Інтеграція сед як шлях підвищення ефективності компанії

Відео: DIRECTUM 4.7

Так, різні рішення в вигляді облікових систем, таких як 1С: Бухгалтерія, Парус, дозволяють значно скоротити витрати на бухгалтерський облік в цілому, знизити кількість помилок і завантаженість відповідального за цю ділянку робіт персоналу, а автоматизовані системи підтримки управління організацією та її інформацією, до яких можна віднести в тому числі широко поширені системи електронного документообігу, допомагають зробити основну частину процесів управління, а зокрема, документоорієнтовані процеси, більш прозорого ми і ефективними. Очевидно, що поєднання функціональності різних інформаційних систем на підприємстві здатне дати помітне підвищення ефективності процесів, аж до вираженої при їх взаємодії синергії.

Інформаційний простір компанії

У класичному розумінні цього терміна інформаційний простір компанії становить сукупність інформаційних систем, використовуваних організацією для здійснення діяльності. Якщо ж дати більш сучасне визначення, то інформаційний простір організації складається з (документованої) інформації, яка надає дію на всі внутрішні і зовнішні процеси компанії, а також процесів, що дозволяють керувати цією документованої інформацією.

Очевидно, що ідеальним рішенням в даній ситуації могла послужити одна-єдина інформаційна система, яка б надала можливість зберігання корпоративної документації і управління правами доступу до неї з боку працівників. Також ця інформаційна система повинна забезпечити функціональність управління документованої інформацією системи.

Однак зважаючи на великий розмаїття самої документації створити таку загальну систему в даний момент часу не є реальним, хоча окремі вендори і роблять до цього спроби.

Втім, якість компонентів таких систем настільки по-різному, що організація, яка взяла на себе ризик впровадження подібної інформаційної системи, діє за принципом того, що «сума задоволень» виявляється рівною нулю, та й впровадження таких систем можливо тільки на відносно невеликих підприємствах, що належать до малого і середньому бізнесу. Рішення для великих організацій і державних структур, які можна застосувати в нашій країні, в даний час не існує.

Розглянемо основні види корпоративної документації і типи інформаційних систем, складових інформаційний простір таких структур.

Будь-яка організація, наприклад, виробничо-комерційна, в процесі своєї діяльності створює документно-інформаційне середовище, в яку входять:

• документи загального документообігу (вхідна, вихідна організаційно-розпорядча і ін. документація, звернення громадян);
• документи кадрового документообігу (особисті картки, накази по особовому складу та ін.);
• договірна документація (договори і додатки до них, акти і тд.);
• документи систем менеджменту (документація регулярного менеджменту - положення і регламенти, системи менеджменту якості та екологічного менеджменту та ін.);
• технічні документи (галузеві та внутрішні стандарти, що стосуються виробництва або надання послуг) -
• технологічні документи (внутрішня документація, що відноситься до виробничого процесу, яка фіксує факти);
• бухгалтерські документи (первинна і облікова бухгалтерська документація);
• записи (документальні фіксації фактичної інформації, акти).

Державні і муніципальні структури, чия основна діяльність виключає діяльність комерційну, додатково мають наступні групи документів:

• правові акти (накази, розпорядження та ін., область дії яких поширюється зовні структури);
• контрольна і наглядова документація (акти, приписи і ін.).

Для управління всім цим різноманіттям документованої інформації організації використовують різні види інформаційних систем, що дозволяють проводити обробку тих чи інших інформаційних потоків. Як наслідок, життєвий цикл багатьох видів документів багаторазово переривається через те, що його частини проходять в різних інформаційних системах - такий підхід не може бути і не є ефективним. Для перенесення документів всередині компанії зазвичай використовуються їх роздруковані екземпляри (так звані тверді копії). В окремих випадках в процесі виконання одного документа він розмножується в кількості 15-20 примірників, крім того, до 20% паперової документації невідновні втрачається, що однозначно вказує на те, що саме моменти перекладу інформації з однієї інформаційної системи в іншу є "пляшковими шийками" процесу в організації, які потрібно усунути, так як вони перешкоджають нормальній роботі компанії в цілому.

інтеграція

Інтеграцією називається організація взаємодії інформаційних систем підприємства таким чином, щоб маршрути інформаційних потоків і потоків документації проходили через різні інформаційні системи підприємства в залежності від поточної потреби. Що може дати організації інтегрована система електронного документообігу, тобто СЕД, пов`язана інтеграційними інтерфейсами з іншими інформаційними системами організації? Розглянемо відповідь на це питання докладніше на конкретному прикладі документоорієнтованих процесу "Направлення працівника у відрядження".

