Повторна реєстрація документа в організації: основна причина і спосіб усунення

Відео: Реєстрація документів в СЕД EOS for SharePoint

• У чому полягають недоліки повторної реєстрації документів?
• Яка основна причина повторної реєстрації?
• Чи дозволяють СЕД відмовитися від повторної реєстрації документів?

Термін «реєстрація документів» і його визначення наведено в п. 4 Правил діловодства в федеральних органах виконавчої власті1: «реєстрація документа» - присвоєння документу реєстраційного номери2 і запис в установленому порядку відомостей про документ.

Відомості про документ під час реєстрації записуються в журнал або реєстраційну картку. Причому, обидві форми реєстрації документів в діловодстві (Журнальна і карткова) можуть вестися як на паперовому носії, так і в автоматизованому режимі з використанням комп`ютерів і програмного забезпечення.

Реєстрацію документів прийнято проводити в межах груп, в залежності від типу документопотока і виду документа. Для кожної групи документів організація встановлює правила реєстрації та включає їх до інструкції з діловодства. При цьому в інструкції з діловодства організації рекомендується відобразити наступні положення, що стосуються реєстрації кожної групи документів, а саме:

• місце (місця) реєстрації;
• спосіб реєстрації (вид форми реєстрації в ручному варіанті або автоматизованому режимі);
• термін і порядок реєстрації;
• структуру реєстраційного номера;
• перелік відомостей про документ, що включаються в реєстраційну форму, і правила заповнення даних відомостей.

У додатку до Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади міститься перелік відомостей, які повинні вводитися в систему електронного документообігу (далі - СЕД) при реєстрації документів. Частина відомостей, зазначених у цьому додатку, характерна тільки для вхідних документів. До цих відомостей належать адресант, дата надходження документа, вхідний номер документа. При цьому вищевказані Правила дозволяють під час реєстрації вводити в СЕД і інші відомості про документи. Тобто склад реквізитів, що вносяться при реєстрації в реєстраційну форму, не обмежується і може при необхідності самостійно доповнюватися органом (організацією).

Для більшості документів процес реєстрації є обов`язковим, так як він фіксує факт створення документа в організації або факт отримання документа організацією. Також реєстрація забезпечує облік документів і ведення довідкової роботи (пошук документів і складання звітів).

Повторна реєстрація документа. Форми реєстрації документів в діловодстві

Термін «повторна реєстрація документа» і його визначення не містяться в нормативно-методичної бази діловодства. Але на практиці в деяких організаціях документи повторно реєструють при передачі між підрозділами. Іншими словами, при повторній реєстрації документ спочатку реєструється в одному підрозділі (при створенні або отриманні від сторонньої організації або громадянина), а потім передається на виконання в інше (друге) підрозділ. При цьому в другому підрозділі відомості про документ повторно вносяться в іншу реєстраційну форму (інший журнал або іншу реєстраційну картку), а самого документу може бути присвоєно новий реєстраційний номер.

Поняття «повторна реєстрація» також може використовуватися щодо вхідних документів, тобто документів, що надходять від інших організацій і громадян. У деяких організаціях при вже зареєстрованої копії вхідного листа, що надійшла по електронній пошті або факсом, повторно реєструють оригінал документа, який надходить в організацію пізніше. Дана тема виходить за рамки статті і не розглядається в ній.

Недоліки повторної реєстрації документа

Повторна реєстрація документа при передачі його між підрозділами однієї організації збільшує трудомісткість робіт по обробці документів. В даному випадку в кожному підрозділі потрібно від початку до кінця заповнити реєстраційну форму. Тобто якщо в підрозділ надходить багато документів, то повторна реєстрація документів буде віднімати «левову» частку робочого часу співробітника, відповідального за ведення діловодства.

А якщо під час повторної реєстрації документу присвоюється новий реєстраційний номер, то це буде негативно впливати на подальшу роботу з документом. При такій технології роботи документ матиме кілька реєстраційних номерів і дат. Відповідно, при пошуку документа по його реєстраційним номером можуть виникнути проблеми, а при оформленні посилання на документ може бути незрозуміло, який реєстраційний номер і дату необхідно вказувати.

Нормативно-методична база діловодства та однократность реєстрації документа

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) 3 забороняла повторну реєстрацію документів в організації, встановлюючи такі правила реєстрації:

3.2.1.2. ...

Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.

Відео: Як отримати довідку з ИФНС РФ по всіх відкритих рахунках

При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Відзначимо, що ГСДОУ встановлювала загальні вимоги до документаційного забезпечення управління. Однак цей документ в даний час не є нормативним, а скоріше носить рекомендаційний характер і в певній частині застарів.

Діючі сьогодні Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади містять загальні положення щодо реєстрації документів і не включають положень, що забороняють або дозволяють повторну реєстрацію документів. Однак Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої власті4, розроблені відповідно до п. 4 постанови Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 «Про затвердження правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади», говорять про те, що реєстрація документів повинна бути одноразовою:

3.4.1. ...

При встановленні вимог до організації документообігу в державному органі виконавчої влади слід виходити з таких принципів:

• централізація операцій по прийому і відправлення документів;
• розподіл документів на документопотоки, що мають однаковий маршрут (маршрутизація документів);
• організація попереднього розгляду документів, що надходять;
• виключення зворотних рухів документа, не обумовлених ділової необхідністю;
• однократность реєстрації документів;
• усунення необґрунтованих погоджень проектів документів;
• регламентація операцій з обробки, розгляду та погодження документів.

