Навіщо нам потрібен електронний архів: як оцінити економічний ефект?

Типовий функціонал сучасних СЕД, присутніх на російському ринку, орієнтований на підтримку «управлінського» документообігу: СЕД забезпечують реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль виконавчої дисципліни, процеси узгодження проектів наказів, протоколів, договорів, інших документів. Однак СЕД - далеко не єдине рішення класу Enterise Content Management (ECM), яке необхідно сучасній організації.

Поряд з управлінським документообігом і породжуються їм організаційно-розпорядчими документами, існує безліч інших видів діяльності, що створюють велику кількість документів. Як правило, найбільш потужні документопотоки виникають при реалізації основних бізнес-процесів організації, що визначаються специфікою її діяльності.

Наприклад, на виробничих підприємствах, заводах, в конструкторських бюро головну частку документів становить проектно-конструкторська документація. У редакціях газет, журналів, новинних агентствах та інших засобах масової інформації пріоритет у проектів публікацій, листування. Страхові поліси - основний вид документів для страхових компаній. Свої специфічні документи мають телекомунікаційні компанії, банки, поліклініки, ВНЗ і т.п. 

І хоча документів, пов`язаних з основною діяльністю організації, більшість, поряд з ними є інші документи, які зустрічаються в будь-якої комерційної організації або державній установі. Крім уже згаданих ОРД, до таких документів відносяться документи кадрового діловодства та первинні фінансові документи - накладні, рахунки, рахунки-фактури.

Але незалежно від того, до якої саме системі документації належить той чи інший документ, в рамках якого саме бізнес-процесу він створюється, в життєвому циклі будь-якого документа є етап, коли цей документ надходить на архівне зберігання.

електронні Архіви (ЕА) - це інформаційні системи, які підтримують саме цей етап життєвого циклу документа. І, відповідно, в даній статті ми постараємося розібратися, які економічні вигоди несе в собі проект створення та впровадження ЕА.

Аналіз всіх можливих видів електронних архівів явно перевищує можливості журнальної публікації, тому для більшої спільності зупинимося на разі електронного архіву, призначеного для зберігання фінансової «первинки» - бухгалтерських документів, документів, супроводжуючих закупівельну діяльність організації, що підтверджують розрахунки з контрагентами, виплати співробітникам і т. п.

Так само як і раніше при розрахунках економічного ефекту від проекту впровадження СЕД, ми будемо розглядати проект створення та впровадження електронного архіву як інвестиційний проект. Перш за все, ми розглянемо вимоги до таких систем, а також функціональні можливості і особливості застосовуваних для їх створення програмних і технічних рішень. Далі ми опишемо типову структуру і склад робіт проекту впровадження ЕА, оцінимо видаткову частину бюджету проекту і розрахуємо сукупну вартість володіння інформаційною системою такого класу на прикладі великої територіально розподіленої організації з розвиненою філіальною структурою. Потім спробуємо кількісно оцінити потенційні вигоди, які несе в собі проект впровадження ЕА, відповівши на прості запитання: «Які витрати організація зможе скоротити?», «Які можливості для розвитку бізнесу отримає?», «Які ризики можуть бути знижені або усунуті?». І, нарешті, знання видаткової і дохідної частини бюджету проекту дозволить нам розрахувати очікуване повернення інвестицій.

Функціональні можливості та архітектура електронного архіву для первинних документів 2 ур.

Розглянемо, які вимоги до ЕА випливають зі сформованої ділової практики і сучасного російського законодавства. Кожен, кому доводилося бувати в бухгалтерії середньої і тим більшої організації, добре пам`ятає численні шафи з незліченними папками «Корона». У цих папках зібрані первинні бухгалтерські документи, які неминуче і в великій кількості виникають в процесі фінансово-господарської діяльності організації. Як правило, в папках-скоросшивателях, що розміщуються в безпосередній близькості від робочих місць співробітників бухгалтерії, знаходяться документи, які стосуються поточному звітному періоду (зазвичай до поточного року). До таких документів багато співробітників організації (не тільки бухгалтери!) Звертаються при супроводі договорів, підготовці бухгалтерського балансу, здачі податкової звітності, розборі спірних ситуацій з контрагентами та в масі інших випадків. При необхідності документи можна легко дістати з папки і, наприклад, зняти з них копію або відсканувати. На жаль, але і після закриття звітного періоду ці документи не можна викинути.

Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» визначає, що первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність підлягають зберіганню економічним суб`єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п`яти років після звітного року.

Для полегшення зберігання і зниження ризиків втрати документів багато організацій брошурують документи в окремі товсті томи з твердою палітуркою. Рахунок або накладну, які стали сторінками з такого важкого фоліанта, вже не так-то просто откопировать, але і втратити ненароком теж набагато складніше.

технології сканування

Одним з перших вимог до ЕА є підтримка технологій сканування первинних паперових документів і розміщення в архіві електронних образів цих документів. Процес сканування потрібно зробити максимально швидким і технологічним, щоб на переклад документів в електронний вигляд не витрачалися надлишкові ресурси. Зазвичай використовуються три підходи до організації процесу сканування.

1. Планшетні сканери, розміщуються безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів, мають відносно невисокою швидкодією і застосовуються в тих випадках, коли кількість первинних фінансових документів невелика (кілька десятків в день). Швидкість сканування однієї сторінки на такому сканері становить від декількох десятків секунд до кількох хвилин.

2. Потокові сканери мають значно більшою продуктивністю і справляються зі скануванням однієї сторінки менш ніж за одну секунду. Їх застосування виправдане в тих випадках, коли в організації створюються виділені централізовані підрозділи для сканування і введення документів.

Недоліком потокових сканерів є необхідність попередньої разброшюровкі документів, якщо їх уже встигли переплести в окремі томи. Стопка з окремих сторінок швидко обробляється потоковим сканером, після чого ці сторінки знову потрібно переплести в окремий том (нічого при цьому не втративши і нічого не переплутавши). Очевидно, така повторна робота не робить ЕА більш економічно ефективним, тому бажано сканувати документи і розміщувати їх в електронному архіві до того, як прийде палітурник.

3. Якщо ж разброшюровка небажана або неможлива, застосовують так звані книжкові сканери, які можуть робити зображення сторінок розгорнутої книги, автоматично перегортати сторінки і коригувати геометричні спотворення поблизу палітурки.

Технологія штрихового кодування

Щоб автоматично пов`язувати графічні образи документів, що отримуються від сканера, з обліковим записом документа, що формується в електронному архіві, застосовується технологія штрихового кодування.

Унікальний номер документа кодується одновимірним або двовимірним штрих-кодом, який друкується принтером або безпосередньо наклеюється на сканований документ за допомогою етикет-пістолета. Засоби сканування автоматично визначають наявність штрих-коду на сторінці і відносять всі наступні розпізнаються сторінки до документа з заданим унікальним номером.

Крім власне графічних образів, в ЕА повинна бути сформована і обліковий запис, що складається з набору реквізитів (атрибутів).

Такими атрибутами є, наприклад, дата, номер і тип документа, назва, адреса і банківські реквізити контрагента і т.п.

Атрибути в облікового запису можуть вводитися вручну оператором або ж формуватися в автоматичному чи напівавтоматичному режимі за допомогою заздалегідь налаштованих засобів розпізнавання документів певних типів.

Наприклад, можна налаштовувати спеціальні шаблони для обробки рахунків, рахунків-фактур, накладних та інших документів.

До задачі введення атрибутів при приміщенні відсканованого документа в сховище ЕА примикає завдання тісної інтеграції ЕА з обліковою системою організації (наприклад, системою 1C або SAP). Як правило, потреба знайти будь-якої первинний бухгалтерський документ і ознайомитися з його змістом виникає не сама по собі, а в прив`язці до тієї чи іншої господарської операції. І така потреба виникає постійно, десятки раз в день. Пошук паперових документів в численних шафах і папках забирає багато часу. Чи не менше часу забирає і повернення цих папок на колишнє місце. І, чесно кажучи, далеко не завжди це місце дійсно виявляється колишнім. Саме тому більшість користувачів ЕА дуже дорожать можливістю швидко і безпосередньо з облікової системи ознайомитися з усією первинною документацією, що відноситься до даної господарської операції.

