особи, він застосовує щодо них рішення про дисциплінарне стягнення.

Контроль виконання документів в строк

Зазвичай контролює цю задачу секретар. Він своєчасно отримує, оформляє вхідні номери, ставить позначки на документах, інформує керівників і виконавців про отримання документа і терміни його виконання. Через нього може проходити супутня документація, наприклад, запитана в документі. Секретар компанії нагадує відповідальним співробітникам про закінчення терміну і необхідності виконати вимоги наказу або запиту.

Особливу важливість представляють документи, що надійшли в організацію з наглядових органів. Невиконання вимог цих документів в строк загрожує не тільки дисциплінарним стягненням, а й штрафами, і навіть призупиненням діяльності відповідно до закону.

Важливо виконувати всі вимоги документообігу при роботі з документами. Відмітки про рух документа, які залишає секретар в журналі вхідної кореспонденції, служать доказом його сумлінної роботи і знімають підозри в недбалості, яка призвела до порушення термінів.

Юридичний