1. Працівник створює в системі електронного документообігу картку відрядження, куди вносить відомості про мету відрядження, організації, до якої він іде, вказує контактна особа, дату приїзду та від`їзду, заповнює бюджет відрядження з можливим перелік витрат по ній, а також вводить інші відомості, необхідні для рішення супутніх адміністративних питань. Після цього він направляє картку відрядження на узгодження свого безпосереднього керівника. Термін виконання процедури в СЕД - 20-30 хв, без неї - 1-2 ч.
2. Керівник (согласующее посадова особа) отримує в системі електронного документообігу картку відрядження і, за згодою з її реквізитний складом, погоджує її, спрямовуючи на додаткове узгодження фінансовий контролер. Термін виконання процедури в СЕД - 5 хв, без неї - 20 хв.
3. Через інтеграційний шлюз відбувається запит ліміту по бюджету з облікової системи підтримки бюджетування на підприємстві, отримані відомості спільно з карткою відрядження направляються за допомогою СЕД фінансовий контролер для проведення узгодження. Фінансовий контролер за погодженням з керівником і самим відряджаються може секвеструвати бюджет відрядження з метою дотримання бюджетної дисципліни підрозділи або проекту в цілому. Термін виконання процедури в СЕД - 5 хв, без неї - 1 ч.
4. СЕД посилає інформацію в кадрову систему, яка дозволяє створити комплект документів, необхідних для направлення працівника у відрядження, який відразу відправляється генеральному директору організації для проведення підписання. Термін виконання процедури в СЕД - 5 хв, без неї - 30-40 хв.
5. Одночасно з відправкою інформації в кадрову систему відомості про відрядження направляються в секретаріат для покупки квитків і бронювання готелю за місцем перебування відрядженого. Термін виконання процедури в СЕД - 20-30 хв, без неї - не менше 1 ч (при покупці квитків в електронному вигляді).
6. Одночасно з передачею інформації в кадрову систему дані про аванс відрядженому передаються в бухгалтерську облікову систему, після автоматизованого створення проводки дані про аванс передаються в касу для проведення виплати. Термін виконання процедури в СЕД - 20-30 хв, без неї - не менше 2-3 ч.

Далі система інформує про те, що відряджаються або асистує йому обличчя можуть взяти квитки, підписатися в наказі про направлення працівника у відрядження і забрати авансову виплату. Процес можна вважати завершеним.

Розглянемо ефективність процесу з точки зору термінів його проходження від виникнення службової потреби про направлення у відрядження до видачі на руки всією супутньою документації та авансових виплат.

Таким чином, в ідеальному випадку, тобто при наявності всіх працівників на місцях і їх готовності до роботи, чисті тимчасові витрати на оформлення працівника у відрядження складають:

• при класичному підході - від 5,8 до 8,9 нормочасов;
• при використанні СЕД, інтегрованої в інформаційний простір компанії, - від 1,2 до 1,85 нормочасов.

Відео: Вебінар СЕД "Корпоративний документообіг"

Тепер необхідно зупинитися на тому, що інтеграцією не є, незважаючи на можливе схожість з процесами, описаними в попередньому розділі:

• масова міграція даних з однієї інформаційної системи в іншу, що проводиться, наприклад, в рамках модернізації корпоративних інформаційних систем.

Так, повне перенесення документів зі старої системи електронного документообігу інтеграцією не є;

• періодична перевантаження даних між інформаційними системами з використанням проміжних файлових форматів, сумісних з обома синхронізуються таким чином ІС.

Такий підхід частіше носить назву синхронізації даних між інформаційними системами. Він дозволяє здійснювати обмін даними офлайн, наприклад, забезпечуючи можливість фахівцям інформаційної служби перевезти і синхронізувати особливо великі обсяги електронної документації між СЕД різних територіально віддалених структур холдингових компаній.

висновок

Так що ж таке інтеграція інформаційних систем і в чому її привабливість для організації, яка зважиться на настільки істотні зміни в своїй інформаційному середовищі?

інтеграція - це об`єднання різнорідних інформаційних систем організації таким чином, щоб забезпечити безшовне проходження документоорієнтованих процесів протягом всього життєвого циклу незалежно від типів і видів електронної документації. Як зрозуміло з визначення, інтеграція може відбуватися шляхом розвитку функціональності будь-якої певної базової інформаційної системи. Зазвичай це система електронного документообігу (СЕД / ЄСМ) або система планування ресурсів та виробництва (ERP).

Суть інтеграції полягає в об`єднанні розрізнених інформаційних систем в єдину метаструктуру таким чином, щоб для забезпечення максимальної ефективності роботи основної системи використовувалися інформаційні ресурси решти корпоративного інформаційного простору.

Відео: Реєстрація документів в СЕД «ДЕЛО»

З огляду на, що на даний момент часу дійсно універсальних рішень, які об`єднують інформаційний простір організації в єдину інформаційну систему, яка забезпечить повне покриття завдань організації і в плані основної діяльності, і в підтримці її забезпечують процесів, немає, саме інтеграційний підхід дозволяє максимально наблизитися до створення єдиного універсального рішення, що здатне дуже значно підвищити ефективність управління організацією шляхом підвищення в рази ефективності її бізнес-проц ессов. Крім того, значно підвищується прозорість і якість управління організацією в цілому.

В даний час дуже багато вендори-виробники систем електронного документообігу та галузевих і універсальних ERP-систем мають в своєму арсеналі вже розроблені інтеграційні коннектори, що дозволяють створювати зв`язки з основної системи і більшості поширених облікових інформаційних систем. Надалі, очевидно, цей ринок піде по шляху універсалізації, що в майбутньому дасть можливість сконструювати інформаційну систему практично довільної функціональності, здатну реалізувати весь комплекс IT-задач як будь-якої комерційної організації, так і державної структури і структури місцевого самоврядування.

СЛОВНИК

Універсальні ERP-системи-управління ресурсами підприємства.

Галузеві ERP-системи - управління ресурсами підприємства певної галузі.

 Коннектори - це сполучні елементи, що використовуються для об`єднання розрізнених елементів системи в єдину конструкцію.