Створення та діяльність архіву юридичної особи. Правові та організаційні аспекти

Чинним законодавством нашої країни регламентується обов`язкове зберігання певних документів юридичних осіб незалежно від їх форми власності. Але більшість компаній приймає рішення про зберігання набагато більшого спектру пов`язаної зі своєю роботою інформації так, щоб в будь-який момент мати доступ до неї. Створення та діяльність архіву юридичної особи прописані в ФЗ № 24 від 20.02.1995 р «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації». У цьому законодавчому акті можна знайти відповіді на всі питання, пов`язані з особливістю архівування документації. Крім того, що міститься в подібній документації інформація підлягає включенню до державні інформаційні ресурси. Контроль за цим покладено на місцеві органи влади, яким підприємства та організації всіх форм власності подають документальну інформацію, яка буде включена до складу інформаційних ресурсів нашої країни.

Основні правові аспекти ст.8 ФЗ №24 від 20.02.1995г в питанні створення та діяльності архіву юридичної особи

Ст. 8 вищезгаданого ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» містить основні норми і правила створення і діяльності архіву юридичної особи. Її поява обумовлена стрімким розвитком підприємницької діяльності та появою великої кількості приватних підприємств. У них на протязі навіть короткого терміну дії утворюється величезна кількість документації. Її правова цінність величезна. Саме тому багато акти, пов`язані з їх роботою, підлягають передачі на архівне зберігання. Як це відбувається і описано в цій статті головного ФЗ, що регламентує роботу документальних сховищ.

Відео: Сховища класу A ++ | ТЕЛОС АРХІВ

Створення та діяльність архіву юридичної особи, відповідно до ФЗ №5341-1 від 07.07.1993г. «Про архівний фонд РФ і архівах»

Цей законодавчий акт регламентує роботу державних і місцевих архівних організацій, на яких покладається обов`язок прийому і зберігання документації в інтересах їх власників, якими є підприємства, в тому числі і з приватною формою власності. Ці організації фінансуються за рахунок бюджетних коштів, що принципово відрізняє їх від приватних, які є відділами великих підприємств. Класичне визначення цих установ дано в Гості 51141-98. Цей затверджений постановою Держстандарту РФ законодавчий акт архівом називає спеціальну організацію або її структурний підрозділ, основним видом діяльності якої є прийом підлягає архівації інформації на зберігання з можливістю їх використання.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Передача документів до архіву
• Пристрій архіву для забезпечення збереження документів
• зберігання договорів

Створення та діяльність архіву юридичної особи відповідно до ГОСТ 51141-98

Відповідно до даного ГОСТу в нашій країні функціонують такі типи документальних сховищ:

• Юридичної особи - в ньому зберігаються тільки ті документи, які пов`язані з його роботою;
• Об`єднаний - він призначений для архівування документації юридичних осіб одного виду діяльності;
• Об`єднаний, галузевої - в ньому зберігається документація всіх або найбільш важливих для державних інформаційних ресурсів компаній, які відносяться до однієї галузі народного господарства нашої країни.

Дана типологія затверджена Основними правилами роботи відомчих архівних організацій. У них також міститься інформація, що стосується розробки положень про діяльність приватних структур, яка передує їх створення.

На цьому етапі слід, в першу чергу, визначитися, який тип сховища документації вам потрібен. Це буде залежати від його функціонального призначення. Найчастіше створюють архіви офісів, які будуть займатися прийомом і архівуванням всіх актів, наказів, положень і т.д., пов`язаних з роботою компанії, за умови відсутності у неї філій. Положення про його діяльність можна розробити на підставі Примірного положення, затвердженого наказом Держархіву №176 від 18.02.1992г. Потрібно лише змінити перший розділ, що стосується загальних положень архівування, не забувши в ньому згадати про наступне:

• Чи будуть входити підлягають архівації документи до складу державного архівного фонду нашої країни;
• Чи є передана на зберігання документація власністю здав її юридичної особи, відповідно до його Статуту;
• Чи підлягають заархівовані документи після цього передавалися до державного або місцевого архів і чи укладені з ними відповідні договори.

Розробкою положень про створення власних місць зберігання документів займаються і приватні підприємства, і комерційні банки, і акціонерні товариства. В тому числі і ті, які мають регіональну мережу відділень і філій. У положеннях повинна в обов`язковому порядку міститися інформація про функції новоствореного підрозділу головного офісу і про його взаємини з архівними підрозділами філій.

В державні або місцеві архіви з приватних архівних організацій документація може бути передана тільки в двох випадках:

• При ліквідації приватного сховища;
• При укладанні договору про регулярну передачу документів, зберігання яких регламентується ФЗ.