Первинні документи в організаціях з розвиненою філіальною структурою 

Свої особливості має бухгалтерський облік в організаціях з розвиненою філіальною структурою. У таких ситуаціях паперові первинні документи, одержувані в територіально віддалених підрозділах, виявляються недоступними для контролю головному бухгалтеру або фінансовому директору організації. Доставка цих документів в центральний офіс або займає тривалий час (багато днів і тижнів), або обходиться дуже дорого. В результаті неминучі помилки в бухгалтерському обліку виявляються тільки при податкових перевірках, що, як правило, призводить до штрафних санкцій.

В описаному випадку просто необхідне створення єдиного централізованого сховища, в яке поміщалися б у відсканованому вигляді всі електронні копії паперових первинних документів, а в подальшому - і первинні документи, створювані і одержувані виключно в електронному вигляді. Єдине, централізоване, доступне з усіх територіально віддалених підрозділів організації сховище документів, що дозволяє агрегувати інформацію і знизити ризики виникнення помилок в бухгалтерському та управлінському обліку - ще одна важлива вимога до ЕА.

Переваги первинних документів в електронному вигляді 

Власне сканування первинних бухгалтерських документів зазвичай є досить просту і рутинну процедуру, яка потребує високої кваліфікації і глибоких знань в області бухгалтерського обліку. Навпаки, до тих співробітників, які здійснюють атрибутирование і прив`язку вводиться «первинки» до фінансово-господарської операції, пред`являються істотно вищі вимоги. Нарешті, перш ніж відсканований документ виявиться доступним керівництву, може знадобитися процедура верифікації та затвердження керівником фінансової служби філії. Таким чином, проста на перший погляд процедура сканування документів може зажадати участі декількох фахівців з різною кваліфікацією і різними функціональними ролями. І це дозволяє сформулювати ще одну вимогу до ЕА - він повинен надавати гнучкі і настроюються засоби для підтримки взаємодії між даними співробітниками і управління статусом документа в процесі виконання операцій по введенню і верифікації документів в ЕА.

Сучасне російське законодавство дозволяє створювати первинний обліковий документ в електронному вигляді із застосуванням електронного підпису.

Вже цитований вище Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» визначає, що документи облікової політики, стандарти економічного суб`єкта, інші документи, пов`язані з організацією і веденням бухгалтерського обліку, в тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню економічним суб`єктом не менше п`яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності в останній раз.

І хоча сама по собі тема переходу до електронних первинних облікових документів і до повністю електронній формі взаємодії між господарюючими суб`єктами заслуговує окремої публікації, для оцінки економічної ефективності нам важливо знати, що сучасний ЕА повинен бути інтегрований із засобами для роботи з електронним підписом. Навіть якщо зараз частка електронних фінансових документів поки ще відносно невелика, це не означає, що даною вимогою можна нехтувати при виборі того чи іншого рішення.

Будь-яка організація, що здійснює господарську діяльність, стикається з проведенням податкових перевірок. В ході таких заходів податкові інспектори перевіряють правильність нарахування податків і запитують для цього первинні бухгалтерські документи. Як правило, податкову інспекцію влаштовують копії даних документів, завірені керівництвом організації, хоча в окремих випадках можуть знадобитися і оригінали.

Обсяги запитуваної документації можуть обчислюватися десятками і навіть сотнями тисяч листів - відомі випадки, коли для перевезення в інспекцію всіх копій витребуваних документів доводилося залучати великотоннажний вантажний транспорт.

 Очевидні наслідки такої процедури (крім власне донарахованих податків і штрафів) - витрати на папір і витратні матеріали для копіювання та витрачений робочий час співробітників, днями безперервно що не відходить від копіювальних апаратів. Разом з тим, Податковий кодекс Російської Федерації допускає подання витребуваних документів до податкового органу в електронній формі телекомунікаційними каналами зв`язку. Більш того, навіть якщо організація з яких-небудь причин воліє представити витребувані документи до податкової інспекції не в електронному, а в паперовому вигляді, наявність електронного архіву істотно полегшить їй це завдання - друкує принтер сам, а в ксерокс оригінали повинен закладати людина.