Отже, в даний час треба прагнути до того, щоб реєстрація документа була одноразовою. Це означає, що документ реєструється лише один раз і повторно не реєструється при передачі в інший підрозділ організації.

Основна причина повторної реєстрації документа в організації

Основна причина використання повторної реєстрації в організації полягає в потреби обліку документів, що надходять для роботи в підрозділ, і відсутності в організації спеціалізованого програмного забезпечення, що дозволяє автоматизувати роботу з документами.

У працівника, відповідального за ведення діловодства в підрозділі організації, в більшості випадків існує необхідність враховувати основні відомості про документи, як створюються в даному підрозділі, так і надходять зі служби ДОУ і інших підрозділів організації. Ведення даного обліку забезпечує фіксацію факту надходження документа в підрозділ, дозволяє здійснювати довідкову роботу по документам і контролювати виконання доручень керівника підрозділу.

Тому якщо в організації не використовується спеціалізоване програмне забезпечення, то здійснювати облік усіх документів в підрозділі можна тільки за допомогою заповнення «своїх» реєстраційних форм. Відповідно, в даному випадку при передачі документа між підрозділами організації відомості про переданій документі будуть вручну повторно вноситися в реєстраційні форми кожного з підрозділів.

Якщо про повторну реєстрацію ані слова в інструкції з діловодства організації, але у працівника, відповідального за ведення діловодства в підрозділі, існує потреба вести облік документів, здійснювати пошук, складати звіти, а також контролювати виконання доручень свого керівника, то він зазвичай створює для підрозділу окремі електронні журнали, які заповнюються в табличному процесорі MS Excel і в які повторно вносяться основні відомості про вступників до підрозділу документах.

Системи, що дозволяють відмовитися від повторної реєстрації документа

В даний час більшість систем електронного документообігу (СЕД) 5 підтримують одноразову реєстрацію документів і дозволяють відстежувати подальшу роботу з документом, в тому числі рух документів, як в електронному, так і паперовому вигляді. Документ реєструється в СЕД одноразово: один раз створюється реєстраційна картка документа (далі - РК), в яку в процесі реєстрації вносяться основні дані про документ і до якої, як правило, прикріплюється сам електронний документ або електронний образ документа6. Потім РК документа направляється за допомогою СЕД в інші підрозділи організації. При цьому користувачі, що працюють в підрозділі-адресата, отримують в СЕД цю ж РК документа.

Іншими словами, в СЕД підрозділ-адресат отримує разом з документом заповнену реєстраційну картку, в якій можна фіксувати хід і результат виконання документа в підрозділі-адресате7. У підсумку в даному підрозділі зникає необхідність повторно створювати реєстраційну картку (або здійснювати повторну реєстрацію) для документа, що надійшов з іншого підрозділу організації. При такій технології роботи електронні реєстраційні картки, спрямовані разом з документами до підрозділу, автоматично включаються в електронну картотеку підрозділи і можуть використовуватися для обліку та пошуку документів, формування звітів, здійснення контролю за виконанням доручень і т.д.

Відзначимо, що в більшості СЕД користувачі працюють з єдиною реєстраційною карткою документа і в результаті в одну РК вводиться вся інформація про роботу з документом, яку виконали різні посадові особи. Крім того, СЕД автоматично фіксує пересилання реєстраційної картки та електронного документа (електронного образу документа) між підрозділами організації. А на підставі цих даних в будь-якому підрозділі можна легко отримати (наприклад, за допомогою функції пошуку) список документів, які надійшли з інших підрозділів організації за указний період часу.

Якщо ж в організації навіть при використанні СЕД існує потреба передавати частину документів між підрозділами на паперовому носії, то в цьому випадку дані про передачу паперового документа доцільно вводити в СЕД.

Однак якщо документ передається до підрозділу в паперовому вигляді, в СЕД все одно слід пересилати в підрозділ-адресат електронну реєстраційну картку документа, так як саме ця операція дозволить відмовитися від повторної реєстрації документа.

В даний час СЕД використовуються не у всіх організаціях. Деякі організації на початковому етапі формування системи діловодства не можуть дозволити собі придбання і впровадження СЕД або думають, що СЕД їм не «по кишені». Але зачіпаючи цю проблему, відзначимо, що ряд СЕД (не всі) дозволяють впроваджувати їх поетапно.

Щоб використовувати СЕД можна було тільки в службі ДОП і працівниками, відповідальними за ведення діловодства в підрозділах, система повинна дозволяти одному користувачеві одночасно працювати за кількох посадових осіб. Це потрібно для того, щоб працівник, відповідальний за ведення діловодства в підрозділі, міг в одному розділі СЕД отримувати документи, адресовані будь-якій посадовій особі в підрозділі, міг вводити в систему резолюції керівника підрозділу і його заступника, а також контролювати їх виконання і т.д . Надалі робочі місця СЕД можуть бути докуплено для всіх працівників підрозділу, а права користувача, відповідального за ведення діловодства, можуть бути змінені.

Відзначимо, що максимальний ефект від використання СЕД досягається тоді, коли робочі місця системи встановлені всім посадовим особам, які беруть участь в роботі з документами. Тому при поетапному впровадженні організації намагаються поступово підключити до системи всіх посадових осіб і розширити склад автоматизованих функцій діловодства.

Отже, запровадивши в організації сучасну систему електронного документообігу та підключивши до системи всіх посадових осіб і співробітників, відповідальних за діловодство, можна значно спростити ведення документообігу в компанії і уникнути повторної реєстрації документа.

Відео: Реєстрація документів в системі EOS for SharePoint

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.