При ліквідації сховищ філій документація передається до Головного архів компанії. З ініціативи керівництва йому може бути надано статус Центрального документального сховища з відповідними цій назві правами і повноваженнями, але все це потрібно буде врахувати при розробці положення про його роботі.

На підставі вищевикладеного можна зробити висновок, що при виборі типу створюваного відділу потрібно звертати увагу на всі фактори, які можуть вплинути на його діяльність з урахуванням специфіки основної діяльності компанії і прийнятого в ній документообігу. Не менш важливим питанням буде розробка правових положень документальних сховищ філій і при необхідності внесення доповнень про архівування документів до Статуту підприємства.

Оскільки положення про діяльність архівного підрозділу приватної компанії стверджує її перший керівник, то на розгляд йому повинна бути передана доповідна записка, в якій представлені всі можливі варіанти створення власного сховища документів, а їхні переваги й недоліки, «підводні камені», які можуть спливти після початку діяльності.

Затвердження правового статусу новоствореного архіву юридичної особи

Затвердити правовий статус власного архіву необхідно всім юридичним особам недержавної форми власності. Це стосується і приватних підприємств, і комерційних банків з мережею філій, і великих холдингів, об`єднань, корпорацій і т.д. Справа в тому, що їх статутні і правові документи, що регламентують їх діяльність, вкрай рідко містять інформацію про правове становище власного документального сховища, його структуру та принципи роботи.

Як показує практика, в статутах багатьох юридичних осіб недержавної форми власності правила зберігання документації, пов`язаної з їх роботою, відсутні. Крім того, багато відповідальних за архівування особи навіть плутають поняття архіву, як основного виду діяльності, спрямованого на отримання прибутку і архіву, як структурного підрозділу організації, що має свої функції. У першому випадку, прийом документів на зберігання здійснюється за винагороду і на договірній основі. У другому випадку - їх робота прописана в окремому пункті Статуту компанії. Причому правове становище документальних сховищ виявляється не передбачених статутними документами не тільки невеликих підприємств, а й великих холдингів, корпорацій і АТ, не кажучи вже про комерційні банки, філії яких розміщуються в різних регіонах нашої країни і є географічно віддаленими від головного офісу і один від одного .

Вся ця невизначеність з правовим становищем документальних сховищ вкрай негативно позначається на збереження інформації. Документи, найчастіше, просто не передаються на зберігання або в них не виконується їх систематизація. Це ускладнює пошук необхідної інформації в той момент, коли вона дуже потрібна. Крім того, в цьому випадку спостерігаються і недостатні взаємини регіональних відділень, філій і головного офісу, яке загострюється при їх географічної віддаленості один від одного. Ще це може викликати ряд питань при укладанні договору з державним або місцевим архівом, куди необхідно передавати на відповідальне зберігання певні документи.

На підставі вищевикладеного можна з упевненістю стверджувати, що правильне правове оформлення діяльності архівного підрозділу має величезне значення для будь-яких компаній з недержавною формою власності.

Відео: У Іркутськом обласному архіві не вистачає місця для документів

У міністерствах і відомствах нашої країни вже неодноразово розроблялися типові положення про роботу індивідуальних архівів підприємств, комерційних банків, корпорацій і об`єднань. Причому ці нормативні акти діють і досі. На підставі містяться в них норм розробляються положення будь-яких документальних сховищ, організовується їх робота, пов`язана з прийомом, зберіганням і подальшим використанням документації. Але для того, щоб точно знати, хто є справжнім власником переданих на зберігання документів - юридична особа або сам архів, і потрібна розробка правового статусу, при якій потрібно врахувати всі питання, пов`язані з цим.

Як стверджують досвідчені фахівці, керівники багатьох приватних підприємств при затвердженні знову розробленого Положення про документальне зберіганні допускають одну і ту ж помилку - координування його діяльності доручають ДОУ. Після чого в обов`язки керівника цієї служби буде входити організація роботи документального сховища. Що в підсумку знижує його рівень відповідальності і заважає взаєминам з іншими структурними підрозділами компанії, які передають на зберігання свою документацію. Це в підсумку робить контроль за збереженням інформації недостатнім.

Положення про індивідуальний архіві юридичної особи має бути затверджене першим його керівником. Тільки в цьому випадку цей відділ стане повноцінним структурним підрозділом, зі своїми обов`язки і правами.