Нарешті, якщо вже організація впроваджує ЕА, добре б зовсім позбавити офіс від паперової «первинки». Знищувати ці документи протягом п`яти років не можна, але при наявності ЕА зовсім не обов`язково зберігати оригінали в офісі. Існує велика кількість компаній, що надають послуги з Позаофісне зберігання документів.

Документи розміщуються в спеціальних архівних коробах і вивозяться в спеціалізовані архівосховища для тривалого зберігання. Вартість зберігання документів в такому архівосховище в кілька разів менше, ніж в офісі, де працюють люди, а умови для зберігання документів (наприклад, температурно-вологісний режим) істотно краще. При необхідності можна замовити доставку документів з архівосховища, і через пару годин потрібна коробка буде в офісі. Особливо зручно, коли замовити оригінал можна безпосередньо з ЕА - для цього в ньому повинна зберігатися інформація про те, в якій папці і в якій коробці знаходиться оригінал документа, електронний образ якого відображається в даний момент на екрані користувача.

Отже, сучасні ЕА повинні забезпечувати як мінімум:

•  надійне довготривале (не менше п`яти років) зберігання документів в єдиному централізованому сховищі;
•  збереження не тільки самих документів, а й засобів для їх відтворення і перевірки дійсності електронного підпису;
•  підтримку різних варіантів сканування і атрибутування документів;
•  можливість інтеграції з обліковою системою організації і прив`язки до кожної фінансово-господарської операції всіх пов`язаних з нею первинних документів;
•  формування добірок і уявлення копій документів за запитами контролюючих органів під час камеральних і виїзних податкових перевірок;
•  можливість швидко запросити документи, передані на Позаофісне зберігання.

Зрозуміло, це далеко не повний перелік вимог до ЕА. Крім перерахованих можливостей, в ЕА повинні бути передбачені функції для підтримки завершального етапу життєвого циклу первинних фінансових документів - проведення експертизи цінності, формування актів на списання і знищення документів і т.п. Крім того, як і будь-яка інша інформаційна система, ЕА повинен підтримувати функції пошуку, управління правами доступу, забезпечувати можливості адміністрування, резервного копіювання і т.п.

У 2013 р на російському ринку не менше 10 компаній пропонували рішення для роботи з електронними образами первинних фінансових документів і з електронними первинними документами, які відповідають всім або більшості сформульованих вище вимог.

Розглянемо тепер, як виглядає проект впровадження ЕА, які інвестиції необхідні організації, приступила до впровадження ЕА, і з чого може складатися сукупна вартість володіння інформаційною системою даного класу.

Оцінка видаткової частини бюджету інвестиційного проекту впровадження ЕА

Для впровадження ЕА необхідно виконати досить великий комплекс робіт. Перш за все, потрібно провести обстеження і аудит існуючих процесів роботи з фінансової «первинкою». Крім аудиту процесів чималу роль відіграє експертиза накопиченого масиву паперових документів, результати проведення якої дозволять підібрати найбільш оптимальну технологію сканування документів і уточнити вимоги до обладнання для сканування і зберігання.

Можливо, в обстежуваної організації виявиться доцільним створення окремого структурного підрозділу для введення та обробки документів. Завданнями такого підрозділу стануть оцифровка поточних бухгалтерських документів і поступове сканування архівної документації (ретроконверсія). Іншим варіантом є залучення для виконання робіт по скануванню зовнішнього субпідрядника.

Дуже важливо, щоб за результатами обстеження було підготовлено детальний розрахунок економічної ефективності та організація, приступає до впровадження ЕА, чітко розуміла б, які саме проблеми вона хоче вирішити з його допомогою, в значенні яких показників ці проблеми виражаються, чому дорівнюють значення цих показників зараз і що потрібно отримати після впровадження ЕА.

Після уточнення організаційних і технологічних рішень можна приступати до закупівель обладнання (сканерів, серверів, систем зберігання, обладнання для роботи зі штрих-кодами) і програмного забезпечення. Так само як і при впровадженні СЕД, для впровадження ЕА буде потрібно системне програмне забезпечення платформного рівня.

