Організація роботи секретаря. Ощадливий офіс

У яких випадках можна застосувати метод бережливого офісу?

• Тонемо в роботі
• Емоційно та фізично вигорає
• Не встигаємо все зробити вчасно
• Керівництво не досить
• Втрачаємо документи, не знаходимо вчасно
• стрес
• Просто хочемо привести справи в порядок

Класифікація втрат 

Тайіті Воно (1912-1990), один з головних творців виробничої системи компанії Toyota, виділив 7 видів втрат:

1. перевиробництво
2. переміщення матеріалів
3. запаси
4. Дефекти і переробка
5. пересування
6. зайва обробка
7. очікування

перевиробництво:

• Робимо більше ніж потрібно, робимо «про всяк випадок»
• Складання фактично не потрібних відомостей і звітів
• Підготовка дублюючих звітів і зведень
• Розсилка листів «на всякий випадок»
• Копіювання або друк документів «на всякий випадок»
• Подвійний введення одних і тих же даних в різні документи і комп`ютерні програми

Переміщення матеріалів:

• Втрати при транспорті
• Віддалено розташований принтер, сканер, ксерокс
• Візування та погодження всіх документів очно секретарем
• Чи не регламентований процес підпису документів
• Передача оригіналів документів очно, «бігунок»
• Корпоративна «спам-розсилка» документів
• Складнощі в пошуку потрібного документа або файлу

запаси:

• надлишки запасів
• Велика кількість версій документів, складності пошуку актуальної версії
• Чи не керовані запаси канцтоварів
• Запаси застарілих документів
• Запаси застарілої техніки
• Запаси застарілих файлів в загальному сховищі

Дефекти і переробка:

• Переробляємо кілька разів
• Передрук документів
• Втрата документів, інформації, файлів
• Помилки при введенні даних в інформаційні системи
• Чи не актуальна інформація в документах, неправильна, застаріла
• Несправність принтера, факсу, ксерокса

пересування:

• Чи не потрібні переміщення персоналу, продукції, матеріалів, обладнання
• Відсутність відповідального за виконання документа
• «Подорожі документа» по електронній пошті
• Пошук документів, інформації, файлів
• Періодичне використання довідників, які не автоматизований процес
•  Візування та погодження документів очно секретарем

Зайва обробка:

• Робимо більше, ніж очікують
• Комплекс відмінника, перфекціонізм
• Постійна правка документів
• Написання електронних робочих листів з розширеним змістом ( «новели»)
• Переписування листів з підбором більш «правильних» формулювань
• Зайві акценти на оформленні документів
• Підготовка красивих термінових звітів

очікування:

• Люди, операції або частково готова продукція змушені чекати подальших дій, інформації або матеріалів
• Очікування в отриманні інформації, документів, файлів
• Велика кількість підписів в документах
• Велика кількість учасників нарад
• Повільно працює комп`ютер або комп`ютерна програма
• Чи не своєчасні поставки від постачальників
• Чи не своєчасне виконання доручень

Наводимо порядок. система 5S

1. Сортуйте
2. дотримуйтесь порядок
3. Тримайте в чистоті
4. організаціями зі стандартизації
5. Вдосконалюйте

• Визначте необхідне і зайве
• Позбавтеся від непотрібного
• Наводячи порядок навколо себе, ви наводите порядок в життя

удосконалюємо

• Поверхня робочого столу
• ящики столу
• Всі горизонтальні поверхні
• усередині шаф
• Підлоги, стіни, полиці
• Устаткування, меблі, технічні пристрої
• Організацію роботи на комп`ютері
• Інші місця зберігання

Вдосконалюємо систему зберігання

• Зберігання та класифікація документів за категоріями / в алфавітному порядку / по клієнтам / по проектам
• Помістіть конфіденційну інформацію в окремий ящик або шафка, обмежте до неї доступ
• Дайте точне визначення що таке конфіденційна інформація
• Система організації єдиної роботи з оперативними документами

 Вдосконалюємо робочий простір

• Лист вхідних дзвінків (хто, коли, з якого питання)
• Збережіть найбільш часто використовувані номери телефонів в пам`ять телефону або в адресну книгу телефону
• Зробіть заздалегідь групи розсилок по компанії, зробіть найменування до них, для зручності використання
• Використовуйте інтерактивні системи нагадувань (програми на телефоні і комп`ютері)

 Сфера застосування:

• виробництво
• Медицина
• Технічне обслуговування, ремонт
• Торгівля, ритейл
• Офісні простору

7 навичок високоефективних людей від Стівена Кові

1. Проявляємо ініціативу, проактивні
2. Представляємо кінцеву мету
3. розставляємо пріоритети
4. Мислимо в форматі «win-win»
5. Спочатку розуміємо, потім пояснюємо
6. Взаємовигідна взаємодія, синергія
7. Постійно розвиваємося самі, вдосконалюємося

Програма Анти-стрес

джерела стресу

фізичні

• куріння
• шум
• Проблеми з зором
• Болі у спині
• комп`ютер
• перевтома

психологічні

• Тиск, Керівництво недостатньо
• Взаємини в колективі
• гнітюча атмосфера
• Постійна «дерготни»
• Відсутність власного простору
• Відсутність інтересу, мотивації

впливаємо

Девід Кекіч, засновник фонду MaxLife

• поділяємо простір
• додаємо індивідуальності
• Плануємо детальний графік роботи і дозвілля
• Наводимо порядок у справах і документах
• Розставляємо пріоритети, відсікаємо все зайве
• «Інформаційний шум» робимо керованим

Методика від класика Дейла Карнегі

• Чи не робимо все і відразу, вирішуємо проблеми по черзі
• Навіщо? Як допоможе? Яка мета?
• Тайм аут. Відкладаємо занепокоєння «на потім»
• Миримося з найгіршим варіантом

Резюмуємо. Методика Бережливого офісу дозволяє:

• знизити навантаження
• Зменшити стрес, підвищити настрій щоб робота приносила радість
• Підвищити ефективність роботи
• Встигати все зробити вчасно
• Завжди мати під рукою потрібні документи і інформацію
• Завжди оперативно відстежувати виконання доручень керівника
• Заощадити енергію і ресурси