Створення та діяльність архіву юридичної особи з урахуванням його правонаступництва

Правонаступність на раніше заархівовані документи - це те, що цікавить власників підлягають ліквідації компаній-банкрутів та підприємств, що реорганізуються. Дане питання стосується і нашого радянської спадщини, яка виражена у формі сховищ документації підприємств тієї епохи, інформація якої може бути актуальною і до сих пір. В результаті неодноразово проведених реформ більшість радянських архівних організацій було приватизовано. Вони отримали самостійний юридичний статус і продовжили свою роботу. Але тепер виникло питання, хто ж є власником міститься в них документації і хто має право на доступ до неї і її використання. На жаль, за станом на сьогоднішній день це питання все ще не вирішене на державному рівні. І отримати доступ до документа радянської епохи або до міститься в ній інформації може тільки прямий правонаступник. Всі інші варіанти правонаступництва навіть не розглядаються.

В результаті цієї невизначеності закритою в сховищах виявилася найважливіша науково-технічна документація, розробка якої, свого часу, коштувала величезних грошей. Це стосується і цінних конструкторських розробок, і спеціальних проектів, які до сих по актуальні і могли б бути використані на благо нашої країни. Тут потрібно згадано ще про одне законодавчому акті - Положенні про архівний фонд РФ. Згідно з його норм, все без винятку документальні акти, що стосуються роботи підприємств усіх форм власності до моменту створення акціонерного товариства, визнаються власністю держави. Тобто всі документи підприємства, які були створені до затвердження його Статуту, залишаються в держархіві і можливість отримання міститься в них інформації буде виключена. Та документація, яка була створена після його передачі в приватну власність, буде володінням компанії. А це означає, що навіть після архівування, що міститься в ньому інформація може бути використана для поточної роботи і доступ до неї буде завжди відкритий.

Ці норми є вкрай важливими при створенні приватного документального сховища будь-якої компанії недержавної форми власності. Особливо це стосується великих холдингів і корпорацій, оскільки всі документи, що залишилися після їх роботи в рамках державної організації, підлягають негайній передачі в держархів і не можуть бути використані для пред`явлення претензій до керівництва холдингу або його співробітників, оскільки їх власником є держава. Завданням приватної компанії є лише їх прийом або передача на архівування в держархів.

На це потрібно звернути увагу при передачі справ, оскільки бажання оскаржити це положення в суді виникає у багатьох власників новостворених компаній з недержавною формою власністю. У цьому випадку доцільно створення об`єднаного документального сховища інформації групи компаній, які були утворені після розпаду одного державного підприємства на кілька приватних. Але при цьому потрібно мати на увазі наступне:

• Кожне новостворене юридична особа з недержавною формою власністю має право на доступ до певної частини документації, що залишилася після розпаду державної організації, правонаступником якої він не є.
• Частка володіння документальної інформацією, що залишилася після розпаду державного підприємства на кілька приватних і зберігається в архіві, повинна бути прописана в договорі про розподіл майна.
• Умови організації сховища залишилася від державного підприємства документації повинні бути обумовлені усіма освіченими на його базі приватними компаніями. Про що повинен бути складений спеціальний документ.

Відео: З днем працівників архівів

Оптимальним варіантом буде створення рішенням Ради Директорів окремої компанії, яка буде займатися архівуванням документації. Вона укладе договір з кожної приватною компанією, створеною на основі державного підприємства. У ньому будуть прописані особливості її доступу до архівних документів і порядок використання міститься в них інформації, її участь в утриманні сховища і порядок передачі на архівування своєї документації при виході з холдингу.

Всі вищевказані норми повинні бути включені до Положення про роботу об`єднаного архіву холдингу, створеного на базі державного підприємства. Воно повинно бути розглянуто і затверджено всіма першими керівниками компаній, що входять до його складу.

Створення та діяльність архіву юридичної особи з урахуванням питання зберігання документів з особового складу

Ця документація підлягає обов`язковому зберіганню протягом декількох десятків років, протягом яких може неодноразово виникнути необхідність звернення до них. Це стосується, в першу чергу, інформації про працю і заробітну плату, яка необхідна для обчислення робочого стажу і призначення пенсії. Тому законодавством встановлена можливість вільного доступу громадян РФ до тих документів, в яких міститься інформація, що стосується його прав і свобод. За винятком випадків, коли заборона на доступ до них законодавчо затверджений.

Ст.24 Конституції РФ говорить, що всі юридичні особи незалежно від форми власності, а також ФОП, які мають найманих працівників зобов`язані зберігати всю документацію, в яких міститься інформація, яка підтверджує місце роботи того чи іншого громадянина нашої країни, його посаду, стаж, кадрові переміщення і заробітну плату. Вона є повністю конфіденційною, тому доступ до неї може бути відкритий лише обмеженому колу осіб.