На російському ринку за останні кілька років реалізовувалися проекти створення електронного архіву на сучасних ECM-платформах IBM FileNet, EMC Documentum, MS SharePoint, Saperion та інших.

Як уже згадувалося в попередній статті, присвяченій питанням економічної ефективності СЕД, програмне забезпечення даного класу має безліч найрізноманітніших моделей ліцензування. Якщо ЕА реалізується на тій же програмній платформі, що і СЕД, це в деяких випадках дозволить скоротити витрати на ліцензування ПЗ, спростить інтеграцію між СЕД і ЕА, дасть можливість повторно використовувати отримані раніше компетенції технічних фахівців. Однак не можна однозначно стверджувати, що ЕА і СЕД завжди зобов`язані існувати на одній і тій же програмній платформі. Кожен випадок завжди конкретний і повинен оцінюватися з урахуванням всіх факторів.

Після поставки та отримання апаратного і програмного забезпечення можна приступати до їх встановлення та налаштування.

Крім традиційної для апаратного забезпечення підключення до мережевої інфраструктури, може знадобитися виділення окремого приміщення для скануючого обладнання, створення робочих місць для разброшюровкі переплетених томів документів і організація площ для тимчасового зберігання відсканованих документів.

Налаштування ПО може включати в себе уточнення атрибутивного складу документа кожного типу, розробку і реалізацію схеми класифікації документів, визначення рольової моделі і настройку прав доступу користувачів, налаштування процесів узгодження документів при приміщенні в архів, настройку моделі життєвого циклу документа в архіві, розробку або настройку звітів , настройку правил індексування документів і т.п. Окремим завданням є інтеграції ЕА з обліковою системою організації. Після установки і настройки системи буде потрібно провести навчання персоналу - зазвичай таке навчання проходить простіше, ніж при впровадженні СЕД, і займає менше часу. Так само як і при експлуатації СЕД, після запуску ЕА в експлуатацію організації потрібно буде щорічно закуповувати оновлення ПЗ, нести постійні витрати на адміністрування системи, технічну підтримку користувачів, оплачувати витрати на персонал, зайнятий скануванням документів.

Додатковою статтею витрат при експлуатації ЕА може стати обслуговування сканерів - це складні і дорогі оптико-електронні пристрої, тому бажано, щоб їх обслуговуванням займалися фахівці-професіонали.

Крім прямих витрат, можна виділити також і непрямі витрати, пов`язані як безпосередньо до проекту впровадження ЕА, так і до стадії подальшої експлуатації системи. Непрямі витрати на стадії проекту впровадження зазвичай індивідуальні та специфічні для кожного замовника.

Це можуть бути витрати на супутню впровадження ЕА оптимізацію бізнес-процесів, витрати на внесення необхідних змін до внутрішніх нормативних документів компанії, витрати на оновлення ІТ-інфраструктури або внесення змін в інші компоненти корпоративного інформаційного ландшафту. Можна врахувати фінансові втрати, пов`язані з відволіканням від основної діяльності користувачів і технічних фахівців, які навчаються. На стадії експлуатації до непрямих витрат можна віднести, наприклад, витрати на підбір і утримання кваліфікованого персоналу з унікальними або рідкісними компетенціями по використовуваних технологіях.

Розрахунок видаткової частини бюджету проекту впровадження ЕА

Приклад розрахунку видаткової частини бюджету проекту впровадження ЕА для територіально розподіленої організації, в якій працюють 5 000 осіб в центральному офісі в Москві і в 10 філіях у великих містах Росії, наведено в Таблиці 1. Припустимо, що користувачами ЕА будуть ~ 500 співробітників. Це не тільки співробітники бухгалтерії і фінансової служби, а й керівники структурних підрозділів, керівники проектів, менеджери з продажу і інші фахівці, яким доводиться мати справу з первинними фінансовими документами.

Обстеження і аудит, виконувані зовнішніми консультантами, обійдуться організації приблизно в 1,5 млн руб. і займуть два-три місяці. У кожен з філій і в центральний офіс організації доведеться закупити по одному новому сервера з мережевою бібліотекою і промислового потоковому сканера. Загальні інвестиції в обладнання складуть 2 млн руб. На закупівлю ліцензійного ПЗ потрібно витратити 2 млн 600 тис. Руб., При цьому щорічні платежі за супровід та технічну підтримку (20% в рік) будуть дорівнювати сумі в 520 тис. Руб. У бюджеті проекту ці витрати враховані в 5-м і 9-м кварталах. Роботи по встановленню та налагодженню обладнання і ПЗ також буде виконувати зовнішній субпідрядник, ці послуги обійдуться в 3 млн руб. Паралельно з установкою і налаштуванням ПО буде здійснюватися інтеграція з обліковою системою «1С», яка експлуатується в центральному офісі та у всіх філіях організації - ще 1 млн руб. в видаткову частину бюджету проекту.

Для сканування та введення в ЕА первинних документів в кожному з філій організації доведеться виділити робочий час співробітників, які будуть займатися цією роботою. Орієнтовні трудовитрати складуть 2 дні на тиждень або 40% усього робочого часу. З урахуванням того, що дана робота буде вестися в усіх 10 філіях, сукупні щомісячні трудовитрати складуть 4 людино-місяці. Ще не менше 1 людино-місяці буде потрібно для виконання своїх функцій тим співробітникам, які братимуть участь у верифікації завантажених документів.

Разом, при середній зарплаті 30000 руб. / Місяць і 100% накладних витратах на утримання одного співробітника (включаючи податки, відрахування, вартість офісної площі і т.п.), загальні витрати за цією статтею становитимуть 5 люд.-місяців / місяць * 60 тис.руб / люд.-місяць * 3 місяці / квартал = 900 тис.руб. / квартал. Гарантійне обслуговування сканерів у всіх філіях потребуватиме 200 тис. Руб. в квартал.

Нехтувати навчанням користувачів - значить піддавати ризику звістку проект, тому додамо ще 1 млн руб., Виділений на навчання. Адміністрування та технічна підтримка користувачів ЕА зазвичай істотно простіше, ніж адміністрування і підтримка користувачів СЕД, тому з цим завданням впорається один співробітник, та й то він буде завантажений не весь свій робочий час. Приймемо витрати на даний вид діяльності рівними 120 тис. Руб. в квартал.

Оскільки, як і в випадку з СЕД, ми розглядаємо якусь абстрактну організацію, в Таблиці 1 враховані далеко не всі перераховані вище витрати, проте в разі реальних розрахунків у реальному компанії в подібну таблицю можна і потрібно додавати інші рядки (і, звичайно, коригувати цифри , оскільки вартість реальних витрат в реальних проектах буде інший).

Таблиця 1

Розрахунок витрат по впровадженню проекту ЕА

Останній рядок таблиці показує витрати, понесені за всі попередні квартали, тобто витрати наростаючим підсумком. З таблиці видно, що основні витрати організація несе на етапі впровадження системи, а в подальшому, після запуску системи в експлуатацію, щоквартальне фінансування стає істотно менше. Чи окупляться ці витрати? Для того щоб відповісти на це питання, перейдемо до розгляду дохідної частини інвестиційного проекту.

Оцінка дохідної частини бюджету інвестиційного проекту впровадження ЕА

Як вже зазначалося раніше, безпосередні вигоди для організації від впровадження рішень класу ECM можна розділити на три групи. Образно кажучи, організація отримує можливість:

1. Менше витрачати (скорочення різних витрат).
2. Більше заробляти (розвиток і розширення бізнесу).
3. Запобігти можливим проблемам (скоротити ризики).

Як і у випадку з впровадженням СЕД, впровадження і повноцінна експлуатація ЕА призводять до прискорення інформаційних потоків в організації, покращують якість бізнес-процесів, полегшують доступ співробітників до необхідної інформації. Для СЕД саме цей останній фактор є визначальним, хоча, може бути, це і не завжди усвідомлюється в повній мірі. Для електронного архіву, орієнтованого на роботу з фінансової «первинкою», ми розглянемо в першу чергу фактори, що сприяють зниженню витрат.

1. Скорочення витрат на оренду офісної площі.

Першим найбільш наочним і очевидним наслідком впровадження ЕА може стати скорочення витрат на оренду офісних площ для зберігання документів.

Відео: Електронний архів Директум

Вартість оренди офісу в ділових районах Москви в 2013 р починається від 20 000 руб. / Кв.м. / рік. Для розміщення шаф з архівом первинної фінансової документації організація виділила в центральному офісі приміщення загальною площею 200 кв.м. Це означає, що дана організація щорічно витрачає не менше 200 * 20 000 = 4 млн руб. на те, щоб давно відпрацьовані бухгалтерські документи протягом п`яти років розміщувалися в максимально комфортних умовах в центрі Москви.

 Добре ще, що ціни на оренду офісів у тих містах, в яких розміщуються філії організації, в кілька разів нижче московських - в середньому всього 5000 руб. / Кв.м. / рік. А середня площа архіву в філії в два рази менше - всього 100 кв.м. Однак таких філій, як ми пам`ятаємо, у організації десять, і щорічні витрати на оренду офісної площі для зберігання документів в філіях складають 10 * 100 * 5000 = 5 млн руб. на рік.

Разом з витратами на обслуговування архіву паперових документів, освітлення, опалення, прибирання приміщень та іншими супутніми видатками зберігання первинних фінансових документів в розглянутій організації обходиться в 10 млн руб. на рік.

Після перекладу в електронний вигляд паперові оригінали будуть вивезені з офісу. Послуги по Позаофісне зберігання фінансових документів обійдуться в 6 млн руб. на рік. Разом переклад документів в електронний вигляд разом з Позаофісне зберігання паперових оригіналів дозволить додати 4 млн руб. в рік (або 1 млн руб. в квартал) до доходної частини бюджету інвестиційного проекту (див. перший рядок в таблиці 2).

2. Скорочення витрат на копіювання документів для податкових перевірок.

Як уже зазначалося, витребувані документи для податкових перевірок можна надавати в електронному вигляді.

Зараз розглядається нами організація копіює 100 000 сторінок на рік. Отже, на копіювання паперових документів щорічно витрачається 2000 пачок паперу по 500 аркушів кожна. Це обходиться в 150 * 2000 = 300 000 руб. на рік. Витратні матеріали, амортизація копіювальних пристроїв подвоюють цю суму. Не обходиться і без трудовитрат.

Припустимо, нам потрібно зняти копію з 500 сторінок документів (одна пачка паперу). На пошук потрібних документів, перенесення їх до місця копіювання і назад до місця зберігання, власне копіювання (покласти документ, закрити кришку, натиснути кнопку, почекати, відкрити кришку і т.п.) за найоптимістичнішими оцінками піде не менше 3 людино-годин. Значить, на 2000 пачок піде 6000 чоловік-годин або 3 людино-року. У грошовому вираженні це означає 60000 руб. / Чол. / Міс. * 12 міс. / Рік * 3 люд.-року = 2160000 руб. в рік або 540 тис. рублів на квартал, а з урахуванням вартості паперу та витратних матеріалів - 690 тис. рублів на квартал (що й відображено у другому рядку Таблиці 2).

Відео: У Архіві Президента презентували електронний архів

3. Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників на пошук документів.

ЕА дозволяє скоротити витрати часу на пошук документів. Наскільки ж великі ці витрати? Вище ми згадували, що користувачами ЕА будуть 500 осіб. Це співробітники, які працюють з первинними фінансовими документами.

Виходячи з практичного досвіду можна сказати, що в середньому у кожного з таких співробітників принаймні 2-3 рази на день виникає потреба глянути на документ. На пошук цих документів в паперовому архіві витрачається 10-15 хвилин. Начебто зовсім небагато. Але в масштабах всієї організації ці щоденні 10 хвилин у 500 осіб обертаються помітною сумою, рівної 1 875 тис. Руб. в квартал. Впровадження ЕА знижує ці витрати практично до нуля. Записуємо цю суму в дохідну частину бюджету проекту (третій рядок у таблиці 2).

4. Зниження податкових ризиків.

Спробуємо оцінити вигоди, які може отримати організація за рахунок зниження податкових ризиків. Для цього найкраще використовувати реальні дані про тих штрафах, які довелося виплачувати організації за попередні періоди і які своїм виникненням зобов`язані невиявленим вчасно помилок в первинних бухгалтерських документах. Фактично це і будуть реализовавшиеся ризики. Якщо ж таких даних немає (як, наприклад, для розглянутої нами вигаданої організації), можна звернутися до Податкового кодексу Російської Федерації.

Так, грубе порушення правил обліку доходів і витрат та (або) об`єктів оподаткування протягом одного податкового періоду, що спричинило заниження податкової бази при відсутності ознак податкового правопорушення, карається штрафом в розмірі 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб. (Ст. 120 НК РФ).

Якщо припустити, що хоча б одна десята відсотка від усіх наданих до податкової інспекції документів виявиться джерелом штрафу, то загальний обсяг можливих штрафних санкцій складе не менше 4 млн рублів на рік або 1 млн руб. в квартал. Оскільки організація твердо розраховує на повне усунення цих ризиків при впровадженні ЕА, в Таблиці 2 з`являється четвертий рядок, що показує внесок даного чинника в дохідну частину інвестиційного бюджету.

Таблиця 2

Розрахунок дохідної частини бюджету проекту по впровадженню проекту ЕА

Оскільки експлуатуватися ЕА починає вже з четвертого кварталу, доходи по всіх статтях враховані за цей квартал з коефіцієнтом 0,5. Аналогічно попередній таблиці, останній рядок в таблиці 2 показує доходи наростаючим підсумком, тобто всі доходи, отримані до даного кварталу. Тепер у нас є майже все необхідне для оцінки повернення інвестицій від проекту впровадження і експлуатації ЕА.

Оцінка повернення інвестицій від проекту впровадження ЕА

Отже, для відповіді на питання, чи окупиться впровадження електронного архіву, залишилося порівняти дохідну і витратні частини бюджету інвестиційного проекту. Для цього з останнього рядка Таблиці 3 віднімаємо останній рядок Таблиці 1 (доходи мінус витрати). Результат показаний на малюнку. Негативні значення фінансового потоку (з першого по восьмий квартали) відповідають інвестицій, позитивні (починаючи з дев`ятого кварталу) - отримується доходу. Видно, що термін окупності проекту впровадження ЕА (перехід графіка через нуль) при всіх зроблених і розглянутих вище припущеннях становить 8 кварталів або 2 роки. З огляду на, що проект впровадження займає близько одного року, можна сказати, що ЕА окупається за перший рік промислової експлуатації.

Для того щоб цей розрахунок був би більш коректним з точки зору економічної науки, врахуємо ставку дисконтування. Справа в тому, що гроші, які організація має зараз, становлять велику цінність, ніж ті ж гроші, які можуть бути отримані через рік. А гроші, одержувані через рік, в свою чергу «дорожче» одержуваних через два. Тому більш суворе розгляд бюджету інвестиційного проекту вимагає врахування так званої ставки дисконтування - спеціального коефіцієнта, який пропорційно зменшує дохідну частину і, відповідно, кілька збільшує термін окупності проекту.

Аналіз економічної ефективності проекту впровадження ЕА дозволяє більш чітко і осмислено підходити до вибору конкретного рішення. З рис. добре видно, що за інших рівних умов перевагами в плані економічної ефективності мають ті рішення, які вимагають менших витрат на сканування документів, адміністрування, супровід програмного забезпечення, технічну підтримку користувачів. Навпаки, низькі початкові інвестиції зовсім не означають, що запроваджений електронний архів автоматично виявиться ефективний. Відомі випадки, коли дешеві рішення виявляються занадто дорогими в експлуатації. Також не варто економити на якості проекту впровадження, оскільки від того, наскільки повно співробітники організації будуть використовувати нові можливості, безпосередньо залежать одержувані організацією доходи.

На закінчення хочеться ще раз підкреслити, що, приступаючи до впровадження ЕА, необхідно чітко розуміти, які саме проблеми організація хоче вирішити з його допомогою і які конкретні показники і характеристики діяльності потрібно поліпшити. Сподіваємося, що розглянуті приклади виявляться корисними для проведення реальних розрахунків на